Formulár slúži na vyplnenie základných údajov o firme - kontaktné údaje, číslo spisu, či je firma platcom DPH, jazyk, mena, správanie programu v jednotlivých moduloch, nastavenie kurzov, možnosť pripojiť logo firmy a mnoho ďalšieho.

Pozostáva z jednotlivých kariet: Firma, Rozšírené, Legislatíva, Moduly, Automatické operácie a Ostatné. Nad kartami sa nachádza rozbaľovací zoznam Nastavenia platné od dátumu. Predvolená hodnota je (prvé nastavenie), t. j. od začiatku používania systému Flexi. Ostatné hodnoty vychádzajú zo zmien vykonaných v tomto formulári. Ak teda zmeníte hodnotu v poli, napr. adresu spoločnosti alebo kurzové rozdiely, pridá sa ďalšia hodnota pomenovaná podľa dátumu, od ktorého je platná, napr. 30.09.2013.

Vpravo hore sa nachádza tlačidlo Účtovné obdobie. Obsahuje všetky účtovné obdobia, ktoré ste v systéme zaevidovali prostredníctvom ponuky Firma - Zmena alebo pridanie účtovného obdobia, napr. 01.01.2013 - 31.12.2013, 01.01.2014 - 31.12.2014. Automaticky sa vytvorí predvolené účtovné obdobie, ktoré je rovnaké ako aktuálny kalendárny rok.

Potvrdením názvu novej spoločnosti v sprievodcovi nastavením spoločnosti spustite dialógové okno nastavenia spoločnosti. Po kliknutí na tlačidlo Vyplniť nastavenia firmy sa zobrazí dialógové okno pre zadanie prvých nastavení firmy, kde v niekoľkých krokoch zadáte všetky základné informácie o zakladanej firme, potrebné pre správne vedenie účtovníctva. Niektoré nastavenia sú predvolene nastavené na najčastejšie zvolené hodnoty.

Tu vyplníte základné nastavenia spoločnosti - názov, adresu sídla, poštovú adresu (v prípade, že sa adresa sídla nezhoduje s doručovacou adresou), fakturačnú adresu (v prípade, že sa adresa sídla nezhoduje s doručovacou adresou) a ďalšie kontaktné údaje (telefón, mobil, fax, e-mail, www), spisovú značku, meno a postavenie oprávnenej osoby, kód a meno zástupcu.

Tu nastavíte, či je spoločnosť platcom DPH a v akých jazykoch má s vami program komunikovať. Môžete nastaviť duálnu menu, údaje pre priznanie DPH - daňový úrad a prevažujúcu činnosť, spôsob aktualizácie denných alebo ročných kurzov pre prepočet cudzích mien a parametre pre použitie čítačky čiarových kódov (EAN). Je možné pripojiť logo spoločnosti a podpis a pečiatku - údaje, ktoré sú vytlačené na dokumentoch.

Tu môžete tiež nastaviť, ako sa má program správať v jednotlivých moduloch - napr. akú metódu chcete použiť na oceňovanie zásob, či potrebujete povoliť záporný zostatok na sklade, či chcete automaticky rezervovať tovar pri prijatí objednávky, či chcete povoliť rezerváciu aj do mínusu. Pre používateľov modulu "Zamestnanci" je dôležitá záložka, kde sa nastavuje niekoľko dôležitých údajov pre výpočet miezd a povinného poistenia.

Tu nastavíte, či chcete sledovať históriu zmien vykonaných počas odosielania.

Niektoré údaje, ktoré vyplníte podľa nasledujúcich záložiek, sa môžu v priebehu času zmeniť, napr. spoločnosť sa stane platcom DPH, zmení sa adresa sídla alebo krajina prejde na menu EÚ EUR. Preto sa dialóg v hornej časti doplní údajom"Nastavenia platné od dátumu:", ktorý uvádza, od ktorého dátumu sú zmenené údaje platné. Pre prvé založenie novozaloženej spoločnosti je táto hodnota nastavená na "prvé založenie". Informácie o tom, ako sa toto pole používa počas procesu účtovania, nájdete nižšie.

