Falls Sie
eine Datenbank mit bestehenden Kunden von früher haben, wird GDPR die Möglichkeit, E-Mails an diese Kunden zu senden, nicht beeinträchtigen - es wird keine neue
Zustimmung erforderlich sein, aber Sie müssen auf die Möglichkeit der
Abmeldung hinweisen. Die Änderung betrifft nur den Inhalt - es ist nur möglich, Kunden Angebote für dieselbe Art von Waren zu senden, für die zuvor eine Zustimmung
erteilt wurde.
Für Neukunden ist es wichtig, was alles mit einer einzigen Zustimmung abgedeckt werden kann, oder welche Angebote oder Nachrichten der Kunde zu erhalten bereit ist. Aus der Zustimmung muss klar hervorgehen, welche Mitteilungen an den Kunden gesendet werden sollen. Bei unterschiedlichen Angeboten oder Newslettern wäre es überlegenswert, diese in mehrere
Zustimmungen aufzuteilen.
Bevor Sie Ihre Zustimmung geben, muss jeder neue Kunde wissen, wer Sie sind, welche Daten Sie über ihn sammeln, wer diese Daten sonst noch verarbeitet, warum und für wie lange, und welche Rechte dieser Kunde hat.
Die Zustimmung muss klar, registriert und natürlich freiwillig sein.
Schauen wir uns nun unser Beispiel zum Erstellen eines Zwecks für den Versand von Newslettern an.
Zuerst müssen Sie eine Definition des Zwecks erstellen.
- Der Rechtstitel im Falle der Versendung des Newsletters ist Consent.
- Auf der Registerkarte "Datenaufkommen" sollte die Agenda " Firmenadressen" mit ihrem Feld " E-Mail"
aufgeführt sein.
- Die Gültigkeit bei Bestands- und Neukunden ist in diesem Fall auf Manuell eingestellt - der Kunde gibt sein Einverständnis.
- Die Gültigkeitsdauer des Zwecks mit dem Rechtstitel des berechtigten Interesses kann in diesem Fall 3 Jahre
betragen - wir sollten den Kunden über die Gültigkeitsdauer informieren.
Weitere Einstellungen, sei es der Zugriff auf die Daten (berechtigte Person), das Vorgehen nach Ablauf oder das Hinzufügen eines Hinweises oder einer Beschreibung auf der Registerkarte Texte, sind natürlich Ihnen überlassen, wir empfehlen aber, diese für einen eventuellen Nachweis vor der Datenschutzbehörde festzulegen.
Der zweite Schritt, im Falle der manuellen
Gültigkeit, besteht darin, einen Zweck für diesen Verzeichniseintrag zu erstellen.
Die Zwecke können dann im Datensatz GDPR -> Zwecke abgerufen werden. Auch hier gibt es, wie in den meisten Flexi-Datensätzen, die Möglichkeit der Filterung (nach Firma, nach Zweckbestimmung usw.).