V tomto článku naleznete, jak zadat zaměstnanci nepřítomnost v práci a také seznam s charakteristikou nepřítomností, ze kterých můžete vybírat.
Zadání nepřítomnosti v personalistice
Je jedno, zda nepřítomnost zadáme v personalistice či v aktualizaci mezd. Z hlediska výpočtu náhrady za neschopnost je to stejné. Obecně lze říci, že dlouhodobé nepřítomnosti (např. rodičovská dovolená) je vhodnější zadávat do menu Personalistika, kde je následně také uvidíme a budou se nám vypočítávat automaticky i v dalších měsících a krátkodobé nepřítomnosti, jako např. nemoc nebo rodičovskou dovolenou můžeme zadávat do menu Aktualizace mezd.
V menu Personalistika zadáme nepřítomnost na kartě konkrétního zaměstnance na záložce Nepřítomnost:
Vybereme v poli Důvod nepřítomnosti, o jakou nepřítomnost se jedná. Vybírat můžeme pouze z přednastavených složek. Pokud se jedná o dlouhodobou nepřítomnost, kdy nevíme, kdy bude její konec (např. v případě rodičovské dovolené), můžeme vyplnit jen pole Začátek a pole Konec nechat prázdné. Popř. můžeme vyplnit konec nepřítomnosti orientačně a v budoucnu datum upravit. Pole Hodiny první den nepřítomnosti a Hodiny poslední den nepřítomnosti vyplňujeme pouze v případě, kdy zaměstnanec čerpal např. půlden dovolené. Pokud čerpal celý den, nechte tato pole prázdná, aby nedocházelo k chybnému výpočtu.
Zadání nepřítomnosti v aktualizaci mezd
V aktualizaci mezd zadáváme nepřítomnost stejným způsobem jako v menu Personalistika, ale přes tlačítko Aktualizuj nepřítomnost:
Následně se dostaneme do stejné tabulky jako v Personalistice a přes tlačítko Nový můžeme zadat novou nepřítomnost:
Charakteristika jednotlivých nepřítomností
DOVOLENÁ
Jedná se o klasickou dovolenou, kterou zaměstnanec čerpá v rámci roku a počítá se z pracovněprávního průměru. Po zadání dovolené se nám pokrátí nárok na dovolenou v poli Zbývající dovolená.
NEMOC
V případě nemoci je nutné ještě kromě období čerpání dovolené vyplnit číslo rozhodnutí ve správném tvaru:
Pozor u zadávání nepřítomností, které přesahují z jednoho měsíce do druhého. Nikdy neukončujte nemoc v jednom měsíci a v novém nezadávejte další. Načítalo by se totiž znovu 14 dní placené zaměstnavatelem! Pokud by totiž nemoc trvala déle než 14 dní, částka se spočítá pouze za tyto dva týdny a zbytek už jde na ČSSZ:
OČR
Ošetřování člena rodiny vyplníme obdobně jako nemoc, taktéž uvádíme číslo rozhodnutí ve správném tvaru a dále postupujeme stejně jako u nemoci. Jelikož OČR neproplácí zaměstnavatel, ale ČSSZ, bude v poli Částka nula:
DLOUHODOBÉ OŠETŘOVNÉ
Pokud byl zaměstnanec hospitalizován alespoň po dobu 4 pracovních dnů a splňuje i další podmínky, z hlediska Flexi zadáváme stejně jako klasické ošetřovné, jen vybereme složku Dlouhodobé ošetřovné.
VOLNO NEPLACENÉ
Pokud využijeme tuto složku, zaměstnanci se pokrátí fond pracovní doby, ale nebude mu vyplacena žádná mzda.
KARANTÉNA
Tato mzdová složka byla využívána především v době pandemie, počítá se stejně jako nemoc:
PRACOVNÍ ÚRAZ
Pokud zaměstnanec čerpá volno z důvodu pracovního úrazu, počítá se náhrada stejně, jako by byl zaměstnanec nemocný:
V tomto případě není možné vyplnit číslo rozhodnutí. Případné odškodnění je nutné zadávat ručně.
MATEŘSKÁ DOVOLENÁ
Pokud máme zaměstnance, který jde na mateřskou dovolenou, opět se vypočítají hodiny, ale částka zůstane prázdná, protože peníze bude zaměstnanec dostávat od ČSSZ. Číslo rozhodnutí opět nezadáváme. Do ELDP se mateřská dovolená počítá do vyloučených dob.
