Zakázky slouží jako číselník, dle kterého můžete rozlišovat jednotlivé obchodní případy a sledovat na nich např. jejich ziskovost, náklady a používat další výstupy. V tomto článku si ukážeme, jak se zakázkami pracovat. Je nutné připomenout, že zakázky se nacházejí pouze ve variantě Business a Premium.
Zavedení typů zakázek
Typy zakázek je možné nastavit v menu Prodej - Číselníky zakázek - Typy zakázek.
Standardně jsou ty přednastaveny dva typy, a to pro výrobní a nevýrobní zakázky. Můžete si zde ale přidat jakékoliv další typy zakázek.
Můžete si např. rozčlenit typy zakázek dle zodpovědného pracovníka apod. Nový typ založíte přes tlačítko Nový:
Zadání zakázek a účtování na tyto zakázky
Novou zakázku můžeme vytvořit přes Prodej - Zakázky. Zde si můžeme zaevidovat zakázku a vybrat jí námi vytvořený typ v předchozím bodě. Jakmile nyní vybereme typ zakázky, doplní se nám automaticky i středisko a zodpovědný pracovník, který je na typu zakázky uveden.
Všechny políčka zde uvedená jsou uživatelská, můžete si tedy sami zvolit systém evidování zakázek. Níže uvádím příklad, jak by taková zakázka mohla vypadat. V našem případě se jedná o výrobní zakázku na výrobu nábytku.
Kontaktní osoba se nám nabízí z evidence v menu Obchodní partneři - Kontakty.
Stav zakázky se nabízí z menu Prodej - Číselníky zakázek - Stavy zakázek. Zde si můžeme přidat vlastní stavy zakázek, druh stavu je však nutné vybrat z již přednastavených, např.:
Vyhodnocení zakázky je taktéž možné nastavit přes Prodej - Číselníky zakázek - Vyhodnocení zakázek. Zde si můžete vyplnit opravdu cokoliv, např.:
Procento vyhodnocení je taktéž uživatelské pole, Flexi ho nedoplňuje. Můžete si zde evidovat např. z kolika procent už je zakázka pro zákazníka splněna.
Rozsah zakázky může představovat např. celkovou hodnotu dané zakázky. Po doplnění Předpokládaných nákladů se nám v posledním poli Předpokládaný zisk automaticky vyplní předpokládaná ziskovost.
Datum zahájení, ukončení a realizace se taktéž nedoplňují automaticky, jsou to uživatelská pole, kde je možné si definovat termíny spojené se zakázkou.
Na záložce Další informace poté můžete evidovat např. plánované a skutečné datum zahájení a plánované a skutečné datum předání a další údaje o objednávce, smlouvě, zda se na tuto zakázku vztahuje záruka a pokud ano, do kdy tato záruka platí.
Na zakázky potom můžeme účtovat ve všech modulech, podobně jako třeba na střediska nebo činnosti. Stačí tuto zakázku vybrat z číselníku na konkrétním dokladu:
Analýza zakázky a účetní analýza zakázky
Vyhodnocení zakázky následně můžeme vidět přímo v menu Prodej - Zakázky po kliknutí na tlačítko "žluté tiskárny":
Když zde vybereme tiskovou sestavu analýza zakázky, zobrazí se nám tisková sestava zahrnující aktuální informace k dané zakázce. Zobrazují se zde jednotlivé doklady, na které jsme zadali danou zakázku. Následně se dozvíme v dolním menu, jaká je aktuální bilance na tuto zakázku, tedy kolik nám činí náklady, výnosy, a kolik jsme na zakázce doposud vydělali.
Pokud bychom potřebovali vyhodnocení zakázky z hlediska účetnictví, tedy nákladových a výnosových účtů, můžeme k tomu využít sestavu v menu Účetnictví - Účetní výstupy - Účetní analýza zakázky. Zde si můžeme v průvodci vybrat pouze konkrétní zakázku:
Po zobrazení výstupu můžeme opět kliknout na ikonu žluté tiskárny, kde nám pdf náhled ukáže ziskovost z pohledu účtů tříd 5. a 6. účtové třídy:
Časté dotazy
1) Lze na jednotlivé zakázky evidovat také práci zaměstnanců?
Ano, zakázky lze evidovat i v personální agendě. Je k tomu potřeba využít nástroj Práce pro střediska, kde je možné vybrat nejen středisko, ale také zakázku či činnost.
2) Zakázka se mi na dokladu nenabízí, co s tím?
Zkontrolujte, zda se zakázka nenachází ve stavu Hotovo. Jakmile zakázka dostane dokončený stav, není možné ji vybírat na dokladech. Můžete si přidat další mezistavy zakázek v menu Nástroje - Číselníky - Stavy zakázek. Případně je možné tuto funkcionalitu vypnout následujícím parametrem :
<winstrom version="1.0">
<parametr action="delete" filter="paramK eq 'filtrovatZamykatHotoveZakazky'"/>
<parametr>
<paramK>filtrovatZamykatHotoveZakazky</paramK>
<hodnota>false</hodnota>
</parametr>
</winstrom>
Po použití tohoto parametru bude možné vybírat na dokladech i zakázku, která je ve stavu Hotovo.