Přechází-li uživatel z jiného účetního softwaru, patrně bude potřebovat nastavit počáteční stavy účtů v ABRA Flexi.
Doporučený postup je, založit předchozí účetní období a v něm zaevidovat stavy účtů pomocí interního dokladu a následně je převést do aktuálního účetního období pomocí nástroje inicializace účetního období, aby byla zachována návaznost v účetních výkazech na minulé účetní období.
Založení předcházejícího účetního období
Agendu účetních období lze otevřít po vepsání ,,Účetní období" do řádku pro vyhledávání. Přes tlačítko ,,Nový" založíme předcházející účetní období.
Pozn. pokud teprve začínáme s účtováním dané účetní jednotky, můžeme stavy účtů zaevidovat do aktuálního účetního období a není třeba vytvářet nové úč. období.
Výhodou oproti desktopové aplikaci je, že při zadávání dokladů není nutné se přepínat mezi jednotlivými účetními obdobími a záznamy jsou do účetního období zařazena dle data jejich vystavení.
Evidence interního dokladu se stavy účtů
Do agendy interních dokladů lze vstoupit buď opět vepsáním ,,Interní doklady" do řádku pro vyhledávání, nebo přes seznam agend, kde nalezneme agendu Účetnictví.
Přes tlačítko ,,Nový" otevřeme nový záznam, kde pro každý účet vytvoříme položku tohoto interního dokladu. V položce bude evidovaná částka stavu daného účtu, samozřejmě v nulové sazbě DPH. Jako protiúčet zvolíme spojovaní účet 395.
Položky interního dokladu je také možné hromadně importovat z excelového souboru.
V případě potřeby mít ve výkazu zisků a ztráty stavy účtů pro minulé období, zaevidujeme stejným způsobem také výsledkové účty (nákladové a výnosové). V takovém případě již do interního dokladu neuvádíme stav účtu 431, jelikož bude vypočten právě rozdílem stavů výsledkových účtů.
Stavy bankovních účtů a pokladen
Aby se počáteční stavy účtů promítly v bankovní/pokladní knize, je třeba je zaevidovat jako příjem přímo do agendy banky a pokladny. Jako protiúčet se opět použije spojovací účet 395. Vytvoříme tedy vhodný předpis zaúčtování.
Stavy saldokontních účtů
Účty Odběratelé a Dodavatelé zaevidujeme také přímo v modulech přijatých a vydaných faktur. Aby bylo možné doklady spojit s budoucí úhradou, zaevidujeme veškeré neuhrazené doklady. Jako spojovací účet opět použijeme účet 395. V případě velkého množství dokladů zvolíme hromadný import z excelového souboru.
Pozn. Pokud zadáváme bankovní/pokladní a saldokontní účty přímo v modulech banky/pokladny a přijatých/vydaných faktur, již je neevidujeme jako položku interního dokladu s počátečními stavy, aby nedošlo k duplicitnímu zápisu stavu účtu.
Inicializace následujícího účetního období
Posledním nezbytným krokem je inicializace následujícího účetního období, který zajistí převod zaevidovaných stavů účtů do aktuálního účetního období. Postup pro inicializaci následujícího účetního období lze nalézt v dokumentaci pro uzavření období - ZDE.
Shrnutí
Kontrolu je možné provést v agendě Stavy účtů.
Stav účtu 395 by měl být po inicializaci následujícího účetního období nulový.
Hospodářský výsledek na účtu 431 by měl odpovídat stavu tohoto účtu v předešlém účetním softwaru.
Aktiva by se měla rovnat pasivům.