Nastavení uživatelské e-mailové šablony

Funkci uživatelských e-mailových šablon nalezneme v menu Nástroje - Uživatelské mailové šablony.

Formulář obsahuje seznam všech emailových šablon, , které můžete připojovat k typům dokladů (nebo aktualizaci mezd) a při odeslání se doklad pošle s textem vybrané šablony. Pokud nevyberete žádnou šablonu, použije se výchozí text. Uživatelské mailové šablony jsou dostupné pouze pro licenci Premium.

Abychom mohli šablonu použít, musíme si ji nejprve vytvořit právě v menu Nástroje - Uživatelské e-mailové šablony. Zde klikneme na tlačítko Nový a vyplníme libovolnou Zkratku a Název šablony. Pokud potřebujeme vyplnit název ve více jazycích, klikneme na tlačítko + a vyplníme cizí překlad.

Karta Šablona

Do prázdného pole Šablona poté vyplníme požadovaný text. Aby se nám údaje změnily s každým dokladem, můžeme použít tzv. Freemarker proměnné. Proměnné se uzavírají do složených závorek { }:

${application} - název aplikace, tedy “ABRA FlexiBee”

${user} - objekt uživatele, se kterým můžeme dále pracovat

${company} - Nastavení firmy

${uzivatelJmeno} - Vaše křestní jméno

${uzivatelPrijmeni} - Vaše příjmení

${titulJmenoPrijmeni} - Vaše celé jméno, včetně dosažených titulů

${nazevFirmy} - Název firmy

${object} - obecný přístup na předávaný objekt

${doklad} - doklad určený k odeslání

Pokud potřebujeme např. telefonní číslo uživatele, který e-mail posílá, použijeme proměnnou $(user), kterou zmodifikujeme na $(user.mobil). Vždy vycházíme z proměnných dané evidence server/c/firma/evidence-list. Pro pole z objektu user se jedná o evidenci “uzivatel”.

Níže se můžete podívat, jak by mohla vypadat nastavená šablona s užitím Freemarker proměnných.

Po odeslání se do proměnných doplní konkrétní hodnoty, e-mail tedy bude vypadat následovně:

Karta Použití

Na kartě použití vybereme, pro které doklady budeme chtít šablonu používat zaškrtnutím příznaku u konkrétního pole. Pokud máme jednu šablonu pro všechny typy dokladu, stačí zaškrtnout na nastavení šablony evidenci, pro kterou platí a není nutné ji definovat na typu dokladu.

Karta Texty

Pole na kartě Texty jsou pouze informační a slouží pro interní popis nebo poznámku k dané šabloně, např. pro lepší přehlednost nebo komunikaci s týmem.

Karta Nastavení

Na kartě Nastavení si zvolíme odesílatele a předmět e-mailu. Pole Odesílatel slouží pouze pro odesílání e-mailů přes SMTP server. Pokud máte v nastavení SMTP server uvedenou jinou e-mailovou adresu než v šabloně, Odesílatel nastavený na šabloně má přednost.

V předmětu e-mailu můžeme také využívat Freemarker proměnné.

Přiřazení šablony k typu dokladu

Nyní šablonu přiřadíme ke konkrétnímu typu dokladu. Typy dokladů nalezneme u každé evidence, např. Prodej - Typy dokladů - Typy vydaných faktur. Rozklikneme si příslušný typ dokladu a na záložce Texty na doklad vybereme šablonu, která se má na všech fakturách daného typu použít.

Nastavená šablona má vždy přednost před textem vyplněným v poli Text pro odesílání doklad…

Zasílání výplatních pásek s použitím šablon přes SMTP

SMTP server nastavíme podle návodu: https://podpora.flexibee.eu/cs/articles/4443833-nastaveni-smtp-serveru-v-aplikaci

Šablonu pro odesílání výplatních pásek si nastavíme stejným způsobem, jako v předchozích případech, zvolíme si tedy zkratku a název a vyplníme text šablony. V modulu mzdy bohužel prozatím nejsou dostupné Freemarker proměnné, je tedy možné vyplnit pouze čistý text.

Na záložce Použití musíme zvolit, že se týká o šablonu pro aktualizaci mezd. V případě výplatních pásek už na typu dokladu nic nastavovat nebudeme.

Do záložky Texty si nastavíme případnou poznámku a na záložce Nastavení vyplníme e-mailovou adresu odesílatele a předmět. Pokud je odesílatel jiný, než máme v nastavení SMTP serveru, bude se brát v úvahu e-mailová adresa uvedená na tomto místě.

Nyní máme nastaveno vše potřebné a můžeme odeslat výplatní pásky najednou přes SMTP. To můžeme udělat v menu Zaměstnanci - Aktualizace mezd. Zde vybereme mzdy za konkrétní měsíc jednotlivých zaměstnanců zaškrtnutím příznaku vlevo. Nejrychlejším postupem je vyfiltrovat si daný měsíc a označit všechny zaměstnance zaškrtnutím pole vlevo nahoře, viz. obrázek:

Následně klikneme na šipku viz. obrázek:

a zvolíme Odeslat (SMTP). Tím se nám odešlou pásky na e-mailové adresy, které mají zaměstnanci uvedené v Personalistice na záložce Adresa - Kontaktní.

Našli jste odpověď?