Zamykání dokladů

Firma – Zamykání období

Potřebujete uživatelům znepřístupnit nějaký modul nebo formulář? Pokud ano, použijte k tomuto účelu formulář Zamykání období. Můžete v něm i nastavit, odkdy dokdy má být daný modul uzamčen.

Zamykat doklady, příp. období může automaticky uživatel, který má přístupové právo jako "administrátor" nebo "účetní". Právo zamykat doklady lze delegovat ale i na jiné uživatele zaškrtnutím příslušného políčka v přihlašovacích údajích.

Zamykání období

Pokud máte právo zamykat doklady a období, umožní vám to tato volba, která je dostupná v nabídce "Firma" pod volbou "Zamykání období". Doklady ve vybraném období a vybraných modulech můžete zcela zamknout nebo zamknout pro všechny uživatele s výjimkou účetní. Pokud v této volbě zamknete určitý modul v určitém období, nemůžete v tom období doklady opravovat, ani do tohoto modulu přidávat žádný nový doklad.

Hlavní panel

Stiskem tlačítka či klávesové zkratky Alt+N otevřete formulář pro nový záznam.

Na horní liště formuláře je řada tlačítek, jejichž význam je popsán v samostatné kapitole "Ovládání programu".

Pro evidenci nového uzamčení klikněte na tlačítko Nový.

Zobrazí se okénko Zamykání období – Nový záznam s těmito poli:

Od - Ručně nebo pomocí tlačítka kalendáře uveďte, odkdy bude platit uzamčení.

Do - Ručně nebo pomocí tlačítka kalendáře uveďte, dokdy bude platit uzamčení.

Zámek – obsahuje tyto druhy zámků

  • Otevřeno – zámek v tomto stavu umožňuje běžně pracovat s moduly a zpracovávat doklady; upozornění: pokud měly moduly dříve nastavený zámek na hodnotu Zamknuto, nebo Zamknuto mimo účetní, nelze je pak odemknout pouhým přenastavením zámku na hodnotu Otevřeno – tímto krokem byste pouze umožnili pořizovat nové doklady do daného období a stávající doklady zůstanou ve stavu zamčeném,
  • Zamknuto mimo účetní – v tomto případě může doklady editovat pouze osoba, která má přístupové právo jako účetní,
  • Zamknuto – žádný z uživatelů nemůže vstoupit do daných modulů a editovat doklady v něm, ani vytvářet nové.

Upozornění: Na jedno období nelze uplatnit dva různé zámky a to ani v případě zvolení různý moduly. Zamknutá období se v žádném případě nesmí překrývat.

Platnost v modulech

Po nastavení zámku je nutné zaškrtat moduly, kterých se má týkat a dle kterého se budou všechny doklady tohoto modulu chovat.

Zaškrtnutím vyberete daný modul – tím se všechny doklady tohoto modulu budou chovat dle vybraného zámku. Tlačítka ve spodní části Označit vše a Odznačit vše umožňují rychlejší označení všech modulů, příp. zrušení označení všech modulů.


Při uložení zámku proběhne kontrola dokladů zamykaného období a modulu.
Zaškrtnutím tlačítka Zamykat i neúčetní doklady, zamknete i doklady neúčetní.


Pokud existuje v daném časovém výběru nezaúčtovaný doklad (v jakémkoli modulu), budete o tom informováni:

Záleží pak na vaší úvaze, zda chcete zámek uložit. Nezaúčtované doklady v modulu si může účetní s právem zamykat doklady a období odemknout a zaúčtovat.

Doklad – Zamknout/Otevřít zámek

Pokud potřebujete odemknout účetní období, nastavte pole Zámek na hodnotu Otevřeno – tím zajistíte u modulů možnost vkládat do nich nové záznamy v rámci daného období. V případě, že chcete i odemknout jednotlivé položky, přistupte na daný formulář a nad seznamem jeho položek klikněte na tlačítko Otevřít zámek.

Pokud ve volbě "Zamykání období" nic neoznačíte, v tabulkovém pohledu dokladů ve sloupci Zámek je zobrazena hodnota Otevřeno a s doklady lze běžně pracovat.

Pokud si označíte ve volbě "Zamykání období" určitý modul a k tomu vyberete zámek, v tabulkovém pohledu tohoto modulu ve sloupci "Zámek" se zobrazí hodnota zámku:

  • Zamknuto
    Pak nemůžete doklady editovat, nemůžete ani pořizovat nové doklady do uzavřeného období.
  • Zamknuto mimo účetní
    Jen účetní může doklady editovat a pořizovat nové doklady do takto označeného období.

Kdo má právo zamykat doklady a období, může pomocí dvojtlačítek Zamknout / Otevřít zámek na horní liště měnit stav jednotlivých dokladů.

Levá – větší část – slouží vždy pro rychlejší přepínání dokladu mezi Zamknout a Otevřít zámek.

Pravá – menší část s rozbalovacím seznamem – nabízí další možnosti:

  • Otevřeno - S doklady mohou všichni běžným způsobem pracovat.
  • Prohlédnuto - Jako prohlédnuté si může označit doklady účetní, pokud má doklady zkontrolovány, ale ještě je nechce označit jako Zamknuto. Doklady označené jako Prohlédnuto jsou i nadále přístupné pro běžnou práci. Pokud takový doklad edituje uživatel, který nemá právo zamykat doklady a období, pak se zámek automaticky změní z Prohlédnuto na Otevřeno. Díky této změně účetní pozná, že doklad byl upraven a je potřeba jej znovu zkontrolovat.
  • Označit doklad příznakem Prohlédnuto může pouze účetní nebo uživatel s právy administrátora.
  • Zamknuto mimo účetní - Doklad může editovat nebo mazat jen účetní.
  • Zamknuto- Doklad nemůžete editovat nebo mazat.

Úplně stejným způsobem můžete pracovat i s jednotlivými otevřenými formuláři. Tlačítko se nachází na horní liště formuláře.

Související

Našli jste odpověď?