Fortgeschrittener automatischer Abgleich von Zahlungseingängen
Das Pairing kann keine anderen Zahlungen als eingehende Zahlungen koppeln, d.h. es kann nur solche mit der Bewegungsart "Empfangen" koppeln.
Für wen ist es geeignet?
Der automatische Abgleich eignet sich für alle, die regelmäßig Rechnungen ausstellen und feststellen, dass Kunden andere Beträge als die in Rechnung gestellten oder unter einem anderen variablen Symbol zahlen.
Beispiele hierfür sind Telekommunikations- oder Internetdienstleister.
Der automatische Abgleich funktioniert nur bei Rechnungen und Zahlungen in Landeswährung.
In welchen Modulen können Zahlungen automatisch abgeglichen werden?
Das Pairing kann in den Modulen Bank und Kassierer verwendet werden.
Was passiert, wenn der automatische Abgleich im Programm durchgeführt wird?
Wenn der automatische Abgleich gestartet wird, sucht das System nach allen nicht abgeglichenen, nicht priorisierten Quittungen, die nicht Null sind. Wenn jemand eine Ausgabe mit einem negativen Wert in das Programm eingibt, koppelt das Programm diesen Beleg nicht automatisch. Die abzugleichenden Dokumente dürfen nicht gesperrt sein, oder bei einem Abgleich mit der Benutzerrolle Buchhalter können die Dokumente in einem bestimmten Zustand gesperrt sein: Ausgesperrt von Accountant.
Und gegen Quittungen aus der Kasse oder von der Bank sucht das System nach übereinstimmenden Dokumenten in ausgestellten Rechnungen und anderen Forderungen.
5 Schritte, die das Programm während des Abgleichs durchführt:
Es beginnt mit dem Abgleich der variablen Zahlungssymbole mit den EAN-Codes (Kundennummern) im Adressbuch. Wird ein passender Code gefunden, werden die ausstehenden Rechnungen, beginnend mit der ältesten, immer zusammengeführt.
Es vergleicht das variable Zahlungssymbol mit den internen Rechnungsnummern und, falls gefunden, mit der ältesten
vergleicht das variable Symbol der Zahlung mit den variablen Symbolen der Rechnungen und bildet, falls gefunden, Paare
die Kontonummer des Absenders der erhaltenen Zahlung mit den Kontonummern im Adressbuch vergleichen
Wenn keines der oben genannten Kriterien erfüllt ist, erstellen Sie eine Überzahlung gemäß den Einstellungen für die Überzahlung ausbaggern oder stellen Sie eine DDD aus.
Nach der Paarung der Dokumente wird die Zahlung in der Bank (oder in der Registrierkasse) in so viele Zeilen aufgeteilt, wie Rechnungen damit bezahlt wurden (so gibt es kein Problem in der Bilanz, dass die gepaarten Rechnungen z.B. eine ausgestellte Rechnung und eine Vorschussrechnung waren).
Nach der Paarung wird für jeden gepaarten Bankbeleg (Bargeld) das Feld "Wie bezahlt" angezeigt, je nachdem, nach welchen Kriterien der Beleg gepaart wurde - ob nach VS, Kundennummer oder Kontonummer. Im Feld "Vermerk" wird eine Meldung angezeigt, dass es sich um eine geteilte Zahlung handelt (mit dem ursprünglichen Betrag), und im Feld "Beschreibung" wird die interne Nummer des bezahlten Belegs angegeben. In den Links können wir auch alle Dokumente finden, die durch die Zahlung bezahlt wurden.
In den Firmeneinstellungen(Module -> Verkauf -> Belegarten für automatische Generierung) muss die Belegart für die automatische Generierung von ausgestellten Vorschüssen (BACKUP) eingestellt werden.
Um die Eindeutigkeit zu gewährleisten, ist es notwendig, vor der Verwendung des automatischen Abgleichs die Kundennummern (EAN) so einzustellen, dass sie z. B. kürzer oder länger als die variablen Symbole sind, und die Belegserien von Rechnungen und Bankbelegen (Bargeld) so einzustellen, dass sie z. B. einen Buchstaben oder einen Bindestrich enthalten.
Wie erfolgt der automatische Abgleich?
Dies ist ein zusätzlicher Service, der bei der Verkaufsabteilung bestellt werden muss, die ihn zu Ihrer Lizenz hinzufügt.
6 Parameter zum Einrichten des automatischen Abgleichs:
Der erste Parameter, den Sie festlegen müssen, ist der Betrag der abziehbaren Überzahlungen, d. h. der Betrag, bis zu dem Sie die Überzahlungen nicht zurückerstatten oder für weitere Zahlungen verwenden werden.
Der zweite Parameter bestimmt die Höhe der Gepäckrückstände, die Sie von den Kunden nicht zurückfordern können.
