Založení nového účetního období

Při převodu dat do následujícího účetního období začínáme vytvořením nového účetního období. Nové období založíme v modulu “Firma” - “Změna nebo přidání účetního období” nebo prokliknutím na aktuální účetní období a zvolení “Správa účetních období”.

Ve správě účetních období vybereme ikonu “Nový” a zadáme nové účetní období. Následně uložíme.

Vyrovnání skladu

Pokud prodáváme tzv. do mínusu, tedy vystavujeme faktury i v případě, že zboží není na skladě a generují se požadavky na výdej, je potřeba nejlépe při každém příjmu v menu “Nástroje” spustit “Aktualizace požadavků na výdej”, aby se stav skladu vyrovnal.

Vždy ke konci roku je nutné zkontrolovat stav požadavků na výdej, např. v menu “Zboží” - “Skladové karty”. Zde spustíme funkci “Stav k datu” a ve sloupci “Požadavky” vidíme, kolik máme vygenerovaných požadavků na výdej, ve sloupci “Stav zásob v MJ s požadavky” poté můžeme zjistit, kolik požadavků nemůžeme uspokojit s ohledem na aktuální stav zásob.

Dle počtu nevyrovnaných požadavků je poté nezbytné vytvořit příjemku na minimálně přesný počet chybějících kusů a následně spustit “Aktualizaci požadavků na výdej”, aby byl k 31.12. stav skladu 0 nebo více. Ve výše uvedeném případě bychom tedy provedli holý příjem 1 ks položky “Králík” a následně bychom v menu “Nástroje” zvolili “Aktualizace požadavků na výdej”.

Tento krok je nezbytný proto, že požadavky na výdej z daného účetního období není možné uspokojit v období následujícím. Pokud bychom tedy provedli závěrku s nevypořádanými požadavky na výdej, zobrazoval by se nám  nesprávný stav skladu a položky faktury, ve které vznikl požadavek na výdej, by nikdy nebyly ze skladu vydány.

Inicializace následujícího účetního období

Aby se přenesly všechny potřebné hodnoty do nového účetního období, je nutné spustit “inicializaci následujícího účetního období” ve stávajícím roku (např. rok 2019 incializujeme v roce 2018). Tento krok je nutno provést v období, které budeme uzavírat, tzn. toto období musíme vidět v hlavičce postranní navigace, viz. první obrázek u založení účetního období.

Inicializaci období můžeme provádět kdykoli a kolikrát budeme potřebovat. Po opětovném spuštění této volby se dříve přenesené stavy nastaví novými hodnotami, pokud byla provedena nějaká změna v předcházejícím účetním období.

Inicializaci následujícího účetního období provedeme následovně:

  • v modulu “Účetnictví” vybereme “Inicializace následujícího účetního období”
  • v dialogovém okně si nastavíme:účet uzavření účetní knihyúčet otevření účetní knihyúčet převodu hospodářského výsledkuúčet výsledku hospodaření ve schvalovacím řízení
  • převod skladu - tuto volbu zaškrtneme v případě, že chceme, aby se inicializovaly počáteční stavy skladu v novém účetním období, poté určíme další parametry:Vynechat karty s nulovým zůstatkem - nebudou převáděny karty, které mají nulový zůstatek v MJ a KčPočet dnů bez pohybu pro vynechání - touto volbou určíme minimální stáří nevyužívaných karet - když poté třeba týden před inicializací vyprázdníme kartu zboží, program i tak kartu převedePotvrzovat vynechání karty - touto volbou můžeme sami určovat, kterou kartu vynechat (není vhodné používat v případě, kdy máme na skladu velké množství položek)V novém účetním období zrušit nepoužité staré karty - touto volbou můžeme vyřadit v novém účetním období karty, které se sem dostaly omylem, např. pokud nevynecháme při převodu staré karty a je potřeba chybu napravitTyp dokladu pro generování závazků leasingových splátek - zpřístupní se pouze v případě, že máme pořízený nějaký majetek na leasing, umožní pro každé účetní období zadat parametry účtování a generování interního čísla dokladu, je nutné mít nastavenou číselnou řadu na následující rok, viz. obrázek:

Převod stavu skladu

  • konečné stavy se převedou jako počáteční do dalšího účetního období. Pokud po převodu skladu uděláme nějaké změny ve starém účetním období, musíme spustit převod skladu opětovně, načež se provede přepočet aktuálních zůstatků.
  • Na skladových kartách nesmí být žádné nevyrovnané požadavky!! (návod na vyrovnání požadavků výše)

Po dokončení inicializace se stane následující:

  • dojde k přepočtení faktur kurzem k 31.12., pokud jsou vedeny v cizí měně a vypočtou a zaúčtují se kurzové rozdíly - vytvoří se interní doklady
  • přenesou se stavy pokladen a banky (pokud máme pokladnu nebo banku v cizí měně, přepočet kurzem k 31.12. se neprovede automaticky -> musíme jej provést pomocí interního dokladu ručně)
  • přenesou se skladové karty, včetně konečných, resp. počátečních stavů
  • přenesou se stavy veškerých účtů do nového roku
  • připraví se interní doklady na odpisy pro nový rok z modulu Majetek
  • připraví se interní doklady i závazky pro nový rok z modulu Leasing
  • po ukončení inicializace si můžeme vytisknout sestavu o převodech účtů přes konečný účet rozvažný a účet zisků a ztrát

Kontrola počátečních stavů v novém účetním období

Pokud si budeme chtít zkontrolovat, zda počáteční stavy k 1. 1. nového roku odpovídají stavům k 31. 12. předcházejícího období, použijte volbu “Účetnictví” - “Účetní výstupy” - “Stavy účtů”. Po zobrazení tabulkového pohledu stavu účtů si v nabídce tisku vybereme volbu “Počáteční stavy účtů - kontrolní tisk”

Souběžné účtování do obou roků

Po provedení předcházejících kroků můžeme současně pracovat v obou účetních obdobích. Pouze je nutné v hlavičce postranní navigace tato období přepínat. Systém neumožní uložit doklad s datem např. 31.12.2018 do roku 2019 a naopak.

Upozornění: Účetní období nastavené v hlavičce postranní navigace nemá nic společného s vybraným účetním obdobím na filtrační liště tabulkových přehledů.

Účtovat můžeme vždy do období, které máme nastavené v hlavičce postranní navigace.

Období, které máme nastavené na filtrační liště, nám umožňuje zobrazovat doklady tohoto období. Pokud toto období není shodné s účetním obdobím v hlavičce postranní navigace, můžeme takto zobrazené doklady pouze prohlížet, tisknout, odesílat e-mailem apod., ale nemůžeme je opravovat.

Pokud budeme chtít provádět do nového účetního období např. hotovostní úhrady faktur z minulého účetního období, vystavovat faktury z objednávek minulého období apod., nastavíme si v hlavičce postranní navigace rok 2019, na filtrační liště 2018. Uvidíme doklady předcházejícího období a vytvořené doklady budou v aktuálním roce.

Pozn.: Uvedená data jsou pouze pro představu, pro inicializaci r. 2020 je nutné založit období 2020 (apod.).

Našli jste odpověď?