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ABRA Flexi unterstützt den Import von im Microsoft Excel (XLS)-Format gespeicherten Daten für die aufgeführten Formulare. Auf diese Weise können Sie Daten importieren, die aus einem anderen Programm exportiert wurden, oder Daten, die Sie selbst erstellt haben.

Das Dokument (XLS) muss in Microsoft Excel 97 oder höher gespeichert sein. Ältere Versionen dieses Formats werden nicht unterstützt. Wenn Sie aus einer älteren Version des XLS-Formats importieren möchten, müssen Sie es zunächst in Microsoft Excel oder OpenOffice.org Calc öffnen und in einer neueren Version speichern.

Fehlerbehebung bei nicht unterstützten Formaten

Die eigentlichen Daten des zu importierenden Dokuments müssen auf dem ersten Blatt der Tabelle gespeichert werden, wobei jede Spalte der Tabelle einer Spalte in der Programmtabelle entspricht. Die erste Zeile der Tabelle sollte keine Spaltenüberschriften enthalten.

Nach der Anmeldung in der Anwendung finden Sie im Menü "Extras" unter der Option "Import" den Punkt "Import aus Excel". Wenn Sie diesen Punkt bestätigen, erscheint der Dialog "Import aus Excel".

Hier können Sie über die Schaltfläche die zu importierende Position (Firmenadressen, Preisliste, Lagerkarten, Kontenplan, Anlagen, sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten

) aus der Auswahlliste auswählen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche "OK" erhalten Sie einen Dialog zur Auswahl der Spalten, in die die Daten importiert werden sollen. Im Beispiel wird der Dialog zur Auswahl der Spalten der Firmenadressen verwendet.

Im rechten Teil der Tabelle "Ausgewählte Felder" sind die Elemente, die importiert werden müssen, immer voreingestellt.

Verwenden Sie die Schaltflächen (oder doppelklicken Sie), um die Elemente, die Sie aus der Microsoft Excel-Datei importieren möchten, von der linken Liste "Verfügbare Felder" in die rechte Liste "Ausgewählte Felder" zu übertragen. Verwenden Sie die Schaltflächen, um die Liste an die Reihenfolge der Spalten im Microsoft Excel-Dokument anzupassen.

Beispiel

: Sie haben ein Microsoft Excel-Dokument (XLS), das Firmenadressen enthält, und möchten diese importieren. Im Dokument befinden sich Spalten in der Reihenfolge "Kürzel, Name, Steuernummer, Steuer-ID, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon". Wenn Sie alles korrekt importieren wollen, entfernen Sie in Microsoft Excel alle Spaltenüberschriften und wählen in diesem Spaltenauswahldialog für den Import rechts im Bereich "Ausgewählte Felder" die gleichen Spalten aus und bearbeiten sie in der gleichen Reihenfolge, wie sie im Dokument stehen.

Nach der Auswahl der importierten Spalten und dem Bestätigen des Dialogs werden Sie über die Eigenschaften informiert, die die importierten Spalten erfüllen müssen.

So wird z. B. eine maximale Stringlänge angegeben, und in bestimmten Spalten ist genau festgelegt, was in die Spalte geschrieben werden muss, damit der Import korrekt funktioniert. Nach dem Bestätigen des Dialogs werden Sie nach der Datei gefragt, aus der die Daten importiert werden sollen. Anschließend werden die Daten importiert und Sie werden im Abschlussdialog über das Ergebnis des Imports informiert.

Wenn die Daten in einem schlechten Format vorliegen

, das den Import nicht unterstützt, wird ein Dialogfeld mit der Meldung angezeigt, dass die Datei nicht geladen werden konnte, und Sie werden gefragt, ob Sie Hilfe für das Problem wünschen. Nach dem Bestätigen erhalten Sie Hinweise, was Sie ändern sollten.

Wenn eine Spalte nicht mit den angegebenen Eigenschaften übereinstimmt

, schlägt der Import fehl und Sie erhalten eine Meldung, in welcher Zeile und welcher Spalte das Problem aufgetreten ist.

Nach der Anmeldung in der Anwendung erscheint im Menü "Buchhaltung - Sonstige Forderungen" unter der Option "Import aus Excel" das Fenster "Zu importierende Spalten auswählen". Die Reihenfolge der Spalten muss mit der Reihenfolge in der Excel-Datei übereinstimmen.

Beispiel für eine mögliche Spaltenauswahl

:

Im Programm werden die importierten Dateien wie folgt angezeigt:

Weitere Informationen zum Importieren aus Excel finden Sie auch in unseren Tutorials

.