Vzhľadom na to, že doklady vytvorené programom ABRA Flexi možno odosielať elektronicky, musí tento program vedieť dokumenty:

Elektronický podpis predstavuje elektronické identifikačné údaje autora (odosielateľa) elektronického dokumentu, ktoré sú k dokumentu pripojené.

Rovnako ako je možné nechať overiť bežný písaný podpis, existuje možnosť overenia aj pri podpise elektronickom. Túto funkciu zabezpečujú certifikačné autority. Na Slovensku je takýmto subjektom napríklad Slovenská pošta. Certifikačná autorita vydáva certifikáty, garantuje totožnosť ich majiteľa a pravdivosť uvedených údajov.

Pre fungovanie elektronického podpisu sa vždy generujú dva druhy kľúčov.

Verejný kľúč možno chápať ako kľúč firmy, aj keď môže patriť aj jedinej fyzickej osobe.

Majiteľ ho voľne zverejňuje a ktokoľvek, komu je tento kľúč sprístupnený, si s jeho pomocou môže dešifrovať jemu určené správy.

Súkromný kľúč má každý používateľ uchovávať v tajnosti.

Práve na základe tohto súkromného kľúča dochádza k zašifrovaniu správy a spätne možno zistiť skutočného vlastníka elektronického podpisu. Dá sa povedať, že ide o obdobu občianskeho preukazu.

Oba kľúče sú spolu matematicky zviazané. Možno si ich predstaviť ako dve veľmi vysoké čísla.

Aby bolo šifrovanie účinné, nesmie byť známy postup, pomocou ktorého by bolo možné z verejného kľúča vypočítať kľúč tajný, a to ani pri použití veľmi výkonných počítačov.

Z praktických dôvodov sa namiesto celého dokumentu šifruje iba jeho hash — teda akási digitálna obdoba odtlačku prstov dokumentu.

Pri vytváraní hashu na šifrovacie účely sa používajú také algoritmy, že je prakticky vylúčené zmeniť dokument tak, aby sa súčasne nezmenil aj jeho hash.

Vďaka tomu je tento spôsob elektronického podpisu veľmi bezpečný.

Ide o zoznam certifikátov elektronického podpisu, ktorý možno využívať na podpisovanie dokumentov odosielaných elektronickou poštou.

Tento zoznam otvoríte v ponuke:

Nástroje → Certifikáty

Údaje do tejto tabuľky sa vypĺňajú automaticky po vytvorení nového certifikátu.

Súčasne sa osobný certifikát uloží do zoznamu:

Nástroje → Používatelia vo firme → konkrétny používateľ → záložka Certifikáty

Na hornej lište tabuľky sa nachádza rad tlačidiel, ktorých význam je popísaný v samostatnej kapitole Ovládanie programu.

Potvrdením tlačidla „Nový" sa spustí dialóg „Sprievodca vytvorením nového certifikátu", ktorý používateľovi pomôže pridať jeho certifikát elektronického podpisu.

__________________________________________________________________

Po stlačení tlačidla Nový sa spustí sprievodca vytvorením certifikátu.

Tento sprievodca umožňuje pridať elektronický podpis.

Používateľ si musí zvoliť, kde bude certifikát uložený.

Spolu so súkromným certifikátom sa automaticky ukladá aj verejný certifikát.

Certifikát bude uložený na serveri spolu s vašimi dátami a bude sa s nimi aj zálohovať.

Zároveň bude uložený v bezpečnom úložisku a zabezpečený vaším heslom, ktorým sa prihlasujete do programu ABRA Flexi.

Vďaka tomu sa ku certifikátu môžete bezpečne dostať z akéhokoľvek počítača pripojeného k internetu. Rovnako sa k nemu dostane každý, komu svoje heslo prezradíte.

Postup:

Do tabuľky sa uloží nový záznam:

Pri tejto voľbe zostáva certifikát uložený na vašom počítači a bude prístupný iba pri práci na tomto konkrétnom zariadení.

Do tabuľky sa uloží:

Pri každom podpise sa certifikát znovu načíta z počítača.

__________________________________________________________________

Ak vlastníte certifikát na podpísanie exportovaného dokumentu a chcete dokument odoslať v elektronickej podobe, po potvrdení spôsobu odoslania budete vyzvaní na výber príslušného certifikátu.

Po jeho zvolení dôjde k:

Následne sa ponúkne na odoslanie pripravená e-mailová správa s priloženým dokumentom, ktorý je vytvorený:

Potom skontrolujete, prípadne doplníte e-mailovú adresu príjemcu a správu odošlete.

Ak vlastníte certifikát na podpísanie exportovaného dokumentu a chcete odoslať dokument v elektronickej podobe, po potvrdení spôsobu odoslania budete opäť požiadaní o výber certifikátu.

Po jeho zvolení sa zobrazí dialóg, v ktorom nastavíte, kam chcete podpísaný dokument uložiť.

Potom už záleží na vás, akým spôsobom dokument doručíte, napríklad:

Pri každej firme, ktorú máte v adresári, je možné v samostatnej záložke evidovať certifikáty, ktoré budú použité na overenie elektronického podpisu na dokumentoch prijatých elektronickou poštou od danej firmy.

Údaje do tejto záložky sa vypĺňajú automaticky po dokončení celej akcie importu elektronického podpisu partnera.

Potvrdením tlačidla Nový sa spustí dialóg:

Pridanie certifikátu k adresáru

Pomocou tohto dialógu vykonáte import certifikátu elektronického podpisu partnera.

Certifikát sa uloží k danej firme a systém bude vedieť overiť podpis dokumentov od tohto partnera.

Po otvorení dokumentu sa dokument zobrazí.

Potvrdením tlačidla Panel podpisu v pravej hornej časti dokumentu sa otvorí alebo zavrie ľavá strana dokumentu, kde si môžete prečítať podrobnejšie údaje o platnosti podpisu.

Ak má odosielateľ napríklad:

zobrazí sa v hornej časti dokumentu hlásenie:

Najmenej jeden podpis má problémy.

Potvrdením tlačidla Overiť všetko v ľavej časti môžete podpisy overiť.

Otvorením faktúry sa spustí aplikácia ABRA Flexi.

Po prihlásení do firmy, do ktorej má byť prijatá faktúra importovaná, sa zobrazí dialóg na import faktúry z elektronického formátu ISDOC so základnými údajmi o faktúre:

Ak má odosielateľ napríklad neplatný certifikát alebo vám nezaslal svoj verejný certifikát, zobrazí sa v dialógu hlásenie:

Dokument bol podpísaný neznámou autoritou.

Ak sú údaje v poriadku a danému podpisu dôverujete, vyberte:

Potom potvrďte dialóg tlačidlom Ďalej.

Následne prebehne import faktúry do vášho účtovníctva. O dokončení budete informovaní samostatným hlásením.

Záleží na spôsobe práce:

2. Čo znamená hlásenie „Dokument bol podpísaný neznámou autoritou"?
​

Zvyčajne to znamená, že odosielateľ má neplatný certifikát alebo vám neposlal svoj verejný certifikát.