In
diesem Kapitel zeigen wir an einem Beispiel, wie wir bei der Erstellung eines Angebots
an
unsere Kunden vorgehen.
Im Falle eines Angebots kann die Bearbeitungszeit für personenbezogene Daten oft variieren. In der Regel können es nur Monate, in manchen Fällen Jahre sein. Es hängt hauptsächlich davon ab, ob der Kunde das Angebot annimmt oder nicht.
Wenn sie das Angebot nicht angenommen haben, wird die Bearbeitungszeit deutlich kürzer sein, sie kann in der Größenordnung von Monaten liegen. Wenn Sie die Daten z.B. für Statistiken verwenden, kann die Bearbeitungszeit natürlich länger sein (Sie müssen nur die Speicherung der personenbezogenen Daten rechtfertigen - Sie werden wahrscheinlich personenbezogene Daten wie E-Mail usw. entfernen und nur den Ort, die Adresse
usw. behalten müssen).
Nimmt er das Angebot an, ist die Verarbeitungszeit für personenbezogene Daten natürlich deutlich länger, vor allem, weil sich aus dem Angebot andere Zwecke im Unternehmen ergeben (Rechnungen, ...), die per Definition die Verarbeitung dieser Daten erlauben. Für eine Rechnung im Falle eines Umsatzsteuerzahlers beträgt die Verarbeitungsfrist für personenbezogene Daten beispielsweise 10 Jahre
.
Betrachten wir nun unser Beispiel für die Erstellung einer Definition des Zwecks, der für die Erstellung des Angebots erforderlich ist.
Zunächst muss eine Definition des Zwecks erstellt werden.
- Füllen Sie auf der Registerkarte Datenvorkommen die Agenda Ausgestellte Angebote und die Felder der Agenda E-Mail,Adresse (Ort, Firmenname, Postleitzahl, Straße) aus.
- Die Gültigkeit beginnt "Automatisch ab Beginn der Datensatzgültigkeit", d.h. der Verwendungszweck wird jedes Mal erstellt, wenn das Angebot gültig zu werden beginnt.
- Die Gültigkeit des Verwendungszwecks bei einem Angebot kann auf z.B. 6 Monate festgelegt werden. Wenn wir statistische Ausgaben machen, berechtigt dies nicht dazu, Kontaktdaten wie E-Mail zu speichern - Sie müssen einen anderen Zweck erstellen, um nur die notwendigen Details (Name, Stadt, ...) zu speichern.
- Der Rechtstitel lautet "Legitimes Interesse
" im Falle eines abgegebenen Angebots.
- Das Hinzufügen von Informationen wie Datenzugriff, Verfahren nach Ablauf usw. ist nicht zwingend erforderlich, aber wir empfehlen ihre Aufnahme für einen möglichen Nachweis vor der Datenschutzbehörde.
Die Zwecke können dann in der GDPR -> Zwecke abgerufen werden .
Auch hier können Sie, wie in den meisten Flexi-Registern, eine Filterung vornehmen (nach Firma, nach Zweckbestimmung usw.).