ABRA

Flexi ermöglicht eine erweiterte Benutzerverwaltung. Neben dem normalen Benutzer, der die Abrechnungsagenda bearbeitet, ist es möglich, mit dem System in einem eingeschränkten Modus zu arbeiten, z. B. nur lesend oder als Programmierer über die REST-API-Schnittstelle. Wie kann man also einfach einen Benutzer hinzufügen und seine Rolle richtig einrichten?

Bearbeiten über Client (Desktop)-Anwendung
​

Der Zugriff auf die Benutzerverwaltung über die Client-Anwendung ermöglicht es Ihnen, Änderungen an den Benutzereinstellungen für eine bestimmte Firma

(Abrechnungseinheit) vorzunehmen.

Liste der Benutzer
​

Die Liste der Benutzer finden Sie im Menü Extras - Personen und Benutzer

. Wenn Sie auf diesen Datensatz klicken, öffnet sich eine Liste mit allen Benutzern, die in der Firma (Abrechnungseinheit) registriert sind. Als Hauptadministrator können Sie Änderungen an der Liste vornehmen und Berechtigungen für Benutzer festlegen.

Wie lege ich einen neuen Benutzer an?
​

Wenn Sie einem neuen Benutzer Zugriff gewähren müssen, tragen Sie den Benutzer zunächst in die Benutzerliste unter Extras - Personen und Benutzer ein und öffnen einen neuen Datensatz mit der Schaltfläche Neu

. Geben Sie für jeden Benutzer einen Anmeldenamen und ein Passwort ein. Wählen Sie eine Rolle, die festlegt, auf welche Datensätze der Benutzer Zugriff hat und welche Aktionen er durchführen kann.

Das letzte, was Sie ausfüllen müssen, ist der Benutzertyp. Es gibt drei verschiedene Arten von Benutzern in ABRA Flexi (Normal, REST-API und Read Only). Für normale und REST-API-Benutzer müssen Sie den entsprechenden Zugang erworben haben. Nur lesende Benutzer sind in unbegrenzter Anzahl kostenlos.

Normaler Benutzer (zieht kostenpflichtigen Zugang)
​

Ein Normaler Benutzer ist ein normaler ABRA-Flexi-Benutzer, dessen Hauptmerkmal darin besteht, dass er das Recht hat, zu schreiben und Änderungen vorzunehmen. Er kann sich in der Desktop-Anwendung und in der Web-Oberfläche anmelden. Jeder normale Benutzer verbraucht einen gekauften Zugang aus der Lizenz.

Hinweis: Hauptlizenzverwalter

In jeder Lizenz muss ein Master-Administrator angelegt werden, er wird immer automatisch als erster Benutzer angelegt, wenn die Lizenz aktiviert wird. Dieser Benutzer hat neben dem Typ NORMAL und der Rolle ADMIN alle aktiven Serverrechte

, sowie das Recht, Dokumente zu sperren und das Recht, Benutzer aus einer anderen Firma hinzuzufügen. Mit diesen Rechten können Sie dann neue Firmen anlegen, Benutzerzugriffe verwalten usw. Vergessen Sie also, falls gewünscht, auch diese wichtigen Serverrechte nicht.

REST-API-Benutzer (zieht kostenpflichtigen API-Zugang)
​

Dies ist ein spezieller (virtueller) Benutzer, der den REST-API-Zugriff verwendet. Dieser Benutzer kann sich weder bei der Desktop-Anwendung noch bei der Weboberfläche anmelden. Sie dient zur Authentifizierung von Datentransfers im Hintergrund der Anwendung, z. B. bei der Anbindung von Flexi an ein externes System (E-Shop, CRM, internes System, etc.).

In der Praxis sehen wir, dass Programmierer für einen solchen Benutzer einen typischen Benutzernamen wählen, z. B. einfach "eshop" bei der Anbindung eines E-Shops. Stellen Sie den Benutzertyp auf REST-API ein. Durch Ausfüllen des Feldes Benutzerrolle schränken Sie den Zugriff des Benutzers auf Datensätze in ABRA Flexi ein.

