Odběratelské a dodavatelské smlouvy slouží k automatické fakturaci v pravidelných, popř. i nepravidelných intervalech na základě využívání nebo poskytování služeb.
V rámci odběratelských smluv jste dodavateli vy a generujete faktury svým odběratelům dle definovaných smluv, jedná se tedy o vydané faktury.
V opačném případě, tedy u dodavatelských smluv jste odběrateli vy a se svými dodavateli máte smlouvu na službu (zboží), na jejímž základě generujete přijaté faktury.
Před začátkem práce v modulu smluv doporučujeme shlédnout videotutoriál, nebo prostudovat psaný návod pod ním na tvorbu první smlouvy.
Na příkladu níže si prakticky ukážeme pravidelné měsíční fakturace předem.
Nejdříve vytvoříme typ smlouvy (Obchodní partneři -> Typy odběratelských smluv):
Název - Poskytování služby
Kód - POSKYTOVÁNÍ (vyplní se automaticky)
Typ faktury - ZÁLOHA:Záloha - není daňový doklad
Způsob fakturace - dopředu
Fakturovat dní předem - 14 (je rozumné, aby tato hodnota byla větší než je splatnost faktur
Obrátkový den - 1 (chceme doklady vystavovat vždy k prvnímu dni kal. měsíce )
Nyní vytvoříme první smlouvu (Obchodní partneři -> Odběratelské smlouvy):
Typ smlouvy - Poskytování Flexi
Firma - vyberte firmu z Vašeho adresáře
Číslo smlouvy - 1
Frekvence fakturace (měsíců) - 1 (0 = jednorázově; 1 = měsíce; 2 = 1x za 2 měsíce; ..)
A přidáme novou položku smlouvy:
Označení - Flexi
Název - Licence Flexi
Cena ručně - Ano
Cena za MJ - 1000,-
Typ ceny - bez DPH
Sazba DPH - základní
Nyní stiskneme tlačítko Generuj faktury a faktura bude vytvořena.
Odběratelské i dodavatelské smlouvy obsahují řadu polí a význam každého z nich nebyl zmíněn ani v jednom z návodů. Podrobnou dokumentaci s vysvětlivkami k jednotlivým polím naleznete na odkazech níže.
Pokud pro potřebu Vaší generace nestačily základní návody a předpis smlouvy je v některých ohledech složitější, projděte níže zmíněné příklady konkrétních smluv a konkrétně zaměřenou práci.
Příklady smluv
Příklad na použití obrátkového dne (fakturace za každý měsíc)
pole Obrátkový den (začátek fakturačního období): 10.3.2013;
konec fakturačního období: 9.4.2013;
pole Fakturovat dní předem / po: 10 dní po;
datum generování faktury: 20.4.2013
Příklad na použití obrátkového měsíce (fakturace za čtvrtletí, pololetí, rok)
pole Obrátkový měsíc (začátek fakturačního období): 10.3.2013;
konec fakturačního období: 9.9.2013;
pole Fakturovat dní předem / po: 10 dní po;
datum generování faktury: 20.9.2013
Jak zrušit omylem vygenerovanou fakturu?
Každá vygenerovaná faktura má vazbu na smlouvu, proto je zapotřebí ji v případě omylu smazat.
1. v menu Obchodní partneři – Odběratelské smlouvy, nebo Dodavatelské smlouvy klikněte na odpovídající smlouvu,
2. otevřete jednotlivé položky na záložce Standardní položky smluv,
3. na detailu položky na záložce Upřesnění upravte hodnotu v poli Konec posl. fakt. období (vraťte ji o období zpět),
4. než budete vytvářet novou fakturu, smažte původní vygenerovanou fakturu (v dané smlouvě klikněte na tlačítko Faktury a smažte daný záznam).
Jak zaevidovat dodatek ke smlouvě?
Nastane situace, kdy např. od dalšího měsíce bude účtována jiná částka za elektrickou energii.
1. v menu Obchodní partneři – Odběratelské smlouvy klikněte na danou smlouvu,
2. otevřete jednotlivé položky na záložce Standardní položky smluv,
3. na detailu položky na záložce Základní vyplňte pole Platnost do,
4. klikněte na tlačítko Uložit a zavřít,
5. založte novou standardní položku smlouvy – na záložce Základní uveďte hodnotu do pole Platnost od a pro orientaci do záložky Texty napište číslo dodatku ke smlouvě,
6. záznam uložte tlačítkem Uložit.
Jak vložit ke smlouvě vazbu na nějaký předmět (např. vysílač)? Jak zjistíte, k jakým předmětům mají jednotlivé smlouvy vazbu?
