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Buchhaltungsbelege (z.B. Rechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, ....), aber auch Datensätze in den Ziffernblättern
(z.B. Stellen, Aufträge, ...) werden in Datenbanken gespeichert und aus diesen Datenbanken in Datenfenster zur weiteren Bearbeitung, Ansicht etc. geladen.
Der Anwender kann die Größe der Datenfenster seinen Bedürfnissen entsprechend anpassen, so wie er es von der Arbeit mit Fenstern gewohnt ist, d.h. durch Ziehen der Maus am Fensterrand. Er kann auch die Position des Fensters (Position auf dem Bildschirm) einstellen, indem er das Fenster anfasst und es verschiebt. Wenn das Fenster geschlossen wird, werden seine Größe und Position in den benutzereigenen Einstellungen gespeichert und bleiben so beim nächsten Öffnen erhalten.
Es gibt zwei Möglichkeiten der Anzeige:
Tabellarische Ansicht - eine Filterleistedient zur Eingrenzung dieser Ansicht .
Formularansicht
Tabellenansicht
Eine tabellarische Ansicht ist eine zusammenfassende Ansicht mehrerer Elemente auf einmal mit der Möglichkeit, diese auszuwählen.
Alle Informationen (z. B. Dokumente, Zifferblätter, ...) sind in Tabellen (in Rastern) angeordnet. Jede Zeile der Tabelle entspricht einem einzelnen Datensatz, jede Spalte den Daten, aus denen sich die Dokumente - Datensätze - zusammensetzen. Der Tabellenkopf enthält die Namen der einzelnen Spalten (Daten).
In einigen Fällen der Tabellenansicht besteht die erste Spalte aus Kontrollkästchen. Durch Ankreuzen können Sie weitere Dokumente - bisher für die Funktionen - Summe und Druck markieren.
Sie können entweder einzelne Elemente nacheinander markieren, eine Massenmarkierung von Zeilen ist durch Drücken der linken Maustaste oder mit der Umschalttaste ähnlich wie in Excel möglich.
Wenn Sie die Markierung der markierten Elemente aufheben oder umgekehrt alle Elemente markieren möchten, wird dazu die obere Zeile neben dem Spaltennamen verwendet.
Säulenauswahl - 1. Methode
Wenn Sie in der Tabellenansicht eine weitere Spalte einblenden möchten, die normalerweise nicht angezeigt wird, oder andererseits eine Spalte unsichtbar machen möchten, verwenden Sie die rechte Maustaste im Tabellenkopf - Option "Spaltenauswahl"
Mit den Links- und Rechtspfeilen verschieben Sie einzelne Zeilen (Spaltennamen), mit den Doppelpfeilen verschieben Sie alle Zeilen (Spaltennamen) vom linken Teil "Nicht angezeigte Felder" in den rechten Teil "Angezeigte Felder" und umgekehrt. Verwenden Sie die Pfeile nach oben und unten, um die Zeilen im Bereich "Angezeigte Felder" zu verschieben. Die Spalten werden dann in der Tabellenansicht entsprechend der hier eingestellten Reihenfolge angezeigt.
Es gibt zwei Arten von Listen - für Wählscheiben und für Dokumente. Beide Tabellenansichten verhalten sich gleich, mit dem Unterschied, dass die Liste für das Dokument mit einer Filterleiste angereichert ist. Einige der Menüs in der Filterleiste unterscheiden sich je nach Art der Dokumente.
Säulenauswahl - 2. Methode
Wenn Sie nur die Reihenfolge der Spalten anpassen müssen, können Sie wie folgt vorgehen: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift. Halten Sie die Taste gedrückt und bewegen Sie die Maus je nach Bedarf nach links oder rechts. Die Spalte wird schrittweise entsprechend der Richtung der Mausbewegung verschoben. Wenn Sie die Taste loslassen, bleibt die Spalte in ihrer aktuellen Position.
