In allen unseren Varianten(Basic, Business, Premium) haben Sie die Möglichkeit, den Benutzerzugriff über Standard-Benutzerrollen zu definieren, d.h. eine Art horizontale Zugriffsteilung (Desktop: Tools - Benutzerrollen). Direkt im System gibt es mehrere vordefinierte Rollen (Lager, Buchhalter, Administrator, etc.), so dass Sie entweder eine Rolle auswählen oder eine ganz eigene erstellen können. Die beste Vorgehensweise beim Ändern von Rollen ist es, von einer bestehenden Rolle auszugehen, die am besten passt, sie zu kopieren und sie für Ihre Bedürfnisse zu ändern. Dies ist auf jeden Fall eine schnellere Lösung, als die Rolle komplett neu einzurichten. Auf diese Weise können Sie Zugriffe innerhalb von Modulen und Submodulen beeinflussen. Das heißt, der Benutzer kann vollen Zugriff haben, nur lesend zugreifen oder den Bereich vielleicht gar nicht sehen. Der Zugriff kann weiter verfeinert werden, um dem Benutzer nur bestimmte Funktionen zu erlauben (z. B. das Hinzufügen neuer Dokumente in Rechnungen, aber nicht die Möglichkeit, bestehende Dokumente zu ändern oder zu löschen, oder das Verhindern der Sichtbarkeit von Einkaufspreisen usw.).

Die höchste Premium-Variante beinhaltet zusätzlich so genannte Datensichtbarkeitsrechte, eine Art vertikale Aufteilung des Zugriffs, also Definitionen in noch größerer Tiefe. Diese Funktionalität finden Sie in der o.g. Premium-Variante direkt am Benutzerdetail (Desktop: Extras - Personen und Benutzer - Benutzer bearbeiten - Registerkarte Login - Datensichtbarkeitsrechte). Auf diese Weise können Sie festlegen, dass ein Lagerverwalter nur auf ein bestimmtes Lager zugreifen kann, ein Händler nur auf eine bestimmte Art von ausgestellten Rechnungen, ein Buchhalter nur auf eine bestimmte Auswahl von Bankkonten, usw.

So können Sie durch die Kombination von Standard-Benutzerrollen und Datensichtbarkeitsrechten den Zugriff für jeden Benutzer genau nach Ihren Bedürfnissen definieren.