Personen
und Benutzer
Datensätze der Personen - Benutzer, die mit dieser Installation von ABRA Flexi arbeiten können. Sie können die Liste sofort ausfüllen, wenn Sie eine neue Firma anlegen, indem Sie den Assistenten für die Firmeneinrichtung verwenden, um diese Tabelle
auszufüllen. Bei der Anmeldung in der Firma kann diese Liste im Menü "Extras" unter der Option "Personen und Benutzer" gestartet werden.
Derjenige, der die Anwendung zum ersten Mal gestartet hat (bei der Installation), hat im Dialog "Erste Inbetriebnahme" seinen Anmeldenamen und sein Passwort eingegeben - und damit die Zugangsdaten für den ersten Buchhaltungsbenutzer, der auch der Benutzer mit dem höchsten Privileg "Administrator" ist. Er ist der Administrator, der über alle Rechte verfügt und Zugriff auf alle Programmoptionen hat. Er kann die Lizenz importieren, aktualisieren, einzelne Benutzer anlegen, ihre Passwörter festlegen und ihnen Zugriffsrechte zuweisen. Jeder Benutzer ist dann verpflichtet, sein Passwort beim ersten Start der Anwendung zu ändern
.
Der Benutzer meldet sich beim Starten des Programms mit seinem Benutzernamen und seinem Passwort an. Verschiedene Benutzer können unterschiedlich eingeschränkte Zugriffsrechte auf verschiedene Module und Funktionen des Systems haben. Diese Einschränkung wird nur durch die Anmeldung des jeweiligen Benutzers aktiviert.
In der oberen Leiste der Tabelle befinden sich eine Reihe von Schaltflächen, deren Bedeutung in einem separaten Kapitel "Steuerung des Programms
" beschrieben wird. Wenn Sie Konten für mehr als eine Firma führen, gibt es in der Leiste auch eine Schaltfläche "Benutzer von einer anderen Firma hinzufügen", mit der Sie den Anmeldenamen und das Kennwort eines Benutzers von einer anderen Firma auf die ausgewählte Firma übertragen können.
Im erscheinenden Dialogfenster wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus, und nach Bestätigung mit der Schaltfläche "Auswählen" werden die Informationen angezeigt:
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Hauptpanel
Sie müssen nicht unbedingt ein Administrator sein, um einen neuen Benutzer zu erstellen, Sie müssen nur die Benutzerrollen
aktiviert haben, um neue Benutzer hinzuzufügen.
Drücken Sie die Schaltfläche "Neu" oder das Tastaturkürzel Alt+N, um das Formular für einen neuen Datensatz zu öffnen.
In der oberen Leiste des Formulars befinden sich eine Reihe von Schaltflächen, deren Bedeutung in einem separaten Kapitel "Steuerung des Programms
" beschrieben wird.
Zunächst geben Sie die grundlegenden Informationen über den neuen Benutzer ein. Das Ausfüllen ist nicht zwingend erforderlich, wird aber empfohlen. Sie werden auf jedem Dokument aufgeführt, das der Benutzer erstellt hat. Von hier aus werden die Daten z. B. in die Umsatzsteuererklärung
in das Feld "Erklärung gemacht von" übernommen.
Nachname
Vornamen
Titel
Sie können dann bei Bedarf mehrere Registerkarten ausfüllen:
"Grundlegende Informationen"
"Anmeldeinformationen"
"Personenzertifikate"
"Texte"
"Verwaltung"
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Registerkarte "Basisinformationen"
In dieser Registerkarte können Sie die grundlegenden Kontaktdetails des Benutzers eingeben. Es besteht keine Verpflichtung, diese Informationen auszufüllen.
Funktionen von
Straße
Stadt
POSTCODE
Zustand
Telefon
Es wird empfohlen, diese Informationen einzugeben. Sie wird in der Umsatzsteuererklärung
im Feld Telefon als Kontaktdaten der Person ausgedruckt, die die Steuererklärung erstellt hat.
Mobil: Wenn das Feld "Telefon" nicht ausgefüllt ist, wird diese Information in das Feld "Telefon" der Umsatzsteuererklärung gezogen.
Fax
E-Mail
WWW
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Registerkarte "Anmeldedaten"
Diese Registerkarte ist unwichtig. Es wird verwendet, um den Anmeldenamen und das Passwort des Benutzers einzugeben. Außerdem wird hier das Zugriffsrecht definiert, das bestimmt, was der Benutzer nach der Anmeldung am System tun darf. Die hier angegebenen Informationen müssen ausgefüllt werden.
