Kunden- und Lieferantenverträge werden verwendet, um in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen automatisch Rechnungen auf der Basis von Nutzung oder Leistungserbringung zu erstellen.
Im Rahmen von Kundenverträgen
sind Sie der Lieferant und erstellen Rechnungen an Ihre Kunden gemäß definierten Verträgen, es handelt sich also um ausgestellte Rechnungen.
Ansonsten sind Sie bei Lieferantenverträgen
der Kunde und haben mit Ihren Lieferanten einen Vertrag über eine Leistung (Ware), auf dessen Basis Sie Eingangsrechnungen erstellen.
Bevor Sie mit der Arbeit im Vertragsmodul beginnen, empfehlen wir Ihnen, sich das Video-Tutorial anzusehen oder die unten stehende schriftliche Anleitung zum Erstellen Ihres ersten Vertrags zu lesen.
Video-Tutorial
Im folgenden Beispiel wird die regelmäßige monatliche Rechnungsstellung im Voraus praktisch demonstriert.
Legen Sie zunächst eine Vertragsart an (Geschäftspartner -> Kundenvertragsarten):
Name - Leistungserbringung
Code - PROVISION (wird automatisch ausgefüllt)
Rechnungstyp - ADVANCE:Vorauszahlung - kein
SteuerbelegRechnungsmethode - im
VorausRechnungstage im Voraus - 14 (es ist sinnvoll, dass dieser Wert größer ist als das Fälligkeitsdatum der
RechnungenRechnungstag
- 1 (wir wollen Rechnungen immer am ersten Tag des kal. Monats ausstellen)
Nun werden wir den ersten Vertrag anlegen (Geschäftspartner -> Kundenverträge):
Vertragstyp - FlexiProvisioningFirma
- wählen Sie die Firma aus Ihrem Adressbuch
Vertragsnummer -
1Abrechnungshäufigkeit (Monate)- 1 (0 = einmal; 1 = Monate; 2 = einmal alle 2 Monate; ..)
Und fügen Sie eine neue Vertragsposition hinzu:
Bezeichnung - Flexi
Name - Flexi-Lizenz
Manueller Preis - Ja
Preis pro MJ - 1000,
-Preisart
- ohne MwSt. MwSt.
-Satz- Basis
Drücken Sie nun die Schaltfläche Rechnung generieren
und die Rechnung wird erstellt.
Sowohl Kunden- als auch Lieferantenverträge enthalten eine Reihe von Feldern, deren Bedeutung in beiden Handbüchern nicht erwähnt wurde. Eine ausführliche Dokumentation mit Erklärungen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter den unten stehenden Links.
Wenn die grundlegende Anleitung für die Bedürfnisse Ihrer Generation nicht ausreicht und die Vertragsvorschrift in einigen Punkten komplexer ist, sehen Sie sich die Beispiele für bestimmte Verträge und bestimmte Arbeiten unten an.
Vertragsbeispiele
Beispiel für die Verwendung eines Umschlagtages (Abrechnung für jeden Monat)
Feld Rechnungstag (Beginn des Abrechnungszeitraums): 10.3.2013;
Ende des Abrechnungszeitraums: 9.4.2013;
Feld Rechnungstage vor/nach: 10 Tage nach;
Datum der Rechnungserstellung: 20.4.2013
Beispiel für die Verwendung eines umgekehrten Monats (Rechnungsstellung für Quartal, Halbjahr, Jahr)
Feld Stornomonat (Beginn des Abrechnungszeitraums): 10.3.2013;
Ende des Abrechnungszeitraums: 9.9.2013;
Feld Rechnungstage vor / nach: 10 Tage nach;
Rechnungserstellungsdatum: 20.9.2013
Wie storniere ich eine versehentlich erstellte Rechnung?
Jede erzeugte Rechnung ist mit einem Vertrag verknüpft, so dass sie im Falle eines Fehlers gelöscht werden muss.
1. Klicken Sie im Menü Geschäftspartner - Kundenverträge oder Lieferantenverträge auf den entsprechenden Vertrag,2
. öffnen Sie die einzelnen Positionen auf der Registerkarte Standardvertragspositionen,3
. bearbeiten Sie im Positionsdetail auf der Registerkarte Erweitert den Wert im Feld Ende der letzten Rechnungsperiode (setzen Sie ihn um eine Periode zurück),4
. löschen Sie vor dem Erstellen einer neuen Rechnung die ursprünglich erstellte Rechnung (klicken Sie im Vertrag auf die Schaltfläche Rechnungen
und löschen Sie den Datensatz).
Wie kann ich eine Vertragsänderung registrieren?
Es wird eine Situation entstehen, in der z. B. ab dem nächsten Monat eine andere Strommenge berechnet wird.
1. im Menü Geschäftspartner - Kundenverträge den Vertrag anklicken,2
. im Register Standardvertragspositionen die einzelnen Positionen öffnen,3
. im Positionsdetail auf der Registerkarte Basisdas
Feld Gültigkeit bis ausfüllen,4
. auf die Schaltfläche Speichern und schließen klicken,5
. eine neue Standardvertragsposition anlegen - auf der Registerkarte
Basis den Wert in das Feld Gültigkeit ab eingeben und zur Referenz die Nummer der Vertragsänderung in die Registerkarte Text schreiben,6
. den Datensatz mit der Schaltfläche Speichern
speichern.
