Dokumentenserien werden für alle Dokumente als interne Nummer gedruckt.
Sie sind eine Vorlage für die automatische Generierung von internen Dokumentnummern, aus denen die Art des Dokuments bekannt ist. Sie bestehen aus einem Präfix ( z.B. Belegserienkürzel "FV - Rechnung ausgestellt", "ID - interner Beleg"), einem numerischen Teil (z.B. 0001-9999) und einem Postfix ( z.B. 2009, 09).
Sie lernen sie in den Modulen Ware, Verkauf, Einkauf, Geld und Buchhaltung kennen.
Wenn Sie diese ausfüllen, werden sie anschließend im Warenmodul und auf Formularen angeboten:
Inventarliste in den Feldern Eingangszeile, Auszahlungszeile,
Lagerbelegarten in den Feldern Eingangszeile, Auszahlungszeile.
In der oberen Leiste der Tabelle befinden sich eine Reihe von Schaltflächen, deren Bedeutung in einem separaten Kapitel"Steuerung des Programms" beschrieben wird.
Die Belegnummern werden anhand der Belegzeilen erzeugt. Jedes Modul hat seine eigenen Dokumentenreihen, die in jedem Modul separat verfügbar sind. Die Dokumentenserien werden in jedem Dokumenttyp eingestellt.
Im Allgemeinen muss jeder Dokumententyp seine eigene Dokumentenserie haben, aber die gleiche Dokumentenserie kann in verschiedenen Dokumententypen desselben Moduls verwendet werden.
Der Aufbau und die Verwendung der Dokumentenserie ist für alle Module gleich. Der Zweck der Dokumentenserie ist es, eine eindeutige Dokumentennummer in einer ununterbrochenen (vollständig) aufsteigenden Reihenfolge für neu erstellte Dokumente bereitzustellen.
Die Belegnummer besteht aus einem Präfix, einer Eigenzahl und einem Postfix und hat maximal 20 Zeichen. Dies ermöglicht eine Unterscheidung der Belegserien, so dass Sie die Art des Beleges bereits an der Belegnummer erkennen können. Der Aufbau von Dokumentennummern ist in der Regel durch eine interne Organisationsrichtlinie geregelt.
Hinweis
Die Grunddokumentenserien sind für alle Module voreingestellt. Es empfiehlt sich, diese vor der ersten Verwendung zu überprüfen oder an die Vorstellungen des Anwenders anzupassen.
Hauptpanel
Drücken Sie die Taste Alt+N oder das Tastaturkürzel, um das Formular für einen neuen Datensatz zu öffnen.
In der oberen Leiste des Formulars befinden sich eine Reihe von Schaltflächen, deren Bedeutung in einem separaten Kapitel"Steuerung des Programms" beschrieben wird.
Shortcut
Ein Pflichtfeld, kann bis zu 20 Zeichen enthalten. Der Wert muss in den Datensätzen eindeutig sein.
Der Wert wird bei der Erstellung des Dokuments im Typ-Selektor angezeigt.
Es wird empfohlen, eine möglichst prägnante Abkürzung zu wählen, um die Unterscheidung der Dokumenttypen in der Liste zu erleichtern.
Name
Pflichtfeld, kann bis zu 255 Zeichen enthalten.Stellt in der Regel einen Datensatz in Berichten, Druckberichten oder Auswahllisten dar, daher sollte der Datensatz eindeutig beschrieben werden.
Wenn Sie bei der Ersteinrichtung Fremdsprachen eingestellt haben, dann wird nach Drücken der Taste
"+"-Taste können Sie das Feld "Name" in den ausgewählten Fremdsprachen ausfüllen. Diese Sprachvarianten des Namens werden beim Drucken in Fremdsprachen auf die Dokumente gedruckt.
Drücken Sie die Taste "-", um das Feld für den Fremdsprachennamen zu schließen.
Registerkarte "Jährliche Posten der Zahlenreihe"
In der oberen Leiste des Formulars befindet sich eine Reihe von Schaltflächen, deren Bedeutung im separaten Kapitel"Steuerung des Programms" beschrieben ist.
Für jede zu verarbeitende Abrechnungsperiode werden Einträge für die Belegserie erzeugt, die die aktuelle Nummer des zuletzt erstellten Belegs und das in der Abrechnungsperiode verwendete Präfix oder Postfix enthalten. Das bedeutet, dass Sie sich um diese Einstellung nicht mehr kümmern müssen, wenn Sie im nächsten Jahr die gleiche Dokumentreihenstruktur verwenden wollen. Nach der Erstellung der neu-nächsten Abrechnungsperiode, wenn der erste Beleg der Nummernserie erstellt wird, wird hier ein weiterer Eintrag erstellt.
