Základem je mít povolenou službu SMTP. Nastavení připojení k vlastnímu SMTP pomocí konfiguračního souboru naleznete v dokumentaci. Jak nastavit SMTP přímo v aplikaci naleznete zde.

V nastavení firmy (Firma -> Nastavení -> Ostatní) je nutné mít nastavené "Nastavení automatického odesílání mailů" na hodnotu Odesílat. (případně Odesílat jen na email skryté kopie)

Pro automatické odeslání je nutné na typu odběratelské smlouvy na záložce Základní nebo přímo na odběratelské smlouvě na záložce Nastavení generace zaškrtnout Automaticky posílat e-mailem klientovi.

Odesílají se pouze nově vytvořené doklady a to vždy při prvním uložení dokladu.

Při vytvoření faktury se Flexi pokusí doklad odeslat a po pokusu o odeslání se v poli Stav mailu změní hodnota na “Odesláno”.

Informace o tom, zda se email opravdu odeslal, či nikoliv, zjistíte z Vašeho SMTP serveru.

Odesílatel zprávy se vyplní podle nastavení Vašeho SMTP serveru.

Doklad se odesílá na email, který je uvedený u kontaktní osoby dané firmy (Obchodní partneři -> Adresy firem -> Kontakty) a na záložce Upřesnění jsou u tohoto kontaktu zaškrtnuty příznaky pro odesílání daných dokladů: Odesílat faktury, Odesílat objednávky atd.

V případě, že je kontaktů více, posílají se faktury na všechny kontakty.

Jestliže kontakt žádný není, posílá se na email uvedený přímo ve hlavičce firmy.

Do předmětu zprávy vstupuje název tiskového reportu, který je přednastaven na typu dokladu na záložce Tisk.

Pokud je vybrán standardní report, tak se do předmětu doplní i interní číslo dokladu.

Pokud je vybrán uživatelský report, tak do předmětu vstoupí samotný název reportu.

Pokud je na typu dokladu na záložce Tisk nastaveno více reportů, tak se do předmětu bere vždy ten poslední přidaný.

Do přílohy se vždy vkládá daný doklad ve formátu PDF. V případě faktur se vkládají soubory PDF a ISDOC. Vkládají se vždy oba soubory a nelze to nijak ovlivnit.

Jméno souboru je opět jméno tiskového reportu a interní číslo dokladu s tím, že obsahuje pouze písmena a čísla, ostatní znaky jsou nahrazeny podtržítkem.

Pokud je na typu dokladu na záložce Tisk zadáno více tiskových reportů, tak se pro každý zadaný report vytvoří příloha v emailu. V případě faktur se vloží jak ve formátu PDF, tak ISDOC.

Pokud není zadaný žádný report, tak se vždy vloží standardní tiskový report.

Text v těle emailu lze přednastavit opět na typu dokladu. Konkrétně na záložce Texty na doklad a v poli Text pro odesílání… Lze zadat pouze text, není podporováno žádné formátování.

Jako podpis se doplní titul, jméno a příjmení uživatele ve Flexi, který odeslání provádí. Uživatele je možné upravit v menu Nástroje -> Osoby a uživatelé, pokud máte práva Admina.

Závěrečný text: Vygenerováno ekonomickým systémem ABRA Flexi, se doplní vždy a nelze to ničím změnit.