Der dritte Parameter legt die Art des Dokuments fest, das für die Überzahlungen herangezogen wird. Der Parameter enthält immer die Abkürzung für die Art der sonstigen Verbindlichkeiten.
der vierte Parameter legt die Art des Belegs für die Buchung von abbuchbaren Zahlungsrückständen fest. Es wird immer die Abkürzung des internen Belegs eingetragen.
der fünfte Parameter gibt das Trennzeichen für die Zahlungsaufteilung an, z.B. #, nachdem die Belege gepaart sind und die Zahlungsaufteilung in der Bank, ändert sich die interne Nummer z.B. von der ursprünglichen B+0001/2017 zu B+0001/2017 für die erste bezahlte Rechnung und B+0001/2017#02.
Der sechste Parameter gibt die Anzahl der Positionen nach dem Trennzeichen aus dem fünften Parameter an. Bei der Einstellung dieses Parameters ist zu beachten, dass die interne Nummer auch mit dem Trennzeichen und der Anzahl der Nachkommastellen maximal 20 Zeichen lang sein darf. Daher sollte die Dokumentenserie nicht zu lang gewählt werden.
Die ersten beiden Parameter sind nicht obligatorisch, die anderen vier schon! Auch wenn Sie keine trivialen Über- und Unterzahlungen einrichten wollen, müssen Sie Belegarten für diese einrichten.
Wenn wir uns also darüber im Klaren sind, welche Werte wir in die Parameter eingeben wollen, erstellen wir eine xml-Datei, z. B. wie folgt:
<winstrom version="1.0"> <parameter> <paramK>paramCastkaOverpaymentDrgn</paramK><wert>25.0</wert> </parameter><paramK>paramCastkaUnderpaymentDrgn</paramK><wert>15.0</value></parameter> <parameter><paramK>paramParameterBereitgestellteSchadensartBelegeDrgn</paramK><value>NON-CHECKED-ACCEPTED</parameter/value> </parameter> <parameter><paramK>paramParovaniUhradTypDoklNon-feeDrgn</paramK><value>COST OUTPUT</paramK/value> </parameter> <parameter><paramK>paramParameterParovaniUhradReducingPrefixDrgn</paramK><value>#</value> </parameter> <parameter> <paramK>ParameterParovaniUhradPocetCislicDeleniDrgn</paramK> <wert>2</wert> </parameter></winstrom>
Wir importieren das so erstellte XML in Flexi (Werkzeuge -> Import -> Import aus XML), das wir dann aus- und wieder einschalten. Die XML-Datei muss in UTF-8 kodiert sein.
Was geschieht mit Überzahlungen, die höher als geringfügig sind?
Wenn die Überzahlung höher ist als der erstattungsfähige Betrag, erstellt das Programm automatisch eine Vorschussrechnung und einen Steuervorauszahlungsbeleg für die erhaltene Zahlung.
Wenn die Rechnung das nächste Mal an den Kunden ausgestellt wird, müssen Sie sie in den Abschnitt "Abzug" des TDS eintragen. Wenn Rechnungen über die API ausgestellt werden, müssen Sie den GST-Abzug aktivieren, siehe Anleitung.
Es ist auch möglich, den Vorsteuerabzug über die API zu automatisieren (siehe Link oben). Dazu müssen Sie die Option "Automatischen Vorsteuerabzug für Dokumente dieses Typs zulassen" im Verkaufsmodul - Dokumenttypen - Arten von ausgestellten Rechnungen nach Anklicken des Dokumenttyps für die Mehrwertsteuer auf der Registerkarte "Verwalten" aktivieren.
Die Belegarten für Vorschussrechnungen und ZDD müssen im Modul Firma - Einstellungen - Module - Verkauf - Belegarten für automatischen Betrieb eingestellt werden.
Ist es möglich, einen Teil der Zahlung z. B. manuell zu koppeln und dann eine spezielle Kopplung durchzuführen, um einen ZDD für den Rest der Zahlung zu erstellen?
Das geht nicht. Der spezielle Abgleich verwendet einen anderen Abgleichsmechanismus als die anderen Abgleichsarten in Flexi, weshalb nicht zwei Mechanismen für dieselbe Zahlung verwendet werden können. Die einzige Möglichkeit, in diesem Fall vorzugehen, wäre, die Zahlung in mehrere Zeilen aufzuteilen, und dann wäre es möglich, einen Teil davon z. B. manuell zu bezahlen und dann einen speziellen Abgleich über den restlichen Betrag (eine separate Zeile in der Bank) durchzuführen, wobei bereits automatisch ein ZDD ausgestellt würde.
API-Aufruf-Befehl:
in der Bank: POST/PUT c/company/bank/automatic-parovani-pokrocile.xmlin der
Kasse: POST/PUT c/company/cashier-movement/automatic-parovani-pokrocile.xml
Der Preis für dieses Modul beträgt 9 950 CZK ohne MwSt. (bei Kauf) oder 595,-/Monat. Ohne MwSt. (im Falle der Vermietung). Darüber hinaus ist eine erste Beratung und Einrichtung zu einem Preis von 1 500 CZK (ohne MwSt.) erforderlich (bei einem oder zwei Unternehmen ca. 1 - 2 Stunden).
Wenn Sie an diesem Modul interessiert sind, wenden Sie sich bitte an unsere Verkaufsabteilung
: 371 124 340 (8:00 - 17:00
) obchodflexi@abra.eu