Softvér Abra Flexi má presne definované pravidlá a postupy pre zálohy a daňové platobné poukazy. Na sledovanie týchto dokladov opäť vytvoríme nové typy dokladov a TDS platné len pre prenášané obdobia.
V súčasnosti potrebujeme rozlišovať niekoľko typov stavov zálohovania:
záloha bola vystavená, nie uhradená - evidujeme v type dokladu Záloha - nie daňový doklad; v podvojnom účtovníctve neúčtujeme, v DE použijeme príslušný účtovný predpis (u platiteľa DPH v DE použijeme rozlíšenie základu a DPH pre všetky budúce doklady na prijatú platbu);
záloha bola vystavená a uhradená, zatiaľ neodpočítaná - zaevidujte v type dokladu Záloha - nie daňový doklad a uhraďte v príslušnej mene do pokladne alebo novo zaúčtovaným bankovým zápisom; platbu zaúčtujte na príslušný zálohový účet s pokladničným/bankovým protiúčtom;
záloha bola vystavená, zaplatená a čiastočne odpočítaná - nezúčtovanú hodnotu zaevidujte do dokladu typu Záloha - nie daňový doklad a vráťte v príslušnej mene do pokladne alebo novo zaúčtovaným bankovým zápisom; úhradu zaúčtujte na príslušný účet záloh s protiúčtom banky/pokladnice;
záloha bola uhradená, na platbu bol vystavený daňový doklad, ktorý ešte nebol použitý na odpočet alebo bol odpočítaný len čiastočne - zaevidujeme plnú/zostatkovú hodnotu do dokladu typu Záloha - nie daňový doklad a uhradíme v príslušnej mene do pokladne alebo novo zadanou bankovou položkou; pomocou služby vytvoríme doklad typu ZDD; zálohová platba sa zaúčtuje na príslušný zálohový účet s protiúčtom banky alebo pokladne; zaúčtuje sa vygenerovaný ZDD a v prípade potreby sa zmení číslo daňového dokladu a jeho variabilný symbol.
Pred realizáciou zálohových platieb už musíme mať vytvorené pokladnice a bankové účty (pozri nasledujúci bod - Vytvorenie pokladníc a bankových účtov organizácie)
Aj keď sa tento postup zdá zložitý, odporúčame ho použiť - umožní následné odpočítanie záloh alebo daňových dokladov zo strany služby.
Predchádzajúce kroky môžeme vynechať, ale potom musíme v nasledujúcich faktúrach ručne zadať položky zálohy/odpočtu dane.
Pri vedení podvojného účtovníctva berme do úvahy vlastnosť softvéru - zaplatený vklad alebo vytvorený ZDD sa nepovažuje za predpis majetku/pasíva. Ak sú tieto doklady vystavené v mene, k poslednému dňu účtovného obdobia sa automaticky nepreceňujú. Preto sa (nielen pri prepočte účtov) musí precenenie vykonať ručne a kurzový rozdiel sa musí zaúčtovať v internom doklade so zaúčtovaním na zálohový účet a protiúčtom bude opäť súvzťažný účet.