Pro neuhrazené faktury po splatnosti disponuje webová aplikace funkcí odeslání upomínek. Níže se projdeme kompletní proces nastavení a následného použití.

Upomínky mají samostatnou agendu. Nejjednodušeji se do ní dostanete pomocí vyhledávače webové aplikace.

Výchozí podoba upomínek je již nadefinována z naší strany. Pokryty jsou všechny základní 3 typy upomínek a inventarizace pohledávek.

Výchozí upomínky můžeme libovolně upravit. Pro každý typ upomínky (první sloupec) může existovat pouze jeden záznam. Samotné odeslání upomínek pak pracuje s typem, pro který je předpoklad, že danému typu odpovídá vždy pouze jeden záznam.

Na výběr je k úpravě kompletní obsah tiskové sestavy upomínky. Kromě změny výchozího textu můžete připojit i překlad v cizím jazyce. Nabízené jazyky definuje nastavení, více informací naleznete v naší dokumentaci.

Pokud máme nastaveno vše potřebné, můžeme přejít k samotnému vygenerování upomínek.

Funkcionalitu pro odeslání upomínek nalezneme ve spodní části vydaných faktur, pod tlačítkem dalších funkcí.

Po zvolení této možnosti dojde k otevření agendy pro odeslání upomínek. Nabízí se ve výchozím stavu všechny faktury po splatnosti.

Nad agendou můžeme aplikovat libovolný filtr k dohledání příslušné faktury (nechceme-li odeslat upomínky pro všechny načtené faktury). Stejně jako s filtrem je zde možné pracovat i s nastavením sloupců.

Vybrat si rovněž můžeme, jaký typ upomínky chceme odesílat. Ve výchozím stavu se nabízí všechny, můžeme však zvolit např. pouze první. Pokud tak zvolíme, nabídnou se pouze faktury, u kterých má dojít k odeslání první upomínky.

Pokud bychom zvolili druhou upomínku, nabídnou se pouze ty faktury, které mají zapsán datum první upomínky, ne však datum druhé upomínky.

Po potvrzení požadované filtrace můžeme přejít k samotnému odeslání. Před potvrzením odeslání je zapotřebí vybrat požadované faktury. Vybrat je možné i všechny zobrazené.

Podmínkou pro možnost odeslání upomínky je obsažení e-mailu v dané faktuře. Odesíláme-li upomínku pro pouze jednu fakturu, máme možnost e-mail ručně doplnit.

Odesíláme-li upomínky pro více faktur, je nezbytné obsažení e-mailových adres ve fakturách.

Volbu jazyka zajistíme ve spodní části formuláře. S touto volbou pracují i případné překlady upomínek v nastavení.

Jak již bylo zmíněno výše, k odeslání se vždy nabízí pouze odpovídající upomínka. Pokud například nebyla odeslána upomínka k faktuře žádná, nabídce se k odeslání pouze upomínka první.

Odeslání upomínek potvrdíme tlačítkem "Poslat e-mailem". Za zmínku stojí, že k odeslání je nezbytné nastavení vlastního SMTP serveru.

O výsledku odeslání jsme informování upozorněním v levé spodní části.

Do příslušné faktury je vždy zapsáno datum právě odeslané upomínky. Pokud záložku upomínek nevidíte, můžete ji zobrazit nastavením formuláře.

Pokud k úspěšnému odeslání nedojde, budete o příčině informováni chybovým hlášením. Níže příklad, kdy nebyl nastaven SMTP server.

Díky notifikačnímu centru webového rozhraní je možné dostat upozornění informující o faktuře, která by měla být upomenuta a není.

Aktivaci této možnosti naleznete v nastavení firmy, na záložce Experimenty.

Je-li tato možnost aktivována a v agendě vydaných faktur se nachází doklad, který by měl být upomenut, jste o této skutečnosti informováni v levé spodní části aplikace.

Je možné upomínky odesílat v API?

V současné době nikoliv, předpokladem je do budoucna tuto možnost implementovat.

Je možné upomínky odesílat automaticky?

Ano, prostřednictvím externí aplikace. Veškeré informace o jejím nastavení a použití naleznete na našem webu.

Lze upomínané faktuře zaslat jaké přílohu e-mailu s upomínkou?

V současné době nelze, e-mail pouze obsahuje informaci, o které faktury se jedná.