Ekonomický systém lze snadno napojit na fakturační systémy. V tomto návodu se podíváme jak na to.
Obecně se napojení skládá z těchto částí:
vytvoření výzvy k platbě
párování plateb
poslání daňového dokladu: buď zálohového daňového dokladu a nebo přímo daňového dokladu (faktury)
upozornění neplatičů
postižení neplatičů (např. odpojením)
Import výzvy k platbě
Nejdříve ze všeho je nutné zjistit komu budeme co fakturovat. To lze evidovat v nějakém externím systému (např. databáze zákazníků a jejich služeb) a nebo to můžete evidovat přímo ve Flexi. Třeba tak, že k položce adresáře přidáte štítek „INTERNET512“ a pak každému zákazníkovi, který má tento štítek vytvoříte fakturu.
curl -u winstrom:winstrom -f -L "http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/adresar/(vybKlice='code:INTERNET512').xml?detail=detail&xpath=//winstrom/adresar/kod/text()"
Poznámka: použití xpath nám vrátí jen kódy firem (identifikátor). Nemusíme tak pracovat přímo s XML.
Proč výzvu k platbě
V tuto chvíli je nutné vždy vytvořit výzvu k platbě. Není možné posílat na účet peníze s variabilním symbolem a vytvořit tak kredit. Musíte tedy vytvořit výzvu k platbě. Toto omezení je obvyklé a má jej např. i Google Adwords.
Obvykle se nevytváří rovnou faktura, ale jen výzva k platbě. Důvodem je, že u faktury musíte odvést DPH i v případě nezaplacení. Navíc u podvojného účetnictví musíte zdanit i neuhrazené faktury jako výnos.
Při importu dat výzvy k platbě, zálohového daňového dokladu, dobropisu, vrubopisu či faktury se vždy jedná o fakturu vydanou.
To co je rozlišuje, je typ dokladu, který určuje typ dokumentu.
Při nově založené firmě (databázi) je vytvořeno několik základních typů dokladů. Typ dokladu určuje zda se jedná o účetní či neúčetní doklad, ale také i číselnou řadu,
do které bude doklad zařazen (přehled možností typu dokladu).
Zaúčtování dokladu je řízeno předpisem zaúčtování (ten lze také určit v typu dokladu, nicméně výzva k platbě nepotřebuje zaúčtování).
Nastavení typu dokladu „výzva k platbě“
Aby se jednalo o výzvu k platbě, musíte nastavit tyto informace:
Zvolte druh „proforma“
Zrušit „Doklad je účetní“
Vyberte nebo vytvořte novou dokladovou řadu
Zkratka: bude používána při tvorbě typu dokladu
Název: bude použit jako nadpis dokladu
Je možné nastavit i další položky jako je účet, formu úhrady, splatnost, …
Při tvorbě výzvy k platbě, si musíte ujasnit několik věcí:
položka z ceníku nebo s cenou a množstvím? Při tvorbě dokladu můžete použít položku z ceníku, případně i vyskladnit ze skladu, použít výchozí cenu (včetně různých slev pro partnery) a nebo můžete vytvořit umělou položku.
měna: bude v Kč nebo v měně
příjemce: použijete příjemce z adresáře a nebo jej uvedete jen pro tuto fakturu?
Nyní tedy vytvoříme nejjednodušší výzvu k platbě:
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<winstrom version="1.0">
<faktura-vydana>
<!-- ID, které jednoznačně identifikuje výzvu k platbě. Slouží při opakovaném importu -->
<id>ext:FAKTURACE:WINSTROM_11</id>
<typDokl>code:VÝZVA K PLATBĚ</typDokl>
<!-- kód firmy, které posíláme výzvu k platbě -->
<firma>code:PBENDA</firma>
<polozkyFaktury>
<PolFak>
<!-- neskladová položka z ceníku INTERNET -->
<cenik>code:INTERNET</cenik>
<typPolozkyK>typPolozky.katalog</typPolozkyK>
<mnozMj>1</mnozMj>
</PolFak>
</polozkyFaktury>
</faktura-vydana>
</winstrom>Nyní fakturu založíme takto (více o volání z příkazového řádku):
curl -u winstrom:winstrom -f -L http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/faktura-vydana.xml -T faktura.xml
Výslednou výzvu k platbě je nutné zaslat zákazníkovi.
Identifikace zákazníka
Abyste mohli propojit výzvu k platbě a firmu, je nutné použít identifikátor firmy. Lze použít ID (primární klíč), IČO a nebo kód (více o identifikátorech).
Párování plateb
Flexi podporuje import bankovních výpisů a párování plateb. Není tedy nutné provádět žádné úpravy. Ekonomický systém se postará o všechny situace jako je částečná úhrada, úhrada více dokladů jednou platbou, přeplatek, apod.
Zaslání daňového doklad
Daňový doklad vytvoříte přímo ve Flexi a zašlete jej přímo zákazníkovi. Případně lze zákazníkům zpřístupnit výpis faktur.
Pokud zákazníkovi zašlete výzvu k platbě a on ji uhradí, je nutné mu do 14 dnů zaslat buď zálohový daňový doklad a nebo přímo daňový doklad (fakturu).
Upozornění neplatičů
Abychom mohli upozornit neplatič, je potřeba je zjistit. To můžeme provést snadno tímto dotazem:
curl -u winstrom:winstrom -f -L "http://demo.flexibee.eu:5434/c/demo/faktura-vydana/(stavUhrK != 'stavUhr.uhrazeno' and datSplat < now() and typDokl='code:VÝZVA K PLATBĚ').xml?detail=detail&xpath=//winstrom/faktura-vydana/firma/text()
Pak stačí vzít jednotlivé firmy a upozornit je.
Postižení neplatičů
Použijeme výpis podobný tomu z předchozího kroku. Jen provedeme kroky, které vedou k odpojení uživatele.