Odběratelské smlouvy slouží pro nastavení pravidelné generace faktur. Můžeme si tak přednastavit faktury, které posíláme s určitou pravidelností, za určitá období (měsíční, kvartální, roční). Smlouvy se negenerují automaticky, vždy je nutné generaci spustit manuálně či přes API.
Jak postupovat
Níže se podíváme na kroky, které je zapotřebí nastavit pro správnou funkčnost generace.
Prvním krokem pro nastavení odběratelských smluv je nastavení typů odběratelských smluv (tento krok není prioritní, jde hlavně o usnadnění tvorby konkrétní smlouvy). Toto nastavení doporučujeme hlavně v případě, že budete nastavovat více obdobných případů odběratelských smluv.
Dalším krokem je zaevidování potřebných údajů, jako je firma, které budeme pravidelně fakturovat, číslo smlouvy, variabilní symbol, datumy apod. Lze zde nastavit způsob fakturace, který nemusíme znovu vyplňovat, pokud si ho už přednastavíme v typu smlouvy. Nastavení na detailu smlouvy má ale přednost před nastavením typu smlouvy.
Jak správně určit hodnoty do jednotlivých polí, vám pomůže schéma níže:
Samotné faktury můžeme ještě vylepšit pomocí připraveného typu dokladu, který pomůže se zaúčtováním či měnou. Typ faktury poté zadáme buď do typu odběratelské smlouvy, nebo do smlouvy konkrétní. Na detailu smlouvy jsou tyto volby na záložce Fakturace. Zaškrtávací pole v pravé části (například Automaticky generovat nebo Automaticky posílat e-mailem klientovi) se na smlouvě upravují, až když zaškrtnete Ignorovat nastavení typu smlouvy. Jinak platí hodnoty z typu smlouvy.
Pokud máme vše připravené v hlavičkové části, můžeme přejít na položky, které si detailněji popíšeme níže. V položkách nastavujeme především text, který se přenese i do položky faktury. Vyplníme cenu, množství, typ sazby apod.:
Po označení položky se u řádku zobrazí tři ikony: tužka pro detailnější úpravu, koš pro odstranění položky a dvě stránky pro kopii položky. Po zvolení tužky otevřeme detail položky a můžeme ji nastavit individuálně. Toto nastavení má nejvyšší prioritu, je tedy nad nastavením konkrétní smlouvy i typu smlouvy:
Typy odběratelských smluv
V této agendě je možné si předpřipravit jednotlivé typy odběratelských smluv, které stačí pak přiřadit k vytvořené smlouvě. Najdete ji v nastavení firmy v sekci Evidence a skupině Obchodní partneři, nebo pomocí vyhledávače.
Název je čistě na uživateli a slouží pro bližší popsání typu smlouvy. Zkratka je hodnota, podle které budete typ smlouvy vybírat na konkrétní smlouvě. Doporučujeme použít takové slovo, abyste se poté dobře orientovali, jak je daný typ nastavený.
Možnosti
Automaticky prodlužovat: Pokud má být smlouva automaticky prodlužována, stačí tuto hodnotu zaškrtnout.
Automaticky vytvářet zakázky: Pole po zaškrtnutí slouží k automatickému vytvoření zakázky (zajistíte tak sledování nákladů a výnosů na jednotlivé smlouvy).
Automaticky generovat: Určuje, zda u smlouvy dojde k vygenerování faktury při volání URL
/c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml. Tato funkce souvisí s příznakem Automaticky posílat e-mailem klientovi.Automaticky posílat e-mailem klientovi: Nově vytvořené faktury budou automaticky zaslány klientům (klienti s vlastním serverem musejí mít správně nastavený SMTP server).
Variabilní symbol z faktury: Po vygenerování faktury bude číslo faktury a VS shodný (pokud má být VS stále stejný, kvůli trvalým příkazům, nastavíte ho přímo v nastavení generace u odběratelských smluv).
Dat.vyst. z DUZP: Datum vystavení faktury bude shodné s datem uskutečnění zdanitelného plnění, tedy s datem DPH (datum, kdy je plátce DPH povinen přiznat DPH; odběratel toto pole nevyplňuje).
Generovat i nulové faktury: Využijete například při vzájemném zápočtu (obě strany generují faktury ve stejné hodnotě), vygeneruje se faktura s nulovou hodnotou.