Bitte beachten Sie
Wenn Sie im nächsten Jahr eine andere Belegserienstruktur wünschen, müssen Sie diese vorbereiten, bevor Sie mit der Erstellung von Buchhaltungsbelegen beginnen.
Vorsicht
Es ist nicht vorgesehen, die Struktur der Dokumentenserie im Laufe des Jahres zu ändern. Wenn Sie also eine Änderung vornehmen, werden Sie benachrichtigt, wenn Sie die Schaltfläche Speichern bestätigen:
Sie müssen dann selbst entscheiden, ob Sie die ursprüngliche Zahlenreihe wirklich beenden und eine Zahlenreihe mit veränderter Struktur folgen lassen wollen.
Bestätigen Sie die Schaltfläche, um das Formular für den neuen Datensatz zu öffnen.
Die aktuelle Nummer
Die zuletzt verwendete Dokumentennummer, die nächste neu vergebene Nummer wird in Form der aktuellen Nummer + 1 sein; die Ausnahme ist beim Anlegen einer neuen Dokumentenserie, wenn Sie die Dokumente ab 1 nummerieren wollen (Sie müssen den Wert 1 eingeben - er bleibt nach dem Anlegen des ersten Dokuments der Dokumentenserie erhalten).Hinweis: Beim Anlegen einer neuen Dokumentenserie, wenn Sie die Dokumente ab 11 nummerieren wollen, müssen Sie 10 eingeben (beim Anlegen des ersten Dokuments dieser Serie wird der Wert 11 zur Dokumentennummer hinzugefügt),
Anfang
Die laufende Nummer hat einen Anfangswert in der Belegserie, z. B. 1; durch den Vergleich der Felder Laufende Nummer und Beginn können Sie sehen, wie viele Belege in der gegebenen Nummernserie in einer bestimmten Abrechnungsperiode ausgegeben werden.
Nummer Länge
Die Anzahl der Ziffern ohne Präfix und Postfix; die maximale Länge beträgt 12 Ziffern, die minimale 3 Ziffern und die Standardlänge ist auf 8 Ziffern eingestellt.
Nullen anzeigen
Standardmäßig ist trueeingestellt
Das heißt, wenn Sie den Wert "Nummernlänge" auf 3 setzen, werden die Werte auf den Dokumenten 001, 002, 003, .... sein. Andernfalls würden Nullen nicht angezeigt werden, und die Dokumente würden die Werte 1, 2, 3,...,10, 11, 12, .... anzeigen. WARNUNG - dann gibt es ein Problem bei der Sortierung der Dokumente nach Nummern, die Dokumente werden nach 1, 10, 11, 12, .... 2, 21, 22, .... 3,... sortiert, was den Benutzern möglicherweise nicht gefällt. Es wird daher empfohlen, dieses Feld nicht zu markieren.
Präfix
Dies sind vom Benutzer auswählbare Zeichen (Konstanten) mit einer maximalen Länge von 8, sie können das Jahr des Abrechnungszeitraums, Buchstaben (z. B. FV für ausgestellte Rechnungen) enthalten und können leer sein. Auf dem Dokument werden sie vor der Nummer der Dokumentenserie gedruckt. Z.B. FV001 (Präfix = FV, Nummernlänge = 3,
true u Nullen anzeigen).
Postfix
Dies sind vom Benutzer auswählbare Zeichen (Konstanten) mit einer maximalen Länge von 8, können das Jahr des Abrechnungszeitraums und Buchstaben enthalten und können leer sein. Sie werden nach der Dokumentennummer in der Dokumentenserie gedruckt. Z. B. FV001/09 (Präfix = FV, Nummernlänge = 3, Postfix /09, true u Nullen anzeigen)
Sowohl das Präfix als auch das Postfix können durch eine Zeichenkette ersetzt werden, in die Sie optional das Jahr des Abrechnungszeitraums in der Form %Y% bis %YYY% einfügen können, dann wird die Zeichenkette %Y% bis %YYY% durch das aktuelle Jahr des Abrechnungszeitraums ersetzt - im Jahr 2009 durch den Wert 9 bis 2009 und Sie müssen diese Reihen nicht jedes Jahr wegen der Jahreszahl in den Zahlenreihen ändern.
Wenn Sie /%YY% eingeben, wird die Dokumentnummer von /09 gefolgt
. Diese Zeichenfolgen können auch mit Buchstaben oder Zahlen kombiniert werden, so dass bei Präfix FV, Postfix /%YY%A die Dokumentnummer im Jahr 2009 wie FV001/09A aussieht.
