Odběratelské smlouvy
Jak postupovat
Odběratelské smlouvy slouží pro nastavení pravidelné generace faktur. Můžeme si tak přednastavit faktury, které posíláme s určitou pravidelností, za určitá období (měsíční, kvartální, roční). Smlouvy se negenerují automaticky, vždy je nutné generaci spustit manuálně či přes API.
Níže se podíváme na potřebné kroky, které je zapotřebí nastavit pro správnou funkčnost generace.
Prvním krokem pro nastavení odběratelských smluv je nastavení typů odběratelských smluv (tento krok není prioritní, jde hlavně o usnadnění tvorby konkrétní smlouvy). Toto nastavení bychom Vám doporučili hlavně v případě, že budete nastavovat více obdobných případů odběratelských smluv.
Dalším krokem je zaevidování potřebných údajů, jako je partner, kterému budeme pravidelně fakturovat, číslo smlouvy, variabilní symbol, datumy apod. Lze zde nastavit způsob fakturace, kterou nemusíme znovu vyplňovat, pokud si ji již přednastavíme v typu faktury. Nicméně nastavení na detailu smlouvy má přednost před nastavením typu smlouvy.
Jak správně určit hodnoty do jednotlivých polí Vám pomůže schéma níže:
Samotné faktury můžeme ještě vylepšit pomocí připraveného typu dokladu, který nám pomůže se zaúčtováním či měnou. Typ faktury poté zadáme buď do typu odběratelské smlouvy, či smlouvy konkrétní:
Pokud máme vše připravené v hlavičkové části, můžeme přejit na položky, které si detailněji popíšeme níže. V položkách nastavujeme především text, který se přenese i do položky faktury. Vyplníme cenu, množství, typ sazby apod.:
Položku lze rozkliknout a v detailu ji nastavit individuálně. Toto nastavení má nejvyšší prioritu, je tedy nad nastavením konkrétní smlouvy i typu smlouvy:
___________________________________________________________________________________
Typy odběratelských smluv:
v této agendě je možné si předpřipravit jednotlivé typy odběratelských smluv, které stačí pak přiřadit k vytvořené smlouvě:
Název je čistě na uživateli a slouží pro bližší popsání typu smlouvy. Zkratka je hodnota, dle které budete typ smlouvy vybírat na konkrétní smlouvě, doporučujeme použít takové slovo, abyste se poté dobře orientovali, jak je daný typ nastavený.
Možnosti:
Automaticky prodlužovat:
Pokud má být smlouva automaticky prodlužována, stačí tuto hodnotu zaškrtnout.
Automaticky vytvářet zakázky:
Toto pole po zaškrtnutí slouží k automatickému vytvoření zakázky (zajistíte tak sledování nákladů a výnosu na jednotlivé smlouvy)
Automaticky generovat:
Tlačítko určuje, zda-li má u smlouvy dojít k vygenerování faktury při volání URL /c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml - tato funkce souvisí s příznakem Automaticky posílat e-mailem klientům.
Automaticky posílat e-mailem klientovi:
Nově vytvořené faktury budou automaticky zaslány klientům (klienti s vlastním serverem musejí mít správně nastavený SMPT server)
Variabilní symbol z faktury:
Po vygenerování faktury bude číslo faktury a VS shodný (pokud má být VS stále stejný - kvůli trvalým příkazům, pak jej nastavíte přímo v nastavení generace u Odběratelských smluv)
Dat. vyst. z DUPZ:
Datum vystavení faktury bude shodný s datumem uskutečnění zdanitelného plnění neboli datum DPH. (Datum, kdy je plátce DPH povinen přiznat DPH; odběratel toto pole nevyplňuje).
Generovat i nulové faktury:
Využijete např. při vzájemném zápočtu (obě strany generují faktury ve stejné hodnotě), vygeneruje se faktura s nulovou hodnotou.
Řešit přeplatky:
Tato funkce slouží k tomu, že pokud Vám klient uhradí větší částku, než byla na faktuře, automaticky se Vám vygeneruje další doklad, který se následně spáruje s přeplatky.
Typ faktury:
Tento typ si můžete také přednastavit v agendě "Typy vydaných faktur", zde je možné nastavit přesnější vzhled faktury (Předpis zaúčtování, řádek KH, Váš bankovní účet, texty...)
Obrátkový den:
Den, ke kterému má být faktura vygenerována (pokud není vyplněno, použije se den v měsíci dle založení smlouvy).
Obrátkový měsíc:
Měsíc, ve kterém má být generována faktura v rámci čtvrtletí (např. 1. měsíc čtvrtletí), pololetí (např. 1. měsíc pololetí) nebo roku.
U měsíčních faktur toto pole nevyplňujte.
Způsob fakturace:
Zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura).
Fakturovat dní předem/po:
Uveďte počet dní účtovaného období, před kterým nebo po kterém má být vygenerována faktura (obvykle se uvádí 14 / 31 dnů před a 1 / 7 dní po).Při fakturaci „předem“ doporučujeme hodnotu větší, než je splatnost faktur, v opačném případě by mohla být klientovi odmítnuta služba, zboží pro neuhrazení, i když faktura ještě není po splatnosti.
Generovat penále + Procento penále:
Vygeneruje se automaticky penále těm zákazníkům, kteří zaplatí fakturu pozdě, dle uvedené výše v "procento penále".
___________________________________________________________________________________
Položky smluv
V menu položek nalezneme tři záložky:
Jde o položky smlouvy, Externí položky (vytvoří další doklad), a Vydané faktury, které byli pomocí smlouvy vytvořeny.
Pro primární nastavení nás zajímá záložka Položky. Zde můžeme a nemusíme vybrat položky z ceníku, či pouze doplnit textaci pomocí názvu. Následně vidíme standardně množství, Cena za MJ, Cena celkem a Sazba DPH. Pokud nevyužíváte ceník, je možné pomocí tlačítka Nastavení vpravo dole sloupce skrýt či přidat nové, dle Vašich potřeb.
Pokud najedeme myší na položku uvidíme tři možnosti. Tužku pro detailnější úpravu, koš pro odstranění položky či dvě stránky pro kopii položky. Po zvolení tužky získáme větší možnosti nastavení položky:
Samostatná položka nabízí i možnost nastavení fakturace, která má nejvyšší prioritu:
V nastavení položky nás, ale nejvíce zajímá sekce ostatní:
Předpis zaúčtování
Umožní nám nastavit zaúčtování konkrétní položky
Zakázka
Umožní výběr zakázky, na kterou má položka spadat
Konec posledního fakturačního období
Zobrazuje datum, období, které se naposledy vygenerovalo (doporučujeme při prvním nastavení, vybrat konec měsíce před cílovým fakturačním obdobím)
Místo
Na výběr bude pouze pokud je v adresáři partnerů vyplněno místo určení
Valorizovat k měsíci
Logická hodnota, k jakému měsíci se má položka valorizovat
Valorizační položka
Lze přednastavit v položkách smluv a následně vybrat
Pokud má k valorizaci dojít, je zapotřebí zaškrtnout "valorizovat"