Die
Dokumententypen innerhalb der einzelnen Module sind beim ersten Öffnen der Software bereits voreingestellt. Zur besseren Übersichtlichkeit bei der Übertragung von offenen Forderungen/Verbindlichkeiten empfiehlt es sich, in den Modulen Verkauf, Einkauf, Sonstige Forderungen und Sonstige Verbindlichkeiten neue Belegarten anzulegen, jeweils mit entsprechenden analytischen Konten.
Die neuen Dokumenttypen erlauben auch die Zuweisung neuer Dokumentreihen, so dass die internen Nummern der erfassten Dokumente mit den ursprünglichen übereinstimmen. Wenn wir Belege jedoch manuell erfassen, müssen wir vorübergehend die Option "Manuelles Überschreiben interner Belegnummern zulassen" in Firma - Einstellungen - Sonstiges aktivieren, um den Beleg unter seiner ursprünglichen Nummer registrieren zu können. Wenn wir Dokumente mit Excel importieren, sind die obligatorischen Werte "Interne Nummer" und "Dokumenttyp".
In der Belegart für unbezahlte Verbindlichkeiten
können wir auch das Bankkonto der Firma zuordnen, von dem die Verbindlichkeit bezahlt wird - das erleichtert die weitere Arbeit bei der Erstellung von Zahlungsaufträgen.
Beispiel für doppelte Buchführung:
Das Unternehmen stellt ab dem 01.01.2018 auf die Software ABRA Flexi um. Zum Ende der vorherigen Abrechnungsperiode hat das Unternehmen offene Forderungen/Verbindlichkeiten aus den Jahren 2015, 2016 und 2017. Um die unbezahlten ausgestellten Rechnungen zu erfassen, erstellen wir in Verkäufe - Belegarten - Arten von ausgestellten Rechnungen und Verkäufen eine neue Belegart mit dem Namen z.B. "VF bis 31.12.17 unbezahlt" und verwenden diese Belegart nur für die Erfassung von unbezahlten oder teilweise bezahlten ausgestellten Rechnungen, die bis zum 31.12.2017 ausgestellt wurden. Die Anzahl der auf diese Weise erstellten neuen Belegarten richtet sich nach der Anzahl der primären analytischen Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, die gemäß der Buchhaltung in der vorherigen Software verwendet wurde. Es ist auch ratsam, in der Belegart den Buchungscode mit dem analytischen Konto 395xxx einzutragen, über den die komplette buchhalterische Überleitung erfolgen soll. Ordnen Sie die neu definierte Belegserie (Verkauf - Belegserie) der Belegart "VF bis 31.12.17 unbezahlt" zu.
Für Steuerunterlagen:
In den steuerlichen Aufzeichnungen gibt es keine Konten - sie werden durch Buchungsvorschriften mit Verweis auf den entsprechenden Abschnitt des Einkommensteuergesetzes oder und mit Verweis auf die steuerliche Nichtanerkennung von Einnahmen und Ausgaben ersetzt. Deshalb wird die Buchungsvorschrift in der Regel nicht direkt in die Belegart eingetragen (es sei denn, sie ist einheitlich), sondern nur in den Kopf von Einzelbelegen oder in deren Positionen.