Poznámka: Toto počiatočné nastavenie spoločnosti je možné spustiť kedykoľvek neskôr po prihlásení do spoločnosti. Táto možnosť je k dispozícii v ponuke "Firma" v rámci možnosti "Nastavenia".

Tlačidlo Predchádzajúci vás vráti na predchádzajúci krok sprievodcu nastavením firmyTlačidlo
​ Ďalší vás presunie na ďalší krok sprievodcu nastavením firmyTlačidlo
​ Dokončiťukončí dialógové okno a vykonané zmeny sa uložia.

Ak potvrdíte tlačidlo Zrušiť, zrušíte zmeny, ktoré ste vykonali v nastaveniach spoločnosti, a budete na začiatku vytvárania novej spoločnosti.

Dialógové okno, ktoré sa spustí touto voľbou, slúži na zadanie základných informácií o spoločnosti.

Na karte "Firma" zadáte základné údaje o spoločnosti:

Názov

Názov spoločnosti (právnickej osoby); ak zadáte názov spoločnosti a kliknete na podčiarknutý názov Názov, vo webovom prehliadači sa spustí administratívny register hospodárskych subjektov ARES so zadaným hospodárskym subjektom na kontrolu ďalších údajov,

Fyzická osoba

Ak ste fyzická osoba, vyplňte titul, meno a priezvisko,

IDENTIFIKAČNÉ ČÍSLO, ČÍSLO DPH

Vyplnia právnické aj fyzické osoby.

Ak je toto dialógové okno súčasťou "Sprievodcu nastavením firmy", tlačidlom OK sa presuniete na ďalšie dialógové okno sprievodcu a zároveň dôjde k čiastočnému uloženiu vykonaných záznamov. Tlačidlo Zrušiť vás tiež presunie na ďalšie dialógové okno sprievodcu, ale zruší všetky vyplnené nastavenia spoločnosti.

Ak ste vybrali priamo iba dialógové okno "Nastavenia", tlačidlo OK zavrie dialógové okno. Ak ste v nastaveniach vykonali nejaké položky, OK vás presunie do posledného dialógového okna nastavení spoločnosti. Tlačidlo "Zrušiť " zavrie dialógové okno, a tým zruší všetky opravy, ktoré ste mohli vykonať v nastaveniach spoločnosti.

Na tejto karte máte možnosť vyplniť príslušné adresy v niekoľkých čiastkových kartách:

Ak chcete pokračovať vo vypĺňaní dialógového okna "Nastavenia", vyberte ďalšiu kartu v hornej časti.

Ak spoločnosť používa len jednu adresu, vyplníte len túto kartu. Do obchodného registra alebo živnostenského registra zadáte adresu sídla spoločnosti. V prípade, že spoločnosť používa viac ako jednu adresu, táto adresa sa vytlačí na všetkých dokumentoch, v ktorých by sa mala podľa obchodného registra uvádzať, napr. v daňových priznaniach k DPH, pokladničných dokladoch. Obsahuje tieto polia:

Ulica č.

Opisné číslo

Nie.

Referenčné číslo

Mesto

PSČ

Zadajte PSČ bez medzery.

Krajina

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte zo zoznamu štátov.

Ďalšie kontaktné informácie môžete zadať na karte:

Telefón

Mobilný portál

Fax

WWW

E-mail

Dátové pole

Ak má spoločnosť dátovú schránku, zadajte jej identifikátor (ale nezadávajte používateľské meno na prihlásenie do dátovej schránky); identifikátor dátovej schránky sa používa na generovanie kontrolnej správy.

Vyplňte ju, ak sa adresa sídla spoločnosti nezhoduje s adresou na doručovanie dokumentov. Tu zadaná adresa bude vytlačená na obálkach v ľavom hornom rohu. V opačnom prípade zaškrtnite príznak Poštová adresa je rovnaká ako sídlo a nemusíte vypĺňať "podpriečinok".

Zahŕňa tieto polia:

Ulica č.

Opisné číslo

Nie.

Organizačné číslo

Mesto

PSČ

Štát

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte zo zoznamu štátov.