Nur-Lese-Benutzer (zieht keinen Zugriff, er ist frei)
​

Ein Read-Only-Benutzer erlaubt den Zugriff auf ABRA Flexi sowohl über die Desktop-Anwendung als auch über das Web-Interface. Dieser Benutzer kann jedoch, wie der Name schon sagt, nur lesen. Er/sie darf keine Daten schreiben. Sie können eine unbegrenzte Anzahl solcher Benutzer in ABRA Flexi haben. Es wird keine Lizenz verbraucht. Der Benutzertyp Schreibgeschützt eignet sich z. B. für einen Geschäftsführer, der den Überblick über die Entwicklung seiner Firma behalten, aber nicht in die Buchhaltung schreiben muss. Setzen Sie also den Benutzertyp auf "Nur Lesen" und die Benutzerrolle auf "Nur Lesen".

Hinzufügen eines Benutzers aus einer anderen Firma
​

Wenn Sie einen neu angelegten Benutzer zu einer anderen Firma hinzufügen müssen, die Sie in ABRA Flexi abrechnen, melden Sie sich einfach bei der entsprechenden Firma an, auf die der Mitarbeiter Zugriff haben soll. Wählen Sie wiederum das Modul Werkzeuge - Personen und Benutzer und klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer aus anderer Firma hinzufügen

.

Es wird eine Liste aller Benutzer angezeigt, die Zugriff auf Ihr ABRA Flexi haben, und Sie wählen denjenigen aus, den Sie zu der aktuell geöffneten Firma hinzufügen möchten. Wenn Sie möchten, dass der Benutzer Zugriff auf alle eingerichteten Firmen hat, markieren Sie einfach das Serverrecht Zugriff auf alle Firmen.

Entfernen eines Benutzers
​

Wenn der Benutzer aktiv in ABRA Flexi gearbeitet hat, wurde sein Benutzername mit den Datensätzen in der Datenbank verknüpft und daher ist es nicht möglich, ihn einfach durch Ankreuzen seines Namens und Klicken auf die Schaltfläche Löschen zu löschen.

Für einen solchen Benutzer müssen Sie den Benutzertyp auf "Nur Lesen" und die Benutzerrolle auf "GESPERRT: Inaktiver Benutzer" setzen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich der Benutzer nicht mehr bei ABRA Flexi oder der ausgewählten Firma anmelden kann. Außerdem ist es sinnvoll, einen solchen Benutzer auf der Registerkarte "Administration" auf ein Jahr nach Ende der Zusammenarbeit zu beschränken, damit er in der Folgezeit nicht mehr in der Benutzerliste erscheint. Wenn Sie z. B. einen Benutzer auf das Jahr 2017 beschränken, wird er im Abrechnungszeitraum 2018 nicht mehr in der Benutzerliste erscheinen. Sie können Benutzer auch firmenübergreifend über die Weboberfläche sperren, siehe unten.

Bearbeiten über Webinterface
​

Der Zugriff auf die Benutzerverwaltung über die Weboberfläche ermöglicht Ihnen die Bearbeitung aller eingerichteten Unternehmen und bietet eine übersichtliche Bestandsaufnahme aller eingerichteten Benutzer und ihrer Attribute. Sie können die Art des Benutzers auswählen (NORMAL, READ ONLY, REST-API) oder ihn einfach sperren. Die Weboberfläche rufen Sie auf, indem Sie die Adresse des Servers, auf dem Ihr Flexi läuft, in den Webbrowser eingeben. Die Serveradresse finden Sie (bei Cloud-Betrieb) auf Ihrem Kundenlink (in der Anwendung über die Option Hilfe - Mein Flexi), bei Ihrem IT-Administrator oder wieder direkt in der Anwendung unter Hilfe - Über - Anwendungsdetails - Zentrale Serveradresse

.

Beachten Sie auch, dass Sie volle Administratorrechte benötigen, um solche Änderungen vorzunehmen.

Wählen Sie zunächst Ihren Benutzernamen in der oberen rechten Ecke, gefolgt von Systemeinstellungen

.

Danach können Sie mit der Bearbeitung des Benutzerzugriffs in der Option " Benutzer" beginnen:
​

Nachdem Sie den zu bearbeitenden Benutzer ausgewählt haben, erscheint ein Bearbeitungsformular:
​