Tento článek popisuje odeslání dokladu tlačítkem s obálkou přímo z desktopové aplikace. Zpráva se otevře ve Vašem e-mailovém programu, kde ji před odesláním můžete ještě upravit.
Nutné předpoklady
Zpráva se vždy otevře ve výchozím e-mailovém programu nastaveném na Vašem počítači. Ve Flexi nelze ovlivnit, který program to bude.
Přehled podporovaných programů najdete v samostatném článku. S nastavením výchozího programu pomohou návody pro Windows a macOS.
💡 Nechcete být závislí na programu v počítači? Nastavte si vlastní SMTP server — Flexi pak e-maily odesílá samo, včetně webového rozhraní a API.
Odesílatel
Odesílatel se vyplní podle nastavení Vašeho e-mailového programu. Tuto adresu nelze ve Flexi přednastavit.
Příjemce
Jako příjemce se doplní adresa Kontaktní osoby uvedená na záložce Zodpovědná osoba v hlavičce odesílaného dokladu. Tato osoba se dotahuje z Adresáře ze záložky Kontakty u dané firmy.
Odeslání více příjemcům: vytvořte více kontaktů a na záložce Upřesnění u každého zaškrtněte, jaký typ dokladu se na něj má odesílat. Budou-li mít například dva kontakty zaškrtnuto Odesílat faktury, vloží se při odesílání faktury do e-mailu obě adresy.
Pokud kontaktní osoba vyplněná není, použije se adresa uvedená v hlavičce firmy v Adresáři.
U výplatních pásek se adresa dotahuje z Personalistiky, ze záložky Adresa → Kontaktní → E-mail.
Předmět zprávy
Do předmětu vstupuje název tiskového reportu, který je přednastaven na typu dokladu na záložce Tisk.
U standardního reportu se do předmětu doplní i interní číslo dokladu.
U uživatelského reportu vstoupí do předmětu samotný název reportu.
Je-li na typu dokladu nastaveno více reportů, použije se vždy ten naposledy přidaný.
⚠️ Předmět zprávy nelze zadat ručně — mění se pouze přejmenováním tiskové sestavy. U standardních reportů to možné není, název lze změnit jen u uživatelských reportů.
Přílohy
Do přílohy se vždy vkládá doklad ve formátu PDF. U faktur se vkládá PDF i ISDOC — vždy oba soubory a nelze to nijak ovlivnit.
Název souboru tvoří název tiskového reportu a interní číslo dokladu. Obsahuje pouze písmena a číslice, ostatní znaky jsou nahrazeny podtržítkem.
Je-li na typu dokladu zadáno více tiskových reportů, vytvoří se příloha pro každý z nich.
Pokud není zadán žádný report, vloží se standardní tiskový report.
ℹ️ Nechcete některou přílohu odesílat — typicky ISDOC? Výběr formátu ve Flexi ovlivnit nelze, ale protože se zpráva otevře ve Vašem e-mailovém programu, můžete ji tam před odesláním jednoduše smazat.
Text e-mailu
Text v těle zprávy lze přednastavit na typu dokladu, na záložce Texty na doklad v poli Text pro odesílání. Lze zadat pouze prostý text, formátování není podporováno.
Jako podpis se doplní titul, jméno a příjmení uživatele, který odeslání provádí. Údaje upravíte v menu Nástroje → Uživatelé ve firmě, pokud máte práva administrátora.
Závěrečný text Vygenerováno ekonomickým systémem ABRA Flexi se doplní vždy a nelze jej odstranit.