Vyplňte ju, ak sa táto adresa nezhoduje s adresou sídla spoločnosti. Tu zadaná adresa sa bude tlačiť na vystavených faktúrach, dodacích listoch atď. V opačnom prípade zaškrtnite príznak Fakturačná adresa je rovnaká ako sídlo a podadresár nemusíte vypĺňať.

Zahŕňa tieto polia:

Ulica

Nie.

Číslo popisu

Nie.

Organizačné číslo

Mesto

PSČ

Štát

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu vyberte zo zoznamu štátov.

Cesta

Pomocou tlačidla na výber cesty k súboru vyhľadajte uložený súbor - logo spoločnosti, ktoré sa bude tlačiť na všetkých vystavených dokladoch. Zároveň sa zobrazí na pravej strane náhľadu. Vložené logo môžete odstrániť pomocou tlačidla Odstrániť. Vlajky Logo v hornej časti a Logo v ľavej časti slúžia na určenie miesta, kde sa logo vytlačí.

Logo na vrchu

Označte, ak chcete, aby sa logo vytlačilo nad adresou na dokumentoch. To je užitočné najmä vtedy, ak máte široké logo alebo dlhý názov spoločnosti.

Logo na ľavej strane

Označte, či sa má logo na dokumentoch tlačiť naľavo od adresy. To je výhodné najmä vtedy, ak máte vyššie logo.

Varovanie.
Pri tlači sa veľkosť loga automaticky prispôsobí dostupnému priestoru. Pomer strán je zachovaný.

V poli Cesta vyhľadajte uložený súbor - podpis a pečiatku, ktoré sa budú tlačiť na všetkých vystavených dokladoch. Zároveň sa zobrazí v pravom poli. Vložený podpis a pečiatku môžete odstrániť pomocou tlačidla Odstrániť.

Obsahuje informácie pre daňové priznanie k DPH:

Prevládajúca činnosť

Vyplňte svoju hlavnú alebo prevládajúcu činnosť.V súčasnosti sa tento text zapisuje do tlačovej zostavy "priznanie k DPH".

Keďže daňové priznanie k DPH sa od 1. januára 2014 podáva len elektronicky, nemusíte vypĺňať prevažujúcu činnosť, ale len kód prevažujúcej činnosti (CZ NACE) na karte "Legislatíva".

Regionálny daňový úrad

Vyberte daňový úrad pre región, v ktorom má sídlo spoločnosť, ktorej sa účtuje daň. Môžete začať písať časť názvu úradu a vybrať z filtrovaných úradov alebo pomocou klávesu F2 alebo ikony lupy otvoriť adresár a vybrať úrad zo všetkých. Vybraný úrad musí mať na karte Rozšírené nastavenú hodnotu Kód tlače.

Pole je potrebné vyplniť pre viaceré výkazy generované pre štátnu správu, ako je napríklad Priznanie DPH, Súhrnný výkaz DPH, Výkaz poistného na dôchodkové sporenie, Výkaz poistného na dôchodkové sporenie atď.

Územné úrady

Územné pracovisko daňového úradu; vyberte ho z adresára pomocou ikony. Vybrané oddelenie musí mať na karte Rozšírené nastavenú hodnotu Kód tlače.Pole je potrebné vyplniť pre množstvo zostáv vytváraných pre štátnu správu.

EAN

Medzinárodné jedinečné číslo účtovanej spoločnosti pridelené príslušným orgánom, ktoré sa vyžaduje v rámci elektronickej komunikácie EDI.

Oprávnená osoba

Štatutárny orgán vašej spoločnosti, ktorý je oprávnený podpisovať daňové priznania. Tieto informácie sa používajú v daňových priznaniach k DPH.

Stav

Vzťah oprávnenej osoby k daňovému subjektu (napr. konateľ, predseda, ...)

Priezvisko

Názov

Zástupca

Vyplní nasledujúce pole osoba, ktorá podáva daňové priznanie za vašu spoločnosť na základe plnej moci, napr. daňový poradca, iná spoločnosť:

Typ

Uveďte, či ide o fyzickú alebo právnickú osobu.

Kód

Kód signatára. Pre každý typ vzťahu zastupujúcej osoby k účtovanej firme sa vyžaduje kód. Zoznam povolených kódov nájdete nižšie.

