Nutné předpoklady

  • Základem je mít povolenou službu SMTP. Nastavení připojení k SMTP naleznete v dokumentaci.
  • V nastavení firmy (Firma -> Nastavení -> Ostatní) je nutné mít nastavené "Nastavení automatického odesílání mailů" na hodnotu Odesílat. (případně Odesílat jen na email skryté kopie)
  • Pro automatické odeslání je nutné na dokladu na záložce Zodpovědná osoba nastavit Stav mailu na "Odeslat".
  • Odesílají se pouze nově vytvořené doklady a to vždy při prvním uložení dokladu.
  • Po pokusu o odeslání se v poli Stav mailu změní hodnota na “Odesláno”.
  • Informace o tom, zda se email opravdu odeslal, či nikoliv, zjistíte z Vašeho SMTP serveru.

________________________________________________

Odesílatel

  • Odesílatel zprávy se vyplní podle nastavení Vašeho SMTP serveru.

________________________________________________

Příjemce

  • Doklad se odesílá na email, který je uvedený u kontaktní osoby dané firmy (Obchodní partneři -> Adresy firem -> Kontakty) a na záložce Upřesnění jsou u tohoto kontaktu zaškrtnuty příznaky pro odesílání daných dokladů: Odesílat faktury, Odesílat objednávky atd.
  • V případě, že je kontaktů více, posílají se doklady na všechny kontakty.
  • Jestliže kontakt žádný není, posílá se na email uvedený přímo ve hlavičce firmy.

________________________________________________

Předmět zprávy

  • Do předmětu zprávy vstupuje název tiskového reportu, který je přednastaven na typu dokladu na záložce Tisk.
  • Pokud je vybrán standardní report, tak se do předmětu doplní i interní číslo dokladu.
  • Pokud je vybrán uživatelský report, tak do předmětu vstoupí samotný název reportu.
  • Pokud je na typu dokladu na záložce Tisk nastaveno více reportů, tak se do předmětu bere vždy ten poslední přidaný.

________________________________________________

Příloha

  • Do přílohy se vždy vkládá daný doklad ve formátu PDF. V případě faktur se vkládají soubory PDF a ISDOC. Vkládají se vždy oba soubory a nelze to nijak ovlivnit.
  • Jméno souboru je opět jméno tiskového reportu a interní číslo dokladu s tím, že obsahuje pouze písmena a čísla, ostatní znaky jsou nahrazeny podtržítkem.
  • Pokud je na typu dokladu na záložce Tisk zadáno více tiskových reportů, tak se pro každý zadaný report vytvoří příloha v emailu. V případě faktur se vloží jak ve formátu PDF, tak ISDOC.
  • Pokud není zadaný žádný report, tak se vždy vloží standardní tiskový report.

________________________________________________

Text emailu

  • Text v těle emailu lze přednastavit opět na typu dokladu. Konkrétně na záložce Texty na doklad a v poli Text pro odesílání… Lze zadat pouze text, není podporováno žádné formátování.
  • Jako podpis se doplní titul, jméno a příjmení uživatele ve FlexiBee, který odeslání provádí. Uživatele je možné upravit v menu Nástroje -> Osoby a uživatelé, pokud máte práva Admina.
  • Závěrečný text: Vygenerováno ekonomickým systémem ABRA FlexiBee, se doplní vždy a nelze to ničím změnit.

__________________________________________________________________

Zpět na výběr způsobu odesílání

Našli jste odpověď?