In

diesem Kapitel zeigen wir an einem Beispiel, wie wir bei der Ausstellung einer Rechnung

an

unsere Kunden vorgehen.
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Da Steuerunterlagen (Rechnungen) naturgemäß personenbezogene Daten von Mandanten enthalten, sind wir als Verantwortlicher verpflichtet, diese Daten zu verarbeiten.
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Im Falle von Rechnungen können Sie, wenn Sie ein Mehrwertsteuerzahler sind, die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.
Bei Rechnungen ist es möglich, wenn Sie kein Umsatzsteuerzahler sind, Rechnungen 5 Jahre

lang aufzubewahren.

Für beide Optionen haben wir bereits Zweckdefinitionen in Flexi vordefiniert

.

Betrachten wir nun unser Beispiel der Erstellung eines Zwecks für die Ausstellung einer Rechnung an einen Umsatzsteuerzahler.
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Die Verwendungszwecke sind in Flexi bereits vordefiniert - für Umsatzsteuerzahler und Nicht-Zahler.

- Die Grunddaten (Datenaufkommen, ...) sind in dieser Definition bereits voreingestellt

.

- Die Gültigkeit ist hier auf "Automatisch ab Beginn der Satzgültigkeit" eingestellt, d.h. der Zweck wird bei jeder Rechnungsstellung

neu angelegt.

- Wie bereits erwähnt, besteht für Umsatzsteuerzahler die Verpflichtung, personenbezogene Daten 10 Jahre

lang aufzubewahren (bereits voreingestellt).

- Der Rechtstitel bei einer Rechnung lautet "Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

" (bereits vordefiniert).

- Andere Informationen, wie z. B. Datenzugriff, Ablaufverfahren usw., müssen natürlich manuell hinzugefügt werden.

Die Zwecke können dann in der GDPR -> Zwecke abgerufen werden .

Auch hier gibt es, wie in den meisten Flexi-Datensätzen, die Möglichkeit, eine Filterung vorzunehmen (nach Firma, nach Zweckbestimmung usw.).