Názov právnickej osoby

Názov právnickej osoby.

Identifikačné číslo právnickej osoby

Identifikačné číslo právnickej osoby.

Číslo súboru

Označenie, pod ktorým je účtovaná spoločnosť zapísaná v obchodnom alebo živnostenskom registri. Spisová značka sa vytlačí na vystavených faktúrach.

Kódy daňovej správy pre osoby zastupujúce firmy fyzických osôb:

Kódy správy daní pre osoby zastupujúce spoločnosti právnických osôb:

Ak je toto dialógové okno súčasťou "Sprievodcu nastavením firmy", tlačidlo vás presunie na ďalšie dialógové okno sprievodcu a zároveň dôjde k čiastočnému uloženiu vykonaných záznamov. Týmto tlačidlom sa tiež presuniete na ďalšie dialógové okno sprievodcu, ale zruší sa vyplnenie všetkých nastavení spoločnosti.

Ak ste vybrali priamo iba dialógové okno "Nastavenia", tlačidlo ho zatvorí. Ak ste v nastaveniach vykonali nejaké záznamy, presunie vás to do posledného dialógového okna nastavení spoločnosti. Stlačením tlačidla zatvoríte dialógové okno a zrušíte tak všetky opravy, ktoré ste vykonali v nastaveniach spoločnosti.

Tu sa zaznamenávajú hlavné údaje týkajúce sa právnych predpisov:

Stav právnych predpisov

Tieto údaje sú pevné, nemenné a nastavujete ich pri zakladaní spoločnosti v systéme Flexi,

Typ organizácie

Tieto údaje sú pevné, nemenné a nastavujete ich pri zakladaní spoločnosti v systéme Flexi; hodnoty:

Domáca mena

Predvolená hodnota pre českú verziu je CZK, pre slovenskú verziu EUR, túto menu môžete zmeniť pomocou ikony vpravo.

Duálna mena

Využijete ju, ak ste povinní na dokladoch zadávať hodnoty v dvoch menách; pre Českú republiku sa táto funkcia použije v prípade prechodu na EUR; menu môžete vybrať pomocou ikony vpravo.

Výmenný kurz duálnej meny

Zadáte vládou určený výmenný kurz duálnej meny

Tlačidlo "Sadzby DPH"

Stlačením tlačidla otvoríte číselník sadzieb DPH - ide o zoznam všetkých sadzieb DPH vybranej krajiny (platných aj neplatných). Príslušná sadzba sa vyberá podľa dátumu dokladu; číselník je prístupný po prihlásení do aplikácie v ponuke Nástroje - Číselníky - Sadzby DPH.

Platca DPH

Pomocou zaškrtávacieho políčka označte, či ste alebo nie ste platiteľom DPH. V predvolenom nastavení je toto pole nastavené na hodnotu ÁNO. Má vplyv na prijaté a vydané faktúry.

Osobitný režim jedného správneho miesta

Začiarknite, ak je váš podnik zaregistrovaný v osobitnom systéme jednotného kontaktného miesta.

Obmedziť výber vnútroštátnej DPH

Osobitná úprava DPH (Osobitná úprava DPH)

Toto pole je určené len pre spoločnosti so slovenskou legislatívou alebo registrované pre DPH na Slovensku.Pomocou zaškrtávacieho políčka označte, či je spoločnosť registrovaná pre osobitný režim DPH alebo nie. Podľa hodnoty poľa sa na vytvorených dokladoch vyplní rovnaké pole.

prepínače Fyzická osoba - Právnická osoba

Hodnota je dôležitá pre tlač daňového priznania k DPH. Pomocou prepínača ÁNO/NIE vyberte, či je spoločnosť fyzickou alebo právnickou osobou.

Právna forma účtovnej jednotky

Toto pole sa prepíše v tlačových zostavách. Pomocou tlačidla vyberte právnu formu účtovnej jednotky z rozbaľovacieho zoznamu.

Ak ide o právnickú osobu, je možné vybrať tieto hodnoty:

Ak ide o fyzickú osobu, máte tieto možnosti:

Poznámka: ak v zozname nenájdete správnu hodnotu, môžete pole vyplniť ručne.