Anmeldename: Dies ist der Name, unter dem sich der Benutzer bei der Anwendung anmeldet. Das Feld kann bis zu 20 Zeichen enthalten und darf nur Zahlen und alphabetische Zeichen ohne Umlaute enthalten. Er muss nicht mit dem Nachnamen des Benutzers identisch sein.
Passwort. Damit soll der Zugriff gesichert werden, damit niemand "Ungebetenes" Ihre Daten einsehen oder gar korrigieren kann. Diese beiden Informationen dienen dazu, die Person zu identifizieren und ihr mitzuteilen, wer was genommen, was korrigiert hat usw. im System. Daher ist es notwendig, dass jeder sein eigenes Passwort festlegt und sich merkt. Das System erkennt, ob es sich um Klein- oder Großbuchstaben handelt. Es wird eine Kombination aus Buchstaben (Groß- und Kleinschreibung) oder Zahlen mit mindestens 6 Zeichen empfohlen. Verwenden Sie keine Buchstaben mit Akzenten. Verwenden Sie keine Leerzeichen. Wir empfehlen Ihnen, sich einen Satz auszudenken und die ersten Buchstaben oder die ersten Silben jedes Wortes in diesem Satz zu verwenden. So erhalten Sie ein scheinbar bedeutungsloses Wort - für andere nicht merkbar, was ein sicheres Passwort ist. Z.B. MeineEltern Petr und Helena wohnen in Prag 5. Daraus erstellen Sie das Passwort MrPaHbvP5. Das hier festgelegte Passwort können Sie im Menü "Extras" unter "Passwort ändern" ändern.
Passwort erneut eingeben. Wenn die Angaben in diesen Zeilen unterschiedlich sind, werden Sie beim Speichern des Benutzers gewarnt und der Benutzer wird nicht gespeichert.
Benutzertyp: gibt die grundlegenden Merkmale des Zugriffs des Benutzers auf die Anwendung und die Daten an. Angebotene Typen:
Normal - konzipiert für Benutzer, die Daten lesen, ändern und einfügen können, die aber danach in ihrem Zugriff eingeschränkt sein können.
Schreibgeschützt - für Benutzer, die die aufgezeichneten Daten nur lesen können, ohne die Möglichkeit, die Daten zu erstellen, einzufügen oder zu ändern.
REST API - gedacht für virtuelle Benutzer, die nur auf die Programmierschnittstelle zugreifen, während die Benutzeroberflächen für sie unzugänglich sind.
Benutzer-Rolle.
Wählen Sie aus der Liste der angebotenen Benutzerrollen
das gewünschte Zugriffsrecht aus, je nachdem, was der Benutzer nach der Anmeldung am System tun können soll.
Schaltfläche "Serverberechtigungen": Mit der Schaltfläche " Serverberechtigungen " können Sie ein Formular anzeigen, in dem Sie Rechte für einen bestimmten Benutzer in Kontrollkästchen in Bezug auf abgerechnete Firmen, Benutzer und Lizenzen festlegen können:
Unternehmen erstellen
Firmen löschen
Benutzer anlegen
Passwort für Benutzer ändern
Zugriff auf alle Unternehmen
Berechtigungen zuweisen
Lizenzenverwalten
Schaltfläche "Datensichtbarkeitsrechte"
Verwenden Sie die Taste
können Sie den Zugriff auf bestimmte Optionen für eine ausgewählte Person einschränken, z. B. können Sie den Zugriff auf andere Buchhaltungsbelege für einen Lohnbuchhalter einschränken, verschiedene Buchhalter können nur auf eine bestimmte Art von Belegen Zugriff haben, verschiedene Benutzer können Belege nur mit einer bestimmten Buchungsregel ausgeben, usw.
Im angezeigten Dialog auf der linken Seite wählen Sie z.B. die Liste der ausgestellten Rechnungstypen, im rechten Teil wählen Sie in der Liste der Artikel diejenigen Artikel aus, deren Eigenschaft Sie ändern möchten. Dann ändern Sie rechts die Bezeichnung
"Sehen und bearbeiten" auf
"Einfach sehen" oder
"Unerreichbar". Abhängig davon kann der ausgewählte Benutzer diese Art von Rechnung nur ansehen oder sie ist komplett unzugänglich.