Řešit přeplatky: Pokud vám klient uhradí větší částku, než byla na faktuře, automaticky se vygeneruje další doklad, který se následně spáruje s přeplatky.
Typ faktury: Tento typ si můžete také přednastavit v agendě Typy vydaných faktur, kde je možné nastavit přesnější vzhled faktury (předpis zaúčtování, řádek KH, váš bankovní účet, texty a další).
Obrátkový den: Den, ke kterému má být faktura vygenerována (pokud není vyplněno, použije se den v měsíci podle založení smlouvy).
Obrátkový měsíc: Měsíc, ve kterém má být generována faktura v rámci čtvrtletí (například 1. měsíc čtvrtletí), pololetí (například 1. měsíc pololetí) nebo roku. U měsíčních faktur toto pole nevyplňujte.
Způsob fakturace: Zvolte, zda má být faktura vytvořena před smluveným obdobím (nedaňový doklad), nebo po něm (faktura).
Fakturovat dní předem/po: Uveďte počet dní účtovaného období, před kterým nebo po kterém má být faktura vygenerována (obvykle se uvádí 14 nebo 31 dnů před a 1 nebo 7 dnů po). Při fakturaci „předem“ doporučujeme hodnotu větší, než je splatnost faktur, v opačném případě by mohla být klientovi odmítnuta služba nebo zboží pro neuhrazení, i když faktura ještě není po splatnosti.
Generovat penále a Procento penále: Vygeneruje se automaticky penále těm zákazníkům, kteří zaplatí fakturu pozdě, podle uvedené výše v poli Procento penále.
Typ penalizační faktury: Typ faktury, který se použije pro vystavené penále.
Položky smluv
V sekci položek nalezneme tři záložky: Položky, Externí položky (vytvoří další doklad) a Vydané faktury, které byly pomocí smlouvy vytvořeny.
Pro primární nastavení nás zajímá záložka Položky. Zde můžeme, ale nemusíme vybrat položky z ceníku, či pouze doplnit textaci pomocí názvu. Následně vidíme standardně množství, cenu za MJ, cenu celkem a sazbu DPH. Pokud nevyužíváte ceník, je možné pomocí ozubeného kolečka v záhlaví tabulky sloupce skrýt či přidat nové, podle vašich potřeb.
V detailu položky nás ale nejvíce zajímají záložky Fakturace a Ostatní. Samostatná položka nabízí i možnost nastavení fakturace, která má nejvyšší prioritu:
V záložce Ostatní nás zajímají tato pole:
Předpis zaúčtování: Umožní nám nastavit zaúčtování konkrétní položky.
Zakázka: Umožní výběr zakázky, na kterou má položka spadat.
Konec posl. fakt. období: Zobrazuje datum období, které se naposledy vygenerovalo (doporučujeme při prvním nastavení vybrat konec měsíce před cílovým fakturačním obdobím).
Místo: Na výběr bude pouze tehdy, pokud je v adresáři partnerů vyplněno místo určení.
Valorizovat k měsíci: Hodnota, k jakému měsíci se má položka valorizovat.
Valorizační položka: Lze přednastavit v položkách smluv a následně vybrat. Pokud má k valorizaci dojít, je zapotřebí zaškrtnout Valorizovat.
Import položek smluv z Excelu
Ve webovém rozhraní je možné hromadně importovat položky smluv pomocí Excelu. Import se spouští z přehledu Odběratelských smluv (ne z agendy Položky smluv): dole v nabídce Další funkce (tři tečky) zvolte Import z Excelu.
V dialogu Import Excelu zvolte variantu Rozšířený (řádek souboru představuje položku dokladu), nahrajte soubor a v případě potřeby přiřaďte sloupce z Excelu k polím ve Flexi.
Při importu z Excelu je možné ve formuláři v části Pokročilé možnosti vybrat v poli Položky, zda se import provede do záložky Položky (Standardní položky smluv), nebo Externí položky (Externí položky smluv) v detailu smluv. V jednom souboru lze importovat jen jeden druh položek. Pak import vyzkoušejte tlačítkem Vyzkoušet import a potvrďte jej tlačítkem Importovat.
Podrobný postup včetně povinných sloupců a příkladu souboru najdete v článku Import z Excelu položek odběratelských smluv.