Die Weboberfläche verwaltet die Zugriffsrechte automatisch. Nur Datensätze und Spalten, auf die der Benutzer Zugriffsrechte hat, werden in der Artikelliste, in XML-Exporten und auf der Webseite angezeigt.
Bei Importen können nur Elemente geändert werden, für die der Benutzer Rechte hat.
Die Rechte können wie folgt eingeschränkt werden:
der Benutzer kann überhaupt nicht auf den Datensatz zugreifen oder hat nur Lesezugriff darauf
der Benutzer nur einige Datensätze sehen kann (z. B. aus meinem Zentrum) oder nur einige Datensätze ändern kann
der Benutzer kann nur bestimmte Spalten sehen (z. B. kann er keine Einkaufspreise sehen) und kann nur bestimmte Spalten bearbeiten
die Anwendungslizenz die Verwendung des Gegenstands nicht erlaubt
In der Liste der Elemente sieht der Benutzer immer nur die Elemente, auf die er Rechte hat, auch ob er sie ändern kann. Es ist auch möglich, dass er das Element im Allgemeinen ändern darf, aber nicht eine bestimmte Zeile (z. B. weil sie gesperrt ist). Wenn die Zeilen, die sie sehen können, eingeschränkt sind, sieht es so aus, als ob die Daten gar nicht in der Anwendung sind.
Wenn der Benutzer auch Elemente ändert, die er nicht ändern darf, wird dies ignoriert und nur die Elemente, die er ändern darf, werden geändert. Wenn der Benutzer ganze Datensätze ändern möchte und dazu nicht berechtigt ist, wird ein Fehler ausgelöst und der gesamte Vorgang wird abgelehnt.