Wie füge ich ein Objekt (z. B. einen Sender) zu einem Vertrag hinzu? Wie finden Sie heraus, mit welchen Objekten die einzelnen Verträge verknüpft sind?
1. öffnen Sie einen bestimmten Vertrag im Menü Geschäftspartner - Lieferantenverträge,2
. klicken Sie obenauf das
Symbol Benutzerverknüpfungen anzeigen,3
. die bisher erfassten Verknüpfungen jedes Objekts mit einem bestimmten Vertrag werden aufgelistet,4
. drücken Sie die Schaltfläche Neu,5
. es öffnet sich ein Assistent, in dem Sie die Felder Verknüpfungsart (Werte können über das Menü Extras - Wörterbücher - Arten von Benutzerverknüpfungen hinzugefügt werden) und Verknüpfung aus Formular
einstellen,6
. klicken Sie auf Weiter,7
. basierend auf der Formularauswahl im vorherigen Punkt werden die relevanten Datensätze angeboten, z.B. wenn Sie Firmenadressenausgewählt haben, wird eine Liste aller in Flexi registrierten Firmen angeboten,8
. wählen Sie den Datensatz (z.B. Adresse einer bestimmten Firma), mit dem Sie den Vertrag verknüpfen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen auf der linken Seite aktivieren,9
. klicken Sie auf Fertig stellen
.
Wie kann man eine monatliche Rechnung im Voraus erstellen?
Sie stellen der Firma "X" jeden Monat 500 CZK für die Bereitstellung von Internet in Rechnung. Der Dienst wird immer vom ersten bis zum letzten Tag des Monats geliefert, z. B. vom 1. Februar bis zum 28. Februar.
Gültigkeit ab = 15.1.
2011Rechnungshäufigkeit (Monate) =
1Rechnungstag =
1Rechnungstage im Voraus/nachher =
15Rechnungsart = im VorausRechnungsdatum
: Datumder Vertragserstellung (nach dem 17.12.2010)
Rechnungszeitraum: 15.1.2011 bis 31.1.2011, der Betrag ist ein Verhältnis der
KalendertageRechnungsdatum: 17.1.
2011Rechnungszeitraum
: 1.3.2011 bis 30.3.2011
Wie kann ich die Jahresrechnung im Voraus erstellen?
Sie müssen immer Anfang Dezember eine Rechnung für das nächste Jahr erstellen. Der Vertrag wird erst im ersten Jahr beginnen.
Gültigkeit ab = 1.2.
2011Rechnungshäufigkeit (Monate) =
12Rechnungsmonat =
1Rechnungstag =
1Rechnungstage vor/nach = 30
TageRechnungsmethode = vorwärtsRechnungsdatum
: ab 1.12.2010Erster
Rechnungszeitraum: 1.2.2011 bis 31.12.
2011Zweiter Rechnungszeitraum: 1.12.2011Zweiter
Rechnungszeitraum
: 1.1.2012 bis 31.12.2012
Wie kann ich jeden Monat eine Rechnung rückwärts generieren?
Alle zwei Monate müssen Sie eine Rechnung für den vorherigen Zeitraum erstellen. Rechnungen werden immer im Januar, März, Mai usw. erstellt. Wenn Sie ab Vertragsbeginn alle zwei Monate eine Rechnung stellen müssen, löschen Sie den Wert im umgekehrten Monat.
Gültigkeit ab = 15.2.
2011Rechnungshäufigkeit (Monate) =
2Rechnungsmonat =
1Rechnungstag =
15Rechnungsmethode
=
rückwärtsRechnungstage vor/nach =
4Erstes Rechnungsdatum: 19.3.
2011Erster Rechnungszeitraum: 1.2.2011 bis 14.3.
2011Zweites Rechnungsdatum: 19.5.2011Zweiter
Rechnungszeitraum: 15.3.2011 bis 14.5.2011
Automatisierung (API)
Die Generierung von Kunden- und Lieferantenverträgen kann über eine API automatisiert werden. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie nicht jedes Mal die Vertragsagenda eingeben und die Schaltfläche zur Rechnungserstellung drücken müssen.
Die oben beschriebene Generierung von Rechnungen aus Verträgen über API setzt voraus, dass der Vertrag bereits in Flexi existiert. Sie können aber auch einen Vertrag als solchen über die API anlegen.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Rechnungserstellung selbst automatisieren können, oder wenn Sie keinen Programmierer zur Hand haben, der in der Lage ist, dies zu automatisieren, können Sie den Prozess mit Integromat automatisieren. Unter anderem kann Integromat unzählige Prozesse einfach automatisieren, die normalerweise manuell erledigt werden müssen.
FAQ
Die obigen Anleitungen können spezifische Fälle und FAQs nicht ersetzen.
Werfen Sie einen Blick in unsere FAQ-Hilfe, die wir ständig erweitern.
Gibt es eine Verbindung zwischen dem Vertrag und der darauf generierten Rechnung?
Wie kann man einen Kundenvertrag so einrichten, dass die Rechnung zu dem Datum ausgestellt wird, das in dem Zeitraum enthalten ist, für den sie ausgestellt werden soll?
Ist es möglich, mehrere Rechnungen mit demselben Variablensymbol auszustellen, ohne es manuell überschreiben zu müssen?
Wie generiere ich eine Rechnung aus einem Vertrag, so dass sie ein DUZP hat, das mit dem Ausstellungsdatum identisch ist und nur in dem Zeitraum ausgestellt wird, für den sie ausgestellt wurde?