V tomto článku naleznete návod, jak vytvořit importní soubor z Excelu pro Přijaté objednávky, který lze nahrát do webového prostředí.
Importem můžeme vkládat nové informace nebo hromadně změnit již existující účty.
Import do webového prostředí Vám oproti desktopové aplikace usnadní práci. V jednom souboru můžete totiž importovat jednotlivé doklady, ale zároveň i jejich položky.
Pro začátek bychom Vám rádi doporučili nastudovat nejprve článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní.
Přijaté objednávky
Po zvolení možnosti "Importovat z Excelu" je dobré pamatovat, jaký soubor vkládáte. Po vložení souboru v dalším kroku Flexi vytvoří přehled, kde v jednom sloupci naleznete sloupce z Excelu a ve druhém sloupce ve Flexi (tyto sloupce je nutné zkontrolovat či případně doplnit). Jestliže jste na nějaký sloupec zapomněli, pak je možné ho doplnit pomocí "Pokročilé možnosti".
Příklad importovaného souboru: objednavka-prijata-polozka.xlsx
Níže se podíváme na sloupce, které jsou standardně nadefinované (viditelné) pro přijaté objednávky.
Typ dokladu:
Textové pole, do kterého uvádíte zkratku vybraného typu přijaté objednávky
Interní číslo:
Interní číslo dané objednávky.
Datum Vystavení:
Datum vystavení, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY
Objednáno:
Datum provedení objednávky, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY
Termín:
Požadovaný termín dodávky, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY
Středisko:
Zkratka vybraného střediska
Název firmy:
Textové pole, do kterého uvádíte zkratku či název firmy.
Kód z ceníku:
Zkratka/Kód ceníkové (skladové) položky.
Název:
název importované ceníkové položky.
Sklad:
Zkratka/kód skladu, na/z který budou položky na/vyskladněny.
Měrná jednotka:
měrná jednotka importovaného množství, není povinná, pokud není uvedena čerpá se z ceníkové položky
Cena za MJ:
jednotková cena položky, není povinná.
Suma celkem:
celková hodnota dokladu
Typ sazby DPH:
Typ položky:
Veškeré vlastnosti evidence přijatých objednávek naleznete na adrese:
Ve webovém rozhraní je samozřejmě možné doplnit více sloupců pomocí nastavení vpravo dole. Nejjednodušším způsobem zjištění formátu jednotlivých polí je Export do Excelu ve formátu vhodném pro import do Flexi.
Nyní se podíváme na import souboru nových záznamů. (Jestliže chcete měnit již existující záznam doporučuji přidat sloupec s ID, který upřesní import informací).
Možnost importu nalezneme přímo v agendě přijaté objednávky ve spodní části:
Import z Excelu volíme rozšířený - tedy import včetně položek dokladů:
Import z Excelu nabízí okno pro výběr souboru případně je možné přetáhnout ze složky v PC.
Soubor Excelu bude zapsaný ve formátu:
Soubor obsahuje ukázku importu katalogové i obecné položky.
Zde rozdělená tabulka pro lepší viditelnost
Flexi nyní samo rozliší jednotlivé sloupce a určí co je doklad a co položka (prosím i přes automatizaci si vždy zkontrolujte informace a sloupce, některé sloupce nemusí být správně rozlišeny).
Nejprve proběhne zkouška importu, zda jsou údaje správně zapsané. V jednom importu je možné data měnit i tvořit.
Pokud je vše v pořádku, potvrdíme Import. Flexi nás upozorní na vytvořené nové záznamy, či změnu aktuálních nebo i na případné chyby. Pokud je vše v pořádku potvrdíme import po druhé a data se přenesou do webového rozhraní.
Po úspěšně dokončeném importu dojde k vytvoření přijatých objednávek včetně položek.
Pokud importujete bez-položkový doklad, stačí do souboru přidat sloupec Bezpol. dokl. a hodnotu TRUE.