Pozor pouze u zaměstnanců, kteří budou chtít čerpat zbývající dovolenou po mateřské dovolené. V tomto případě Flexi nemá pracovněprávní průměr z čeho spočítat (jelikož v předchozím kvartálu nepobíral žádnou mzdu) a pracovněprávní průměr se tedy bere z menu Personalistika ze záložky Pracovní poměr:
OTCOVSKÁ DOVOLENÁ
Otcovská dovolená se chová v programu stejně jako mateřská dovolená, taktéž jsou vidět pouze hodiny nepřítomnosti, ale částka je nulová:
Do ELDP vstupuje otcovská dovolená do vyloučených dob.
RODIČOVSKÁ DOVOLENÁ
Po vyčerpání mateřské dovolené ji ukončíme a navážeme rodičovskou dovolenou buď po čerpání zbývající dovolené nebo následujícím dnem. Do ELDP rodičovská dovolená do vyloučených dob nevstupuje.
NEPRACOVNÍ ÚRAZ
Nepracovní úraz se počítá stejně jako nemoc a stejně tak u něho zadáváme číslo rozhodnutí:
NEMOC Z POVOLÁNÍ
U nemoci z povolání můžeme taktéž vyplnit číslo rozhodnutí a částka bude stejná jako v případě klasické nemoci.
Případné odškodnění je nutné zadat ručně.
ABSENCE NEOMLUVENÁ
V případě neomluvené absence můžete mít nastaveno v nastavení firmy "Krátit dovolenou za neomluvenou absenci". V tomto případě se pokrátí dovolená o neodpracované dny.
Pokrácení dovolené je možné vidět v aktualizaci mezd:
VOLNO PLACENÉ
Pokud zaměstnanec čerpá placené volno, počítá se mu za něj náhrada z pracovněprávního průměru.
MIMO EVIDENCI
Složka Mimo evidenci nevstupuje do žádného výpočtu pro mzdu. Chová se tedy obdobně jako např. Neplacené volno a můžete ji použít v případě, kdy potřebujete zaměstnanci pokrátit mzdu, ale nikde jinde nepřítomnost nechcete evidovat. Na výplatní pásce se nepřítomnost objeví pouze v časovém rozsahu, není za ni vypočtena odměna:
PROSTOJ 60 %, 80 %, 100 %
Složka Prostoj byla hojně využívaná např. v období Covid19, kdy zaměstnanci byli doma a zaměstnavatel jim proplácel buď celou částku (Prostoj 100%), nebo 80 či 60 %. Částka za tuto nepřítomnost se počítá jako příslušné procento z pracovněprávního průměru.
MIMO EVID. NEOML.
Tato složka se chová obdobně jako složka Mimo evidenci, jen slouží pro neomluvenou absenci.
VOJ. CVIČ. NEPLACENÉ
Složka slouží, jak už je patrné z jejího názvu, pro zadání vojenského cvičení, za které zaměstnanci nenáleží mzda.
OSTATNÍ NEPLACENÉ
Pokud nám nevyhovuje žádná z nabízených složek pro neplacenou nepřítomnost, můžeme jednoduše vybrat složku Ostatní neplacené. Tyto složky se liší pouze v názvu, je tedy na nás, kterou si vybereme.
PŘEKÁŽKY OSOBNÍ
Jedná se o placené volno, které můžeme využít např. z důvodu svatby, narození dítěte apod. Počítají se z pracovněprávního průměru.
OBECNÝ ZÁJEM
Nepřítomnost z důvodu obecného zájmu můžeme využít případě vykonávání občanských povinností (např. poskytnutí první pomoci, více v § 202) nebo veřejných funkcí (výkon poslanců PS, senátu apod., více v § 201)
Tiskové sestavy k pracovní neschopnosti
K nepřítomnostem typu mateřská dovolená, nemoc, ošetřovné apod. nalezneme tiskové sestavy pro OSSZ v menu Zaměstnanci - Tiskové výstupy - Pro OSSZ. Zde nalezneme dva formuláře, a to Příloha k žádosti o nemocenské a Hlášení o ukončení pracovní neschopnosti.
Zde stačí vybrat zaměstnance a měsíc nepřítomnosti a ostatní údaje se nám sami doplní:
Následně můžeme formulář uložit ve formátu pdf nebo XML, které můžeme poslat datovou schránkou nebo nahrát na portál ČSSZ.
To samé platí i při ukončení pracovní neschopnosti. Pokud by se jednalo o opravné podání nebo bychom potřebovali změnit datum nástupu do zaměstnání, stačí zaškrtnout zaškrtávací pole a můžeme údaj opravit:
