Pro neuhrazené faktury po splatnosti disponuje webová aplikace funkcí odeslání upomínek. Níže projdeme kompletní proces nastavení a následného použití.

Upomínky mají samostatnou agendu Upomínky. Nejjednodušeji se do ní dostanete pomocí vyhledávače webové aplikace. Odkaz na ni najdete také v Nastavení › Moduly › Prodej na záložce Upřesnění v části Související nastavení.

Výchozí podoba upomínek je již nadefinována z naší strany. Pokryty jsou všechny tři základní typy upomínek (první, druhá a pokus o smír) a inventarizace pohledávek.

Výchozí upomínky můžete libovolně upravit. Pro každý typ upomínky (pole Typ šablony) může existovat pouze jeden záznam. Samotné odeslání upomínek pracuje s typem a předpokládá, že danému typu odpovídá vždy jen jeden záznam.

K úpravě je k dispozici kompletní obsah tiskové sestavy upomínky: hlavička dopisu, datum, odběratel, úvodní text, text nad fakturami a pod nimi a konec dopisu. Kromě změny výchozího textu můžete připojit i překlad v cizím jazyce: kliknutím na ikonu na konci pole se zobrazí pole pro překlady (například Úvodní text EN, DE a FR). Nabízené jazyky definuje nastavení, více informací naleznete v článku Cizojazyčné překlady.

Pokud máte nastaveno vše potřebné, můžete přejít k samotnému odeslání upomínek.

Funkci pro odeslání upomínek najdete v seznamu vydaných faktur: v patičce klikněte na … (Další funkce) a zvolte Odeslat upomínky.

Otevře se agenda Odeslat upomínky. Ve výchozím stavu nabízí faktury po splatnosti. U každé faktury vidíte e-mail odběratele a data již odeslaných upomínek.

Nad agendou můžete použít libovolný filtr k dohledání příslušné faktury (nechcete-li odeslat upomínky pro všechny načtené faktury). Stejně jako s filtrem je zde možné pracovat i s nastavením sloupců.

Vybrat můžete také, jaký typ upomínky chcete odesílat. Klikněte na filtr Všechny upomínky a v nabídce Doklady pro upomínku zvolte bez omezení, první, druhou, pokus o smír nebo inventarizaci a potvrďte tlačítkem Použít. Pokud zvolíte první upomínku, nabídnou se pouze faktury, u kterých má dojít k odeslání první upomínky.

Pokud byste zvolili druhou upomínku, nabídnou se pouze ty faktury, které mají zapsáno datum první upomínky, ne však datum druhé upomínky.

Po nastavení filtru můžete přejít k samotnému odeslání. Zaškrtněte požadované faktury (vybrat můžete i všechny zobrazené) a klikněte na tlačítko Odeslat upomínky vpravo dole.

Otevře se panel pro odeslání e-mailem. Podmínkou pro odeslání upomínky je e-mailová adresa ve faktuře, která se předvyplní do pole Komu. Odesíláte-li upomínku pro jedinou fakturu, můžete e-mail doplnit nebo změnit ručně. Odesíláte-li upomínky pro více faktur, je nezbytné, aby faktury e-mailové adresy obsahovaly. Panel ukazuje také typ upomínky, počet odesílaných e-mailů, předmět a text zprávy, které můžete převzít z šablony (Předpřipravený text) nebo napsat vlastní.

Jazyk upomínky zvolíte ve spodní části panelu v poli Jazyk přiloženého dokladu. S touto volbou pracují i případné překlady upomínek v nastavení.

Jak již bylo zmíněno výše, k odeslání se vždy nabízí pouze odpovídající upomínka. Pokud například k faktuře nebyla odeslána žádná upomínka, nabídne se k odeslání pouze první upomínka. Odeslání potvrdíte tlačítkem Poslat e-mailem. K odeslání je nezbytné nastavení vlastního SMTP serveru.

O výsledku odeslání Vás informuje oznámení Výsledek odeslání v levé spodní části aplikace. Pokud k odeslání nedojde, dozvíte se v něm příčinu. Níže je příklad, kdy nebyl nastaven SMTP server.

Po úspěšném odeslání se do faktury zapíše datum právě odeslané upomínky. V agendě Odeslat upomínky ho vidíte ve sloupcích Datum upomínky 1, Datum upomínky 2 a Datum smíru.

Aplikace Vás může upozornit na fakturu, která by měla být upomenuta a není. Upozornění zapnete v Nastavení › Oznámení na záložce Upozornění volbou Odeslání upomínek (spolu s volbou Zapnout upozornění). Kontroly probíhají jednou denně a procházejí doklady staré 6 až 12 měsíců. Ikonou blesku Spustit ihned kontrolu vyvoláte jednorázově hned. Více o oznámeních najdete v článku Oznámení.

Je-li tato možnost zapnutá a mezi vydanými fakturami je doklad, který by měl být upomenut, aplikace Vás na to upozorní.

Je možné upomínky odesílat v API?

V současné době nikoliv, předpokladem je do budoucna tuto možnost implementovat.

Je možné upomínky odesílat automaticky?

Ano, prostřednictvím externí aplikace. Veškeré informace o jejím nastavení a použití naleznete v článku Aplikace Upomínky - nastavení.

Lze upomínanou fakturu zaslat jako přílohu e-mailu s upomínkou?

V současné době nelze, e-mail obsahuje pouze informaci, o které faktury se jedná.