Prevažujúca činnosť (kód NACE)

Zadajte šesťmiestny kód vašej prevládajúcej činnosti. Tento kódex a jeho formát nájdete na webovej stránke Ministerstva financií Českej republiky.

Vyplnenie tohto kódu je nevyhnutné pre úspešné elektronické podanie dokumentov prostredníctvom daňového portálu českej daňovej správy.

Príklad kódu CZ-NACE 692 (Účtovné a audítorské činnosti) zadajte ako 692000

Poznámka: Kód zadávajte vždy bez bodiek.

Jazyk 1, Jazyk 2, Jazyk 3, Jazyk 4

V niektorých prípadoch, keď je položka označená tlačidlom "+" (napr. v cenníku), sa pri prepnutí na tlačidlo "-" otvoria ďalšie textové riadky na napísanie tohto textu vo viacerých jazykoch. Tu pomocou tlačidla rozbaľovacieho zoznamu vyberte, v ktorých jazykoch a v akom poradí budú názvy týchto položiek. Ak chcete používať napríklad len 3 jazyky, vyberte neaktívny jazyk v poli Jazyk 4. Potom sa zobrazia iba 3 jazyky.

Pokračujte vo vypĺňaní dialógového okna "Nastavenia" výberom ďalšej karty.

Ak je toto dialógové okno súčasťou "Sprievodcu nastavením firmy", tlačidlo vás presunie na ďalšie dialógové okno sprievodcu a zároveň sa čiastočne uložia vykonané záznamy. Toto tlačidlo vás tiež presunie na ďalšie dialógové okno sprievodcu, ale zruší všetky nastavenia spoločnosti.

Ak ste vybrali priamo iba dialógové okno "Nastavenia", tlačidlo ho zatvorí. Ak ste v nastaveniach vykonali nejaké záznamy, presunie vás to do posledného dialógového okna nastavení spoločnosti. Stlačením tlačidla zatvoríte dialógové okno a zrušíte tak všetky opravy, ktoré ste vykonali v nastaveniach spoločnosti.

Táto karta sa zaoberá nastaveniami týkajúcimi sa jednotlivých účtovných modulov. Tie sa vyberajú v nasledujúcich čiastkových kartách:

Ak je toto dialógové okno súčasťou "Sprievodcu nastavením spoločnosti", tlačidlo vás presunie na ďalšie dialógové okno sprievodcu a zároveň uloží vykonané položky. Toto tlačidlo vás tiež presunie do ďalšieho dialógového okna sprievodcu, ale zruší vyplnenie všetkých nastavení spoločnosti.

Ak ste vybrali priamo iba dialógové okno "Nastavenia", tlačidlo ho zatvorí. Ak ste v nastaveniach vykonali nejaké záznamy, presunie vás to do posledného dialógového okna nastavení spoločnosti. Stlačením tlačidla zatvoríte dialógové okno a zrušíte tak všetky opravy, ktoré ste vykonali v nastaveniach spoločnosti.

Ak chcete pokračovať vo vypĺňaní dialógového okna "Nastavenia", vyberte ďalšiu kartu v hornej časti dialógového okna.

Kontrola spoločností a účtov pri vytváraní dokumentu

Ak začiarknete tento príznak, budete upozornení, ak účet vášho obchodného partnera nie je zaregistrovaný.

Ak prijatá faktúra obsahuje sumu DPH, hoci obchodný partner nie je platiteľom dane, budete opäť upozornení.

Toto upozornenie a kontrolu možno vypnúť zrušením začiarknutia príznaku

Metóda oceňovania zásob

Metódu oceňovania zásob je možné zmeniť len v prípade, že ste si zakúpili licenciu "Business". Je predvolene nastavená

Metóda priemernej ceny

Pri tejto metóde program vždy po každom prijatí prepočíta priemernú cenu zásob podľa nasledujúceho vzorca:

Spolu = zásoba v MJ a v mene (napr. 10 ks po 25,- Kč = 250,-
)+ Prírastok = prírastok zásoby v MJ a v mene (napr. 10 ks po 30,- Kč = 300,-)
Celková zásoba, t. j. zásoba po príjme (spolu 20 ks v celkovej cene 550,-)
​
​
Priemerná skladová cena za MJ = 27,50 (cena 550,- / 20 ks)
Za túto cenu bude tovar alebo materiál vydaný do ďalšieho príjmu

Ak ste si zakúpili licenciu "Business", môžete vybrať licenciu "Business" pomocou prepínača = YES = NO

Skratka FIFO znamená "First in, first out" (prvý dnu, prvý von). V praxi to znamená, že tovar sa vydáva v poradí, v akom bol prijatý do skladu, za skutočné nákupné ceny. Preto sa ponúka najstarší tovar.