Wenn Sie mehrere Lager in Ihrem Unternehmen haben, verfügt jedes Lager über eine Lagerarbeiterrolle. Mit der Taste
können Sie jedem Lager den Zugriff auf sein einziges Lager wie folgt erlauben: Klicken Sie links in der Baumstruktur auf "Waren" -> "Eingänge/Eingänge", wählen Sie "Liste der erreichbaren Lager". An diesem Punkt erscheinen alle Lager Ihrer Firma in der rechten Hälfte der "Artikelliste" (sie sind fett gedruckt, d.h. es bedeutet, dass der Lagerist sie sehen und bearbeiten kann). Markieren Sie das Lager, auf das der Lagerverwalter keinen Zugriff haben soll, und markieren Sie dann im Abschnitt "Artikeleigenschaften"
Unerreichbar. Das Lager wird nicht mehr fett markiert, der Lagerist kann das so markierte Lager nicht mehr betreten, d.h. er kann keine Ein- und Auslieferungen an die so markierten Lager vornehmen. Nach dem Speichern des Dialogs "Zugriffsrechte" und erneutem Öffnen wird der so geänderte Punkt im linken Teil fett gedruckt.
Firmenverwaltung aktivieren: Kontrollkästchen, durch Ankreuzen
Der Administrator kann die Rechte zur Firmenadministration an einen anderen Benutzer delegieren. Die so markierte Person kann neue Firmen anlegen , sie trennen, löschen, aus der Liste der getrennten Firmen und aus dem Backup wiederherstellen
.
Recht zum Sperren von Dokumenten und Zeiträumen: Kontrollkästchen, mit dem
Der Administrator kann die Rechte zum Sperren von Zeiträumen und zum Sperren von Dokumenten
an andere Benutzer delegieren. So wird automatisch die Person markiert, die die Zugriffsrechte "Administrator" und "Buchhalter" hat.
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Registerkarte "Persönliche Zertifikate"
Hier finden Sie eine Liste von elektronischen Signaturzertifikaten
, die der Benutzer zum Signieren von per E-Mail versendeten Dokumenten verwenden kann.
Diese Registerkarte verfügt über eine separate Leiste mit einer Reihe von Schaltflächen, deren Bedeutung in einem separaten Kapitel "Steuerung des Programms"
beschrieben wird. Sie können sehen, dass eine Taste fehlt.
Dies liegt daran, dass persönliche Zertifikate hier nicht hinzugefügt werden. Hierfür gibt es im Menü "Extras" unter dem Punkt "Persönliche Zertifikate" eine eigene Option, in der der Benutzer sein persönliches Zertifikat selbst hinzufügt. Diese wird dann in dieser Registerkarte auf die Karte des Benutzers projiziert.
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Registerkarte "Texte"
Die Registerkarte "Texte" enthält alle Einwahlen, alle Listen. Es gibt zwei Felder, in die Sie die Daten nach Ihren Wünschen eintragen können. Das Ausfüllen ist nicht zwingend erforderlich.
Beschreibung: Sie können eine genauere Beschreibung des Benutzers angeben, z. B. Funktion im Unternehmen,....
Hinweis: Sie können eine zusätzliche Notiz über den Benutzer angeben.
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Registerkarte "Verwaltung"
Die Registerkarte "Verwaltung" enthält Informationen über die zeitliche Gültigkeit und Sichtbarkeit eines bestimmten Datensatzes im Codebuch (Liste). Die Gültigkeit eines Datensatzes ist durch den Bereich der Kalenderjahre gegeben. Im Bereich der angegebenen Jahre ist der Datensatz gültig, in den übrigen Jahren ist der Datensatz nicht gültig und der Datensatz wird im Codebuch gar nicht angezeigt. Die Begrenzung der Gültigkeit stellt sicher, dass der Benutzer bei der routinemäßigen Verwendung des Codebuchs nicht durch das Durchsuchen von nicht mehr verwendeten Datensätzen aufgehalten wird.
Da sich die zeitliche Gültigkeit auf Kalenderjahre bezieht, entspricht sie nicht den steuerlichen Abrechnungsperioden
.
Gültig von: Das Kalenderjahr des Beginns des Datensatzes.
Gültig bis: Kalenderjahr, in dem der Datensatz abläuft.
Wenn Sie für einen Datensatz eine unbegrenzte Gültigkeit wünschen, ändern Sie den Standardwert von "0" im Feld Gültig von und "9999" im Feld Gültig bis
nicht. Der Datensatz ist dann in allen Kalenderjahren verwendbar und erscheint in jedem Kalenderjahr in der Liste.
Wenn Sie die Felder Gültig von und Gültig bis mit dem Wert "2016" füllen, ist der Datensatz nur im Jahr 2016 verwendbar, d.h. nur in diesem Jahr wird er in der Liste sichtbar sein (siehe Seitennavigation des Abrechnungszeitraums
).