Funkciu Šablóny e-mailov používateľa nájdete v časti Nástroje - Šablóny e-mailov používateľa.

Formulár obsahuje zoznam všetkých šablón e-mailov, ktoré môžete pripojiť k typom dokladov (alebo aktualizáciám miezd) a pri odosielaní dokladu sa odošle s textom vybranej šablóny. Ak nevyberiete žiadnu šablónu, použije sa predvolený text. Šablóny používateľskej pošty sú k dispozícii len pre licenciu Premium.

Aby ste mohli použiť šablónu, musíte ju najprv vytvoriť v ponuke Nástroje - Šablóny e-mailov používateľov. Tu klikneme na tlačidlo New a vyplníme ľubovoľný Shortcode a Template Name. Ak potrebujeme vyplniť názov vo viac ako jednom jazyku, klikneme na tlačidlo + a vyplníme cudzojazyčný preklad.

Potom vyplňte prázdne pole Šablóna požadovaným textom. Na to, aby sa údaje menili s každým dokumentom, môžeme použiť takzvané premenné Freemarker. Tieto premenné predstavujú šablónovací jazyk Java, v ktorom je naprogramovaná ABRA Flexi. Preto sa pri definovaní používateľských šablón bez týchto premenných nezaobídeme. Premenné sú uzavreté v zložených zátvorkách { } a na začiatok premennej vždy umiestňujeme ikonu $:

${aplikácia} - názov aplikácie, t. j. "ABRA Flexi"

${user} - objekt používateľa, s ktorým môžeme pracovať

${spoločnosť} - Nastavenia spoločnosti

${užívateľské meno} - Vaše meno

${užívateľské meno} - Vaše priezvisko

${titleFirstName} - Vaše celé meno vrátane získaných titulov

${titleFirm} - Názov spoločnosti

${object} - Všeobecný prístup k odovzdanému objektu

${document} - dokument, ktorý sa má odoslať

Ak potrebujeme napríklad telefónne číslo používateľa, ktorý odosiela e-mail, použijeme premennú $(user), ktorú upravíme na ${user.mobile}. Vždy použijeme premenné daného záznamu server/c/spoločnosť/evidence-list:

(Ak máme firmu Zahradnictvi a adresa nášho servera, na ktorý sa klasicky pripájame a kde máme aj zakúpenú licenciu, je zahranictvi.flexibee.eu, do prehliadača zadáme:zahradnictvi.flexibee.eu/c/zahradnictvi/evidence-list)

Keď potrebujeme záznam o používateľovi, objektom vo voľnej značke je "user". Príkladom je vyššie uvedený mobil prihláseného používateľa: ${user.mobil}

Prípadne sa môžete pozrieť na všeobecné premenné na ukážke, napríklad: https://demo.flexibee.eu/c/demo/faktura-vydana/properties

Premenné môžete stohovať, takže ak napríklad potrebujeme dátum splatnosti konkrétnej faktúry, použijeme premennú:

${document.datSplat}

Ak by sme chceli celkovú sumu na konkrétnej faktúre, použili by sme premennú:

${invoice.sumTotal} atď.

Ak chceme zadať dátum napr. 1. upomienky, pozrieme sa do vlastností a zistíme, že premenná pre 1. Urobíme teda to isté ako vo vyššie uvedenom prípade, a to ${doclad.datUp1}, pre 2. pripomienku ${doclad.datUp2} alebo pre pokus o zosúladenie ${doclad.datSmir}:

Miesto premennej document môžeme vybrať aj pole objektu, t. j. ${object.datUp1}.

Dole vidíte, ako by mohla vyzerať šablóna s použitím premenných Freemarker.

Typ pre vstup: Šablónu je možné zadať v HTML, takže môžete použiť základné značky tohto jazyka na formátovanie textu, ako napríklad <br/> , odseky <p></p> a ďalšie.

Po odoslaní sa do premenných pridajú špecifické hodnoty, takže e-mail bude vyzerať takto:

Na karte Použitie zaškrtnutím príznaku vedľa konkrétneho poľa vyberieme, pre ktoré dokumenty chceme šablónu použiť. Ak máme jednu šablónu pre všetky typy dokumentov, stačí v nastaveniach šablóny zaškrtnúť záznam, pre ktorý platí, a nie je potrebné ju definovať na type dokumentu.

Pole na karte Texty majú len informatívny charakter a slúžia na interný popis alebo komentár k šablóne, napr. pre lepšiu prehľadnosť alebo komunikáciu s tímom.

Na karte Nastavenia vyberte odosielateľa a predmet e-mailu. Pole Odosielateľ sa používa len na odosielanie e-mailov prostredníctvom servera SMTP. Ak máte v nastaveniach servera SMTP inú e-mailovú adresu ako v šablóne, prednosť má odosielateľ nastavený v šablóne.

V predmete e-mailu môžeme použiť aj premenné Freemarker.

Nynie priradíme šablónu konkrétnemu typu dokumentu. Typy dokladov nájdete v každom zázname, napr. v časti Predaj - Typy dokladov - Typy vydaných faktúr. Kliknite na príslušný typ dokladu a na karte Text na doklad vyberte šablónu, ktorá sa má použiť na všetkých faktúrach tohto typu.

Nastavená šablóna má pri odosielaní dokumentu vždy prednosť pred textom vyplneným v poli Text...

Použitie e-mailových šablón v prípade odosielania výplatných pások nájdete tu: Odosielanie výplatných pások prostredníctvom SMTP | ABRA Flexi (flexibee.eu)