ABRA Flexi umožňuje pokročilou správu uživatelů. Kromě běžného uživatele, který zpracovává účetní agendu, je možné se systémem pracovat v omezeném režimu např. pouze pro čtení nebo jako programátor přes rozhraní REST-API. Jak tedy snadno přidat uživatele a nastavit správně jeho roli?
Úprava přes klientskou (desktopovou) aplikaci
Přístup do správy uživatelů přes klientskou aplikaci umožňuje provádět úpravy v nastavení uživatelů pro danou firmu (účetní jednotku).
Seznam uživatelů
Seznam uživatelů naleznete v menu Nástroje – Osoby a uživatelé. Po kliknutí na tuto evidenci se otevře seznam všech uživatelů, kteří jsou v dané firmě (účetní jednotce) evidováni. V seznamu můžete jako hlavní administrátor provádět změny a definovat uživatelům oprávnění.
Jak založit nového uživatele?
Pokud potřebujete umožnit přístup novému uživateli, nejdříve jej zadejte do seznamu uživatelů v menu Nástroje – Osoby a uživatelé a otevřete nový záznam tlačítkem Nový. Každému uživateli vyplňte přihlašovací jméno a heslo. Vyberte roli, která bude definovat, do jakých evidencí bude mít uživatel přístup a jaké akce bude moci provádět.
Poslední věcí, kterou je potřeba vyplnit, je typ uživatele. V ABRA Flexi jsou tři rozdílné typy uživatelů (Normální, REST-API a Pouze pro čtení). Pro uživatele typu Normální a REST-API je třeba mít zakoupený daný přístup. Uživatelé Pouze pro čtení jsou zdarma v neomezeném množství.
Normální uživatel (čerpá placený přístup)
Uživatel typu Normální je běžný uživatel ABRA Flexi, jehož zásadní vlastností je, že má právo zapisovat a provádět změny. Může se přihlásit do desktopové aplikace i do webového rozhraní. Každý uživatel typu Normální spotřebovává jeden zakoupený přístup z licence.
Pozn.: Hlavní administrátor licence
V každé licenci musí být založený hlavní administrátor, automaticky je to vždy první založený uživatel při aktivaci licence. Takový uživatel má kromě typu NORMÁLNÍ a role ADMIN ještě aktivní veškerá práva serveru a dále Právo zamykat doklady a Právo přidávat uživatele z jiné firmy. Tato práva poté umožňují zakládat nové firmy, spravovat uživatelské přístupy atp. V případě, že je to tedy žádoucí, nezapomeňte i na tato důležitá práva serveru.
Uživatel REST-API (čerpá placený API přístup)
Jedná se o speciálního (virtuálního) uživatele, který využívá přístup přes rozhraní REST-API. Tento uživatel se nemůže přihlásit do desktopové aplikace ani do webového rozhraní. Slouží pro autentizaci datových přenosů na pozadí aplikace, např. právě při napojení Flexi na externí systém (e-shop, CRM, interní systém atp.) Jeho cena je i z toho důvodu oproti uživateli typu Normální nižší.
V praxi se pak setkáváme, že programátoři pro takového uživatele volí příznačné uživatelské jméno, při napojení e-shopu třeba jednoduše „eshop“. Typ uživatele nastavte na REST-API. Vyplněním pole Role uživatele omezíte uživateli přístup do evidencí v ABRA Flexi.
Uživatel Pouze pro čtení (nečerpá přístup, je bezplatný)
Uživatel typu Pouze pro čtení umožňuje přístup do ABRA Flexi jak přes desktopovou aplikaci, tak přes webové rozhraní. Jak již ale jeho název napovídá, může takovýto uživatel pouze číst. Nesmí zapisovat žádná data. Těchto uživatelů můžete mít v ABRA Flexi zadáno neomezeně mnoho. Žádnou licenci nespotřebovává. Typ uživatele Pouze pro čtení se hodí například pro jednatele, který potřebuje mít přehled o tom, jak si jeho firma vede, ale nepotřebuje do účetnictví zapisovat. Typ uživatele tedy nastavte na Pouze pro čtení a roli uživatele Jen číst.
Přidání uživatele z jiné firmy
Pokud potřebujete nově založeného uživatele přidat do další firmy, kterou účtujete v ABRA Flexi, stačí se přihlásit do příslušné firmy, do níž má mít zaměstnanec přístup. Opět zvolíte modul Nástroje – Osoby a uživatelé a kliknete na tlačítko Přidat uživatele z jiné firmy.
Zobrazí se seznam všech uživatelů, kteří mají přístup do vašeho ABRA Flexi a vyberete toho, kterého chcete do aktuálně otevřené firmy přidat. Má-li mít uživatel přístup do všech založených firem, stačí mu zaškrtnout právo serveru Přistupovat do všech firem.
Odebrání uživatele
Pokud uživatel v ABRA Flexi aktivně pracoval, jeho uživatelskému jménu vznikla vazba na záznamy v databázi a není tedy možné ho pouze odstranit označením jeho jména a tlačítkem Smazat.
Takovému uživateli je potřeba nastavit typ uživatele Pouze pro čtení a roli uživatele ZABLOKOVÁN: Neaktivní uživatel. Tím zajistíte, že se do vybrané firmy již nebude moci přihlásit. Dále je dobré takovému uživateli na záložce Správa omezit platnost do jednoho roku od ukončení spolupráce, abyste ho v následujícím období již v seznamu uživatelů neviděli. Např. pokud omezíte uživateli platnost do roku 2017, v účetním období 2018 se již v seznamu uživatelů nezobrazí. Blokovat uživatele napříč všemi firmami můžete i přes webové rozhraní viz níže.
Poslední možnost je uživatele kompletně zablokovat. K tomuto slouží tlačítko "Zablokovat uživatele". V případě této blokace se uživatel uzamkne napříč všemi firmami, nemá tedy do ABRA Flexi vůbec žádný přístup.
Úprava přes webové rozhraní
Přístup do správy uživatelů přes webové rozhraní umožňuje provádět úpravy napříč všemi založenými firmami a nabízí přehledný soupis všech založených uživatelů a jejich atributů. Lze volit typ uživatele (NORMÁLNÍ, POUZE PRO ČTENÍ, REST-API) a nebo ho jednoduše zablokovat. Webové rozhraní vyvoláte zadáním adresy serveru, kde běží Vaše Flexi, do webového prohlížeče. Adresu serveru naleznete (v případě provozu v cloudu) na Vašem zákaznickém odkazu (v aplikaci přes volbu Nápověda - Můj Flexi), u Vašeho IT správce a nebo opět přímo v aplikaci pod volbou Nápověda - O aplikaci - Detaily o aplikaci - Adresa centrálního serveru.
Dále je potřeba říci, že na takovou úpravu je potřeba disponovat plnými administrátorskými právy.
Nejdříve vyhledejte agendu Osoby a uživatelé.
Poté už se můžete pustit do samotné úpravy uživatelských přístupů, klikněte na volbu Upravit na daném uživateli:
Zajímá Vás přehled všech uživatelů v rámci serveru / všech firem?
Seznam uživatelů v rámci serveru: https://firma.flexibee.eu/flexi/url_firmy/u
Seznam uživatelů včetně znázornění, do kterých firem mají přístup: https://firma.flexibee.eu/flexi/url_firmy/a
URL konkrétní firmy je potřeba v celkovém URL plnit, seznam uživatelů je ale pak za celý server.