Nejprve doporučujeme začít návodem nastavení aplikace Upomínky.
Přehled upomínek
Základní souhrn nabízí nejprve přehled v jakém stavu jsou doklady - celkový počet k odeslání, v pořádku k odeslání - tedy doklad je v pořádku, má zadanou firmu a validní email, z důvodu chyby nebude odeslání - značí doklady, u kterých chybí email či firma a není tedy možné je odeslat. Aplikace dále nabízí možnost označit jednotlivé faktury štítkem NEUPOMÍNAT. Pokud má faktura tento štítek, není v souhrnu zahrnuta.
Další část hlavního souhrnu je souhrn dle typů dokladů. Vyznačuje celkový počet dokladů k odeslání (včetně těch v chybě) dle typů dokladů, které byly vybrány v Nastavení 2/2. Další část hlavního souhrnu je sekce Chybné doklady, která zobrazuje doklady, které nejsou připraveny k upomenutí. Přehled zobrazuje důvod, proč nelze upomínku odeslat - chybí firma, či není dostupný validní email, apod.
V horní liště jsou záložky jednotlivých upomínek, kde jsou informace k jednotlivým fakturám po splatnosti.
Dostupné informace ve sloupcích jsou:
Připravenost dokladu k odeslání - zda lze odeslat (Připraveno) či nelze (Chybí email)
Odeslat upomínku - zda je nastaven štítek NEUPOMÍNAT, pokud je nastaven, daná faktura je označena křížkem a nebude nikdy upomenuta
Kód faktury - interní číslo faktury
Typ dokladu
Variabilní symbol
Zbývá uhradit v Kč
Firma dlužníka
Email uvedený přímo v detailu faktury v záložce Zodpovědná osoba
Email z adesáře firmy na adresářovém záznamu (Obchodní partneři – Adresy firem – Adresa firmy záložka Zákl. informace)
Datum splatnosti faktury
Dní po splatnosti - celkový počet dní k dnešnímu dni od data vystavení + splatnost ve dnech
Plán upomenout X dnů po splatnost - uvádí datum plánovaného upomenutí dané upomínky
Dále je možné fakturu stáhnout v PDF a editovat ve webovém rozhraní
Upozornění: Upomínky jsou upomínány v řadě za sebou, tedy dokud není faktura upomenuta 1. upomínkou, nebude upomenuta druhou, přestože datumově spadá již do další upomínky a je více dní po splatnosti.
Poslední záložkou je Nastavení, které obsahuje přehled aktuálně platného nastavení s možností změny.
Ovládací prvky
Každé okno aplikace má vlastní ovládací prvky.
Základním ovládacím prvkem je horní lišta, která nabízí pod ikonou domečku návrat na hlavní Souhrn upomínek. Ozubené kolo nabízí možnost zpětně přistoupit do jednotlivých nastavení.
Na hlavním souhrnu jsou k dispozici 3 tlačítka a lišta záložek. Pomocí lišty je možné přistoupit na jednotlivé upomínky, které obsahují přehled faktur v dané upomínce dle dnů po splatnosti. Poslední záložkou je přehled nastavení.
Zelené tlačítko vpravo nad seznamem slouží k obnově stránky a znovunačtení informací z databáze, pro případy, kdy s daty pracuje více uživatelů a došlo k nějaké změně.
Hlavní tlačítka souhrnu jsou "Odeslat a aktualizovat všechny typy upomínek".
Toto tlačítko zařídí odeslání všech upomínek 1., 2., 3. a 4. na všechny faktury, které jsou připraveny k upomenutí. Emaily odešle dlužníkům. Zároveň jsou aktualizovány data upomenutí na fakturách (v aplikaci detail faktury – záložka Upomínky). Pokud je faktura po splatnosti více dní a vyhoví další podmínce pro další upomínku, je tímto přesunuta do další upomínky. Email upomínky vypadá následovně (v závislosti na Vašich textech dle nastavení):
Tlačítko "Sumarizace na email" zasílá kompletní přehled faktur, které jsou po splatnosti a jejich stav před upomenutím. Email sumarizace vypadá následovně:
Jednotlivá okna upomínek mají další ovládací prvky platné pro danou upomínku. Tlačítko "Odeslat a aktualizovat všechny typy upomínek" má totožnou funkčnost, jako stejné tlačítko na hlavním souhrnu.
Tlačítko "Odeslat a aktualizovat tuto sadu upomínek" zasílá pouze danou zvolenou upomínku, dle snímku výše tedy dojde k upomenutí pouze faktur, které jsou dle data splatnosti v 1. upomínce.
Pro využití tlačítka "Označit neupomínat" je nutné zaškrtnout vybranou fakturu(y) a po kliknutí na tlačítko dostanou faktury štítek NEUPOMÍNAT. Nebudou tedy emailem upomenuty. Opačním způsobem zrušíme toto nastavení tlačítkem "Smazat označení".
Souhrn nastavení pak nabízí tlačítko pro změnu nastavení, které Vás přenese na odpovídající stránku nastavení, kde se dané nastavení definuje.
Automatické odesílání
Veškeré popsané ovládání se týkalo ručního řízení upomínek, jejich editace a ruční odeslání pomocí tlačítka. Aplikace však také nabízí automatické rozesílání upomínkových emailů dlužníkům. Vy se tak nemusíte o emaily starat, pouze Vám automat doručí souhrn, které doklady upomenul.
Základní nastavení automatu jsme si představili v článku nastavení aplikace Upomínky. Jedná se prakticky pouze o nastavení periody odeslání z sekce Nastavení 1/2.
Ve stejné sekci je dále zapotřebí nastavit email v poli "Notifikace automatu na email".
Na tento email automat po odeslání upomínkových emailu zašle souhrn, případně informaci o chybě. Souhrn vypadá následovně:
Získáte informaci jaké faktury byly upomenuty s jejich datem splatnosti a částkou, jaký typ upomenutí a na jaké emaily bylo upomenutí odesláno. Bližší informace o skutečně proběhlém odeslání je možné získat z logu SMTP serveru. Pokud máte nastaveno vlastní SMTP bližší informace není možné na naší straně získat.
Během odesílání pomocí automatu mohou nastat následující chyby:
Došlo k chybě při odesílání upomínek pro firmu firma2021
Odpověď API:
{"winstrom":{"@version":"1.0","success":"false","message":"could not initialize proxy - no Session"}}
Tato chyba může nastat vyjímečně při přetížení našeho SMTP serveru. V případě, že tuto chybu obdržíte kontaktujte naši technickou podporu, prověříme Vaše upomínky.
Potřebujete poradit?
V případě dotazů k aplikaci nás kontaktujte na podporaflexi@abra.eu případně prostřednictvím chat okna v pravém dolním rohu.