Wenn Sie die Maus zwischen den Spalten positionieren - es erscheint ein doppelseitiger horizontaler Pfeil - können Sie die Breite der linken Spalte ändern, indem Sie die Maus nach rechts oder links bewegen.
Wenn die Liste geschlossen wird, merkt sich das Programm die Änderung der Einstellungen für einen bestimmten Benutzer.
Wer das Zugriffsrecht
"Administrator" oder "Super User" hat, hat die Möglichkeit, diese Einstellung für alle Benutzer zu speichern. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift klicken, wird eine Liste mit der Option "Einstellungen als Standard speichern" angezeigt. Wenn Sie es bestätigen, wird ein Dialog angezeigt:
Wenn Sie im Dialog die Option Vorhandene Spalteneinstellungen für alle Benutzer löschen aktivieren und diese verwenden, wird die so eingestellte Spaltenanordnung für alle Benutzer gespeichert.
Wenn Sie das Feld leer lassen, speichern Sie die so eingestellte Spaltenreihenfolge für diejenigen Benutzer, die keine benutzerdefinierten Einstellungen gespeichert haben.
Filterleiste
Die Filterleiste wird verwendet, um die Auswahl der Elemente in der Liste einzuschränken. Welche Einstellung Sie auch immer wählen, wird beim nächsten Aufruf der Liste angezeigt.
Jede Tabelle hat ihre eigenen Filterleisten, die auf ähnliche Weise verwendet werden. Zur Veranschaulichung werden hier nur die am häufigsten verwendeten gezeigt.
Jahr
Beim ersten Start ist es auf das aktuelle Jahr eingestellt. Sie können in der Dropdown-Liste ein anderes Jahr auswählen oder Jahr unbegrenzt wählen - dann werden Dokumente für alle Jahre angezeigt, die mit den anderen Einstellungen in der Filterleiste übereinstimmen. Wenn Sie "Jahr nicht beschränkt" eingeben, hebt das Programm auch die Beschränkung in den anderen Feldern - Monat und MwSt.-Periode - auf. Die Belege in der Liste werden entsprechend der hier eingestellten Auswahl angezeigt. Dies hat keinen Einfluss auf das Buchungsdatum.
Zum Beispiel ist der Abrechnungszeitraum 2015. In der Filterleiste stellen Sie das Jahr 2014 ein. Sie geben den Buchhaltungsbeleg aus, speichern. In der Dokumententabelle sehen Sie es dann aber nicht. Sie müssen zu 2015 wechseln, da das Dokument zur Buchhaltungsperiode 2015 gehört.
Monat
Beim ersten Start ist er auf "Letzte 35 Tage" eingestellt, d.h. es werden nur Belege in der Tabelle angezeigt, die innerhalb der letzten 35 Tage gebucht wurden und die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen. In der Dropdown-Liste können Sie den aktuellen Tag, die aktuelle Woche, den aktuellen Monat, die letzten 7 Tage, einzelne Monate, einzelne Quartale oder den Ausgabemonat uneingeschränkt auswählen - dann werden alle Belege angezeigt, die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen.
Mehrwertsteuerperiode (gilt nicht für Bestandsdokumente)
Bei der ersten Ausführung ist sie auf "Mehrwertsteuerperiode unbegrenzt" eingestellt. Sie können einzelne Monate oder Quartale aus der Dropdown-Liste auswählen. Das Programm wählt dann Datensätze nach dem hier eingestellten steuerpflichtigen Buchungsdatum aus, die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen.
Benutzer
Beim ersten Start ist sie auf "Benutzer unbegrenzt" eingestellt, d. h. Sie sehen in der Tabelle die Dokumente, die von allen Benutzern erfasst wurden und die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen. In der Dropdown-Liste können Sie einzelne Benutzer auswählen - Sie sehen dann alle von dem gewünschten Benutzer erstellten Dokumente, die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen.