1. v menu Obchodní partneři – Dodavatelské smlouvy otevřete konkrétní smlouvu,
2. nahoře klikněte na ikonu Zobrazit uživatelské vazby,
3. vypíšou se doposud evidované vazby jednotlivých předmětů ke konkrétní smlouvě,
4. stiskněte tlačítko Nový,
5. otevře se průvodce, ve kterém nastavte pole Typ vazby (hodnoty lze doplnit přes menu Nástroje – Číselníky – Typy uživatelských vazeb) a Navázat z formuláře,
6. klikněte na tlačítko Další,
7. na základě výběru formuláře v předchozím bodě se nabídnou příslušné záznamy, např. pokud jste zvolili Adresy firem, nabídne se seznam všech firem evidovaných v systému Flexi,
8. zaškrtnutím nalevo zvolte daný záznam (např. adresu konkrétní firmy), se kterým chcete provázat smlouvu,
9. klikněte na tlačítko Dokončit.
Jak vygenerovat měsíční fakturu dopředu?
Firmě „X“ fakturujete každý měsíc částku 500 Kč za poskytování internetu. Služba je vždy dodávána od prvního do posledního dne měsíce, např. od 1.2. do 28.2. Vždy 15 dní před začátkem období, za které chcete službu vyúčtovat, je zapotřebí vygenerovat dopředu fakturu na další měsíc.
Platnost od = 15.1.2011
Frekvence fakturace (měsíců) = 1
Obrátkový den = 1
Fakturovat dní předem/po = 15
Způsob fakturace = dopředu
Datum první faktury: den vytvoření smlouvy (po 17.12.2010)
Období první faktury: 15.1.2011 až 31.1.2011, částka je poměrem kalendářních dnů
Datum druhé faktury: 17.1.2011
Období druhé faktury: 1.3.2011 až 30.3.2011
Jak vygenerovat roční fakturu dopředu?
Vždy na začátku prosince potřebujete vygenerovat fakturu na celý další rok. Smlouva začne platit až v průběhu prvního roku.
Platnost od = 1.2.2011
Frekvence fakturace (měsíců) = 12
Obrátkový měsíc = 1
Obrátkový den = 1
Fakturovat dní předem/po = 30 dní
Způsob fakturace = dopředu
Datum první faktury: od 1.12.2010
Období první faktury: 1.2.2011 do 31.12.2011
Datum druhé faktury: 1.12.2011
Období druhé faktury: 1.1.2012 až 31.12.2012
Jak zpětně vygenerovat fakturu každý měsíc?
Každé dva měsíce musíte fakturovat za předchozí období. Faktury se generují vždy v lednu, březnu, květnu atd. Pokud potřebujete fakturovat vždy dva měsíce od zahájení smlouvy, smažte hodnotu v obrátkovém měsíci.
Platnost od = 15.2.2011
Frekvence fakturace (měsíců) = 2
Obrátkový měsíc = 1
Obrátkový den = 15
Způsob fakturace = zpětně
Fakturovat dní předem/po = 4
Datum první faktury: 19.3.2011
Období první faktury: 1.2.2011 až 14.3.2011
Datum druhé faktury: 19.5.2011
Období druhé faktury: 15.3.2011 až 14.5.2011
Automatizace (API)
Generaci odběratelských i dodavatelských smluv je možno zautomatizovat přes API. V praxi to znamená, že nebudete muset pokaždé vstoupit do agendy smluv a stisknout tlačítko pro generaci faktur.
Výše zmíněná generace faktur ze smluv přes API počítá s tím, že smlouva ve Flexi již existuje. Smlouvu jako takovou však můžete přes API i založit.
Pokud byste si se samotnou automatizací generace faktur nevěděli rady, nebo neměli po ruce programátora, který by byl schopen automatizaci realizovat, můžete proces zautomatizovat pomocí Integromatu. Mimo jiné Integromat umí právě automatizovat nespočet procesů, které je standardně potřeba vykonávat ručně.
FAQ
Výše zmíněné návody nemusí nahradit konkrétní případy a časté dotazy.
Nahlédněte do naší nápovědy s častými dotazy, kterou neustále rozšiřujeme.
Vzniká vazba mezi smlouvou a na ni vygenerovanou fakturou?
Jak nastavit odběratelskou smlouvu tak, aby byla faktura vystavena k datu obsaženém v období, na které má být vystavena?
Je možné vystavovat více faktur se stejným variabilním symbolem, aniž bych jej musel ručně přepisovat?
Jak vygenerovat fakturu ze smlouvy tak, aby měla DUZP shodné s datem vystavení a byla vystavena až v období, na které je vystavena?
Jak vygenerovat novou fakturu ze smlouvy, pokud již byla v daném období vygenerována, ale byla smazána (chybně, omylem)?
Aby bylo možné vygenerovat fakturu znovu, je nutné smazat z položky smlouvy pole "Konec posl. fakt. období" na záložce Upřesnění.