Die Umstellung Ihres Buchhaltungssystems auf ABRA Flexi ist kein komplizierter Vorgang. Um Ihnen den Umstieg auf unser System so einfach wie möglich zu machen, haben wir eine ausführliche Serie vorbereitet, in der wir Ihnen alle notwendigen Schritte für eine reibungslose Inbetriebnahme deutlich machen.
Mit der Umstellung der Wirtschafts- und Buchhaltungssoftware müssen Sie vor allem die Anknüpfung aus buchhalterischer Sicht verantwortungsvoll angehen.
Grundsätzlich können zwei Zustände auftreten:
Die Organisation wird zum gleichen Zeitpunkt wie der neue Abrechnungszeitraum umgestellt oder
Die Organisation wird während des Rechnungszeitraums umgestellt.
Das Vorgehen für eine ordnungsgemässe Umstellung der Buchhaltung ist in beiden Fällen ähnlich. Die letzte ist zeitaufwändiger, da die Dokumente ab dem Beginn des aktuellen Geschäftsjahres migriert werden müssen. Das Vorgehen ist gleich mit der Ausnahme, dass wir bei einem Wechsel innerhalb des Jahres alle Bewegungen der aktuellen Buchungsperiode in das Programm übernehmen sollten.
Beginnen Sie mit allen Kontexten, die zum Zeitpunkt der Migration gelöst werden müssen:
Verknüpfung der analytischen Erfassungen für ausgewählte Bilanzkonten im Bereich der offenen Forderungen/Verbindlichkeiten und der Buchsalden.
Den Finanzbereich festlegen für Kassen- und Bankkonten.
Verknüpfung der Lagerbestände nicht nur aus buchhalterischer Sicht.
Es ist eine vollständige buchhalterische Anknüpfung zwischen den Rechnungsperioden zu gewährleisten.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Erfassung von materiellen und immateriellen Vermögen oder anderen Arten von Vermögenswerten sowie die Integration von Mitarbeitern, einschliesslich der Personalakten.
Datenübertragung und Einstellung des Systems
Die eigentliche Datenübernahme ist so zu planen, dass die einzelnen Prozesse logisch miteinander verknüpft sind und gleichzeitig die Software möglichst schnell voll genutzt werden kann. Der Prozess lässt sich in den folgenden Schritten zusammenfassen:
Erstellung der Kassen- und Bankkonten der Organisation.
Hinzufügen von Kassen- und Bankkontosalden im Programmteil "Geld".
Einführung einer Preisliste im Programmteil "Waren".
Festlegung der Lagerlisten und der Lagerbestände.
Buchung von Wechselkursdifferenzen bei den Vorschüssen.
Die Erfassung der Kontosalden.
Konsequente Überprüfung des Status und der Summen der zum Zeitpunkt des Übergangs erfassten Belege.
Und am Ende gibt es praktische Ratschläge - nicht nur für die Umstellung:
Verwenden Sie in internen Belegen keine Konten, bei denen das Kennzeichen Saldo gesetzt ist. Interne Belege können nicht mit der Debitoren-/Kreditorenvorschrift verbinden werden. Für Vorgänge wie die Abschreibung von Forderungen verwenden Sie die Option "Bargeld - Verrechnungen"
Verwenden Sie nur die Konten Bargeld und Bank im Programmteil Geld - Kasse und Geld - Bank. Wenn Sie sie z.B. in internen Belegen verwenden, stimmen nicht nur die Beträge, sondern auch die Kassen- und Bankbücher in den Programmteilen Kasse und Bank nicht überein.
Achten Sie bei der Verbindung von Zahlungen mit Forderungen/Verbindlichkeiten darauf, dass der Beleg vollständig verbunden ist (mit dem Kennzeichen "Verbunden"). Wenn die Belege nicht verbunden werden, kommt es zu einer Diskrepanz zwischen dem Saldo und dem ausstehenden Saldo (siehe Verkauf/Einkauf - Ausgestellte Rechnungen/Eingangsrechnungen - Berechnung des bisherigen Zahlungssaldos).
Überprüfen Sie unter Buchhaltung - Buchhaltungsberichte - Buchhaltungsjournal laufend den Buchungsstatus der Belege. Nicht gebuchte Belege sind in den zusammenfassenden Berichten wie Betriebskapital, Kontosalden, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Berichte nicht enthalten, und ihre Berichtswerte sind verzerrt.
Warum diese Methode?
Das beschriebene Verfahren ist zwar zeitaufwändiger, aber nach unserer langjährigen Erfahrung optimal - es gewährleistet eine perfekte und völlig korrekte Erfassung der Abläufe von zwei verschiedenen Buchhaltungssoftware. In Zukunft werden Sie die zusätzliche Arbeit zu schätzen wissen. Es ist jedoch nicht notwendig, alles sofort zu tun - so können Sie z. B. Konten, deren Saldo nicht verfolgt wird, nach dem endgültigen Jahresabschluss hinzufügen, oder Vermögenswerte können während des neuen Geschäftsjahres erfasst werden.
Unser Artikel enthält keine vollständig detaillierte und umfassende Beschreibung der Umstellung der Buchhaltung. Technisch ist es nicht möglich, alle Situationen und spezifische Sachverhalte zu erfassen, mit denen Sie konfrontiert werden. Wir hoffen jedoch, dass es Ihnen zumindest teilweise geholfen hat, die Fragen zu klären. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, unseren Kundendienst zu kontaktieren.