Dokumententyp (bezieht sich auf ein- und ausgehende Rechnungen, sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten, interne Dokumente)
Beim ersten Start ist er auf "Dokumenttyp unbegrenzt" eingestellt. In der Dropdown-Liste können Sie die einzelnen Dokumenttypen auswählen, die der Dokumentenliste entsprechen. Das Programm wählt dann Datensätze nach dem entsprechenden Typ aus, die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen.
Registrierkasse (dies sind eigentlich Belegarten für Kassenbelege)
Bei der ersten Ausführung wird er auf "Checkout unrestricted" gesetzt. Sie können einzelne Registrierkassen aus der Dropdown-Liste auswählen. Das Programm wählt dann Datensätze nach der entsprechenden Registrierkasse aus, die mit der nächsten Einstellung in der Filterleiste übereinstimmen.
Konto (dies sind eigentlich Belegarten für Bankbelege)
Bei der ersten Ausführung wird er auf "Konto uneingeschränkt" gesetzt. Sie können einzelne Konten aus der Dropdown-Liste auswählen. Das Programm wählt dann Datensätze nach den entsprechenden Konten aus, die mit den anderen Einstellungen in der Filterleiste übereinstimmen.
Lager (dies sind eigentlich Belegarten für Lagerbelege)
Bei der ersten Ausführung wird er auf "Stock unrestricted" gesetzt. Sie können einzelne Lager aus der Dropdown-Liste auswählen. Das Programm wählt dann Datensätze nach den entsprechenden Lagern aus, die mit den anderen Einstellungen in der Filterleiste übereinstimmen.
Dieser Filter wird auch in den Preislistenpositionen verwendet.
Zahlungsstatus (bezieht sich auf erhaltene und ausgestellte Rechnungen, sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten)
Bei der ersten Ausführung wird er auf "Erstattungsstatus unbegrenzt" gesetzt. In der Dropdown-Liste können Sie bezahlt, teilweise bezahlt, nicht bezahlt auswählen. Das Programm wählt dann die Datensätze nach dem jeweiligen Status aus, die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entsprechen.
Bewegungsart (bezieht sich auf Kassen-, Bank- und Lagerbelege)
Beim ersten Start ist sie auf "Bewegungsart uneingeschränkt" eingestellt. In der Dropdown-Liste können Sie Empfangen, Abgeben auswählen. Das Programm wählt dann die Datensätze nach der entsprechenden Bewegung aus, die der nächsten Einstellung in der Filterleiste entspricht.
Status (bezieht sich auf Dokumente im sogenannten Geschäftsrad - Bestellungen, Anfragen, Angebote)
Bei der ersten Ausführung wird er auf "Unrestricted status" gesetzt. In der Dropdown-Liste können Sie nicht spezifiziert, bereit, genehmigt, teilweise erledigt, erledigt, abbrechen auswählen. Das Programm selektiert dann die Datensätze nach dem entsprechenden Status, der der nächsten Einstellung in der Filterleiste entspricht.
Formularansicht
Die Formularansicht ist nur einem Dokument gewidmet - einer Zeile der Tabelle. Die Formularansicht wird bei der Eingabe oder Korrektur einzelner Dokumente verwendet.
Das Aussehen, die Funktionen und die Verwendung von Formularen für Rechnungen, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Bank-, Kassen-, interne und Lagerbelege sind sehr ähnlich. Grundsätzlich genügt es, sich mit einem Formular vertraut zu machen und dann kann jeder Benutzer die anderen Formulare nutzen. Eine detaillierte Beschreibung der Arbeit mit Dokumenten wird in einem separaten Kapitel, Dokumente
, behandelt.
Das Layout, die Eigenschaften und die Verwendung von Formularen für alle Zifferblätter ist wiederum sehr ähnlich. Eine detaillierte Beschreibung der Arbeit mit Zifferblättern wird in einem separaten Kapitel Zifferblätter
behandelt.
