Při přechodu mezi účetními obdobími je potřeba provést několik kroků, aby byly do nového období správně přeneseny konečné stavy účtů a účetnictví navazovalo bez nesrovnalostí.
Inicializace nového účetního období
V každém účetním období, ve kterém jsou zadány doklady, je nutné spustit v menu Účetnictví - Inicializace následujícího účetního období.
Tento krok slouží jako malá „účetní závěrka“ – koncové stavy rozvahových účtů se přenesou jako počáteční stavy do následujícího období.
Po inicializaci se může objevit hláška:
„Na účtu 431001 neexistuje nulový zůstatek. Chcete pokračovat v uzávěrce?“
V takovém případě zvolíme „Ano“. Toto upozornění je relevantní pouze v posledním účetním roce, který uzavíráme. I v něm ale musíme inicializaci spustit, protože se při ní vygeneruje přecenění pohledávek a závazků.
Stav účtu 431
V případě, že stav účtu 431 má nenulovou hodnotu, je potřeba přeúčtovat zůstatek na účty 428 nebo 429.
Při inicializaci by stav účtu 431 měl být hodnotu 0 Kč.
Nasazení koncových stavů pomocí interních dokladů
V dalším kroku doplníme stavy zbylých účtů prostřednictvím interních dokladů. Účty pohledávek, závazků, banky, pokladny a záloh už jsou správně nastaveny z předchozích kroků.
Zbývá tedy doplnit ostatní účty.
Pro lepší přehlednost vytvoříme čtyři interní doklady:
Aktiva – na záložce Účtování a řádek DPH uvedeme spojovací účet pro hodnotu „základ Dal“.
Pasiva – na záložce Účtování a řádek DPH uvedeme spojovací účet pro hodnotu „základ MD“.
Výnosy – na záložce Účtování a řádek DPH uvedeme spojovací účet pro hodnotu „základ MD“.
Náklady – na záložce Účtování a řádek DPH uvedeme spojovací účet pro hodnotu „základ Dal“.
Do těchto dokladů zadáme všechny dosud nepoužité účty. Ke každému účtu je vhodné doplnit popis, který později usnadní orientaci.
Přecenění neuhrazených závazků a pohledávek
Pokud bylo provedeno přecenění neuhrazených dokladů v cizí měně k poslednímu dni období, znamená to, že neuhrazené doklady byli zadány s původními kurzy.
Je možné zadat neuhrazené závazky a pohledávky s kurzem k poslední dni účetního období - kurzové rozdíly se nevytvoří.