Abrechnungszeitraum
Wählen Sie die Buchhaltungsperiode, für die Sie eine Belegserie erstellen, aus der Dropdown-Liste aus.Wenn Sie eine neue Belegserie hinzufügen, wird die aktuelle Buchhaltungsperiode vorausgefüllt.
Vorschau
In diesem Feld wird angezeigt, wie die Dokumentenseriennummer in Abhängigkeit von den vorherigen Einstellungen aussehen wird.
Registerkarte "Löcher in der Zahlenreihe"
Wenn eine Dokumentenserie ausgewählt wird, wird dem zu erfassenden Dokument eine Nummer zugewiesen und 1 Element auf dieser Registerkarte erstellt. Die Nummer ist für 2 Stunden reserviert, während dieser Zeit kann kein Benutzer ein Dokument mit dieser Nummer anlegen, d.h. es kann keine Duplizierung bei der Erfassung von Dokumenten geben.
Bohrungsnummer
Sie ist identisch mit der Belegnummer.
Verfügbar ab
Das Zeitlimit für die Reservierung der Nummer beträgt 2 Stunden, d. h. der nächste Benutzer hat nach diesen 2 Stunden Zugriff auf diese Nummer.
Wenn das Dokument gespeichert wird, wird die verwendete Nummer aus dieser Registerkarte gelöscht. Wenn eine Nummer nicht verwendet wurde (z. B. bei einem Stromausfall und "Verlust" des Dokuments), bleibt sie im "Loch" und wird nach Ablauf der 2-Stunden-Frist zur Verwendung angeboten. Wenn Sie diese Nummer zur sofortigen Verwendung aus dem "Loch" befreien müssen, gehen Sie wie folgt vor (aber nur von jemandem, der die entsprechenden Berechtigungen hat):
Schließen Sie die Option (z. B. ausgestellte Rechnung), in der Sie dieses Dokument verwenden möchten,
Öffnen Sie die entsprechende Dokumentenserie,
Löschen Sie die Zeile im "Loch"
Speichern Sie die Änderung; Sie können dann ein Dokument mit der entsprechenden Nummer erstellen.
Hinweis
Wenn Sie ein Element im "Loch" haben und die Struktur der Dokumentenserie korrigieren wollen, werden Sie beim Speichern trotzdem informiert.
Registerkarte "Texte"
Die Registerkarte "Texte" enthält alle Einwahlen, alle Listen. Dies sind zwei Felder, in die Sie die Daten nach Ihren Wünschen eintragen können. Das Ausfüllen ist nicht zwingend erforderlich.
Beschreibung
Eine genauere Beschreibung der Dokumentenserie.
Hinweis
Noch ein Hinweis zu den Dokumentenserien.
Registerkarte "Verwaltung"
Die Registerkarte "Verwaltung" enthält eine Angabe über die zeitliche Gültigkeit und auch die Sichtbarkeit des Datensatzes im Codebuch (Liste). Die Gültigkeit eines Datensatzes ist durch einen Bereich von Kalenderjahren gegeben. Im Bereich der angegebenen Jahre ist der Datensatz gültig, in den übrigen Jahren ist der Datensatz nicht gültig und der Datensatz wird im Codebuch gar nicht angezeigt. Die Begrenzung der Gültigkeit stellt sicher, dass der Benutzer bei der routinemäßigen Verwendung des Codebuchs nicht durch das Durchsuchen von nicht mehr verwendeten Datensätzen aufgehalten wird.
Da sich die zeitliche Gültigkeit auf Kalenderjahre bezieht, entspricht sie nicht den steuerlichen Abrechnungsperioden.
Gültig von
Kalenderjahr des Beginns der Gültigkeit des Datensatzes.
Gültig bis
Kalenderjahr des Ablaufs des Datensatzes.
Wenn Sie eine unbegrenzte Gültigkeit des Datensatzes wünschen, ändern Sie den Standardwert von "0" im Feld Gültig von und "9999" im Feld Gültig bis nicht. Der Datensatz ist dann in allen Kalenderjahren verwendbar und erscheint in jedem Kalenderjahr in der Liste.
Wenn Sie die Felder Gültig von und Gültig bis mit dem Wert "2016" füllen, ist der Datensatz nur im Jahr 2016 verwendbar, d.h. nur in diesem Jahr wird er in der Liste sichtbar sein (siehe Seitennavigation des Abrechnungszeitraums ).
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