Der Arbeitgeber
ist der Datenverantwortliche - er darf also solche personenbezogenen Daten erheben, die zur Erfüllung des angegebenen Zwecks - der Verpflichtung des Arbeitgebers
-
unbedingt erforderlich sind. Diese Verpflichtungen können in der Berechnung von Löhnen, der Zahlung von Sozial- und Krankenversicherungen usw. bestehen.
Dazu sind folgende personenbezogene Daten notwendig: Name, Vorname, alle früheren Nachnamen, Personalausweisnummer, Geburtsnummer, Geburtsdatum und -ort.
Der Arbeitgeber kann auch verpflichtet sein, andere personenbezogene Daten zu erheben, z. B. wenn ein Arbeitnehmer Steuergutschriften für seine Kinder erhält, muss der Arbeitgeber die Geburtsnummern
der Kinder verarbeiten. Es gibt natürlich viele ähnliche Fälle.
Die oben genannten Informationen sind nur eine Empfehlung
. Für genauere Informationen benötigen Sie detaillierte Angaben über die Art der Aktivitäten Ihres Unternehmens.
Betrachten wir nun unser Beispiel für die Schaffung eines Zwecks für die Erfassung von personenbezogenen Daten von Mitarbeitern.
Wir haben bereits eine vordefinierte Standarddefinition für Datensätze im HR in der Agenda Zweckdefinition .
- In der Standard-Zweckbestimmung ist die Bearbeitung auf einigen Registerkarten nicht möglich.
- Die Gültigkeit ist hier auf 30 Jahre festgelegt (manuell
), diese beginnen mit dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Das Datenvorkommen befindet sich in der HR-Agenda, die ausgewählten Felder sind in unserem Fall Name, Adresse, Geburtsdatum, Hausnummer, usw. (siehe Registerkarte Datenvorkommen).
- Weitere Einstellungen, wie z. B. Datenzugriffseinstellungen, Ablaufverfahren oder Definitionsgültigkeit, können bei der Standarddefinition ebenfalls (in den entsprechenden Registern) festgelegt werden.
Der zweite Schritt ist, zur HR-Agenda
zu gehen und manuell einen Zweck für die Datensätze (Mitarbeiter) zu erstellen.
Die Zwecke können dann im Datensatz GDPR -> Zwecke
abgerufen werden. Auch hier gibt es, wie in den meisten Flexi-Datensätzen, die Möglichkeit, eine Filterung (nach Firma, nach Zweckbestimmung usw.) vorzunehmen.