Aktivierung des Fensters
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Fenster zu aktivieren:
Standard-Maus
Ein Mausklick auf eine Option in der Seitennavigation öffnet die Tabelle als weitere Registerkarte auf dem Desktop und, je nach Option (mit + gekennzeichnet), das leere Formular als weiteres Fenster.
Ein Mausklick auf die Option in der Registerkarte "Arbeitsbereich" des Moduls öffnet die Tabelle als weitere Registerkarte auf dem Arbeitsbereich.
Mausklick auf die Option im oberen Menü/Menü, um die Tabelle als weitere Registerkarte auf dem Desktop zu öffnen.
Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche "Neu" in der gewählten Tabelle wird ein leeres Formular als nächstes Fenster geöffnet.
Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Kopieren - Kopieren in der ausgewählten Tabelle wird ein Formular als weiteres Fenster geöffnet, in dem die Daten aus der aktiven Tabellenzeile kopiert werden.
Ein Mausklick auf die Schaltfläche "Ändern" in der ausgewählten Tabelle öffnet als weiteres Fenster ein Formular zur Korrektur der Daten.
Durch einen Doppelklick mit der Maus auf die ausgewählte Zeile in der ausgewählten Tabelle wird das Datenkorrekturformular als weiteres Fenster geöffnet.
Klicken mit der rechten Maustaste
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen ausgewählten Eintrag in der Seitennavigation klicken, haben Sie die Möglichkeit
"Öffnen" - öffnet die Tabelle in einer neuen Registerkarte
"In neuem Fenster öffnen" - öffnet die Tabelle in einem neuen Fenster.
Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein ausgewähltes Element in einer Tabelle auf dem Desktop klicken, wird ein Dialog angezeigt, der den meisten Optionen im Menü in der oberen Leiste der Tabelle entspricht.
Werte in Fenster einfügen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Werte in einzelne Fenster einzufügen:
Wenn nach dem Bearbeitungsfeld eine Auswahlliste vorhanden ist
Das Einfügen von Werten ist mit einer Lupe möglich - öffnen Sie die Auswahlliste, wählen Sie den gewünschten Wert aus, bestätigen Sie und übernehmen Sie so den Wert in das Eingabefeld.
Sie können den sogenannten Flüsterer verwenden - Sie können den Wert manuell eingeben - bei der Eingabe der ersten Buchstaben (Ziffern) werden die Werte angeboten, die diese Kombination enthalten - durch Auswählen und Bestätigen werden sie in das Eingabefeld übernommen.
Sie können den Wert manuell eingeben.
Sie können die F2-Taste verwenden, wenn Sie auf dem Bearbeitungsfeld stehen. Dadurch wird eine tabellarische Ansicht der Liste geöffnet. Sie können den gewünschten Wert auswählen und damit in das Eingabefeld übertragen. Sie können der Liste auch einen neuen Wert hinzufügen.
Wenn sich hinter dem Eingabefeld eine Dropdown-Listenschaltfläche befindet
Sie können Werte über die Dropdown-Liste einfügen - öffnen Sie die Dropdown-Liste, wählen Sie den gewünschten Wert aus, bestätigen Sie und übernehmen Sie damit den Wert in das Eingabefeld.
Sie können die gleiche Dropdown-Liste öffnen, wenn Sie mit der Maus auf das Bearbeitungsfeld klicken.
Sie können den so genannten Flüsterer verwenden - Sie können den Wert manuell eingeben - bei der Eingabe der ersten Buchstaben (Ziffern) werden die Werte angeboten, die diese Kombination enthalten - durch Auswählen und Bestätigen übernehmen Sie diese in das Eingabefeld.
Sie können den Wert manuell eingeben.
Sie können die F2-Taste verwenden, wenn Sie auf dem Bearbeitungsfeld stehen. Dadurch wird eine tabellarische Ansicht der Liste geöffnet. Sie können den gewünschten Wert auswählen und damit in das Eingabefeld übertragen. Sie können der Liste auch einen neuen Wert hinzufügen.