Výnimkou je použitie šarže a dátumu exspirácie (podľa dátumu exspirácie sa mení poradie vydávania, t. j. systém vydá skôr tovar, ktorý bol prijatý neskôr, ale exspiruje skôr).

Umožniť generovanie žiadostí o výdaj

To vám umožní fakturovať tovar, ktorý ešte nie je na sklade, bez toho, aby ste museli zapnúť negatívny stav zásob.

Takto nemôžete fakturovať tovar so záznamami sériových čísel, ani s dátumami šarží a exspirácie.

Ak fakturujete tovar, ktorý nemáte na sklade (alebo ho máte menej, ako chcete fakturovať), program vás na to upozorní. Ak súhlasíte, vystaví faktúru na požadované množstvo a sumu a vždy vytvorí expedičný list. Skladový doklad bude mať v poli "Stav dokladu" nastavenú hodnotu "Vygenerované z faktúry - neúplné".

Fakturované množstvo sa bude vždy ukladať do položiek skladového dokladu do novo pridaného stĺpca "Požiadavka MJ". Ak fakturovaný tovar v plnom rozsahu nie je na sklade (systém nerieši čiastočné vyskladnenie), v stĺpci "Množstvo/výdaj MJ" sa nastaví hodnota 0,00.

V skladových dokladoch sa pod tlačidlom nachádza nová možnosť "Aktualizovať požiadavky na výdaj". Ak máte tovar na sklade, použite túto možnosť na vymazanie expedície s nulovým množstvom - tovar sa odstráni a stav dokladu (expedície) sa zmení na "Vygenerované z faktúry". V položkách skladového dokladu sa v stĺpci "Množstvo/Vydané MJ" vyplní skutočne vyskladnené množstvo. Hodnota polí "Požiadavka MJ" a "Množstvo/výstup MJ" bude rovnaká.

Nevyskladnený fakturovaný tovar je možné jednoducho vyhľadať vo voľbe "Skladové pohyby - prehľad" pomocou filtra Typ pohybu rovný "Výdaj", Požiadavka MJ rovná sa "Nevyskladnený", Množstvo rovné "0".

Pri príjme aktualizujte nákupnú cenu v cenníku

Štandardne systém ponecháva nákupnú cenu nastavenú užívateľom, preto je príznak štandardne nezaškrtnutý; odporúčame mať príznak zaškrtnutý (pri každom nákupe sa aktualizuje nákupná cena v cenníku, viď menu Položka - Cenník - záložky Rozšírené a Dodávatelia - pole Nákupná cena); využijete napr. pri vytváraní príjemky na inú cenu, čím sa automaticky opraví hodnota v poli Nákupná cena).

Série dokladov pre sklad

Ide o ďalšiu možnosť pridania radu dokladov pre sklad; ďalšia možnosť je cez ponuku Tovar - Rad dokladov - Príjemky/výdajky.

Zoznam skladov

Ide o ďalšiu možnosť pridania radu dokladov; ďalšia možnosť je cez ponuku Tovar - Zoznam skladov,

Výber typu nových dokumentov

Vyberiete, ako sa má systém správať pri vytváraní nového dokumentu; polia nemusíte vypĺňať, pretože existuje možnosť ručne zmeniť typ dokumentu.

Ponúkané hodnoty sú:

Odosielanie údajov zo skladu do účtovníctva

Zrušením začiarknutia políčka sa prepne do režimu B. V tomto nastavení musíte začať používať typy skladových dokladov, ktoré nie sú účtovné. Máme aj návod na použitie.

Sprievodca nastavením spoločnosti - Nastavenie spoločnosti 2/2