Při prvním spuštění aplikace si musíte založit firmu, kterou budete účtovat, příp. ve které si chcete účetnictví "vyzkoušet". Máte možnost založit si neomezený počet firem bez ohledu na to, jakou variantu programu Flexi vlastníte.
Novou firmu můžeme založit i po prvním spuštění, a to kliknutím na ikonu firmy v levém horním rohu:
Následně se otevře vpravo lišta, kde klikneme na tlačítko "Založit novou společnost":
V dalším okně vyplníme základní informace o firmě:
Pozor! Typ organizace a legislativu není možné později změnit!
Po vyplnění údajů klikneme na tlačítko "Založit".
O tom, že firma byla úspěšně vytvořena nás Flexi informuje v levém dolním rohu:
Kliknutím na tlačítko "Nastavení" můžeme doplnit další údaje o firmě jako jsou informace Převažující činnost, datová schránka či Finanční úřad pro účely DPH, ale také logo firmy, odlišná adresa firmy nebo Oprávněná osoba.
Když poté klikneme na šipku v levém horním rohu, zobrazíme další možnosti nastavení firmy dle jednotlivých agend.
Firma: Záložka Základní informace
Zde vyplníme údaje týkající se firmy.
Firma: Záložka Legislativa
Zde nastavujeme legislativní údaje o účetní jednotce.
Do pole Přev.činn.NACE uvádíme kód převažující činnosti zjistitelný z číselníku adisepo.
Stát a typ organizace se doplní podle údajů, které jsme zadali při zakládání firmy.
Určitě nesmíme zapomenout zaškrtnout pole "Plátce DPH", pokud je firma plátcem.
Zaškrtnutím pole "Omezovat výběr států DPH" omezíme počet států, které se na dokladech nabízí.
Do pole Krajský finanční úřad a Územní pracoviště vyplníme příslušné úřady z adresáře firem.
Pole "Zvláštní režim jednoho správního místa" je určené jen pro firmy se slovenskou legislativou či registrované k DPH na Slovensku. Pomocí zaškrtávacího pole označíte, zda je firma registrována k zvláštnímu režimu DPH nebo není. Podle hodnoty pole je vyplňováno stejnojmenné pole na vytvářených dokladech.
Do pole Měna vyplníme používanou měnu.
Oprávněná osoba a Zástupce - můžeme vyplnit požadované osoby.
Firma: Záložka Logo a razítko
Zde můžeme nahrát logo a razítko společnosti, nejčastěji s příponou .jpg, .png a jeho maximální doporučená velikost je 800.0 x 1200.0 pixelů.
Firma: Záložka Ostatní
Kurzy - možnost nastavení stahování kurzů, pozor, vždy lze nastavit buď Denní kurz nebo Mesíční kurz, ne obojí naráz.
Komunikace - v případě odesílání mailů přes SMTP zde lze nastavit automatické odesílání, adresu pro skrytou kopii a EAN pro EDI komunikaci.
GDPR - V jednotlivých agendách přibude možnost nahlédnout do účelů, které se vážou ke konkrétnímu záznamu
Moduly: Prodej - Záložka Doklady
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů, které se automaticky přiřadí v příslušné agendě po kliknutí na "Nový".
Dotázat uživatele – využijte, pokud často měníte typy dokladů.
Poslední vybraný – zvolte, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu; nejčastěji vybíraná hodnota.
Primární – v případě, že vystavujete převážně jen jeden typ dokladu.
Moduly: Prodej - Záložka Úpřesnění
Splatnost ve dnech - zde můžeme přednastavit splatnost pro všechny vydané faktury.
Doplňující text na fakturu - text zadaný zde se na každé faktuře propíše v prostoru pod logem/podpisem/razítkem.
Povolit odpočet neuhrazené vydané zálohy - zaškrtnutí umožní odpočet záloh a ZDD bez vazby na uhrazující doklad.
Položky automatického zaokrouhlení dokladu nezahrnovat do DPH - zaškrtneme pouze v případě, kdy využíváme metodu individuálního zaokrouhlení. V takovém případě se nám nebudou v přiznání DPH objevovat zaokrouhlovací položky.
Režim rezervací - slouží k definování systému rezervací při objednávkách. Můžeme zvolit, že rezervace se má vytvořit automaticky při vytvoření objednávky, či zároveň s naskladněním zboží anebo zda si budeme definovat rezervace ručně. Také můžeme vytvářet rezervace i v případě, kdy zboží není na skladě po zaškrtnutí políčka Povolit rezervaci do záporu.
Automaticky generovat číslo zakázky shodné s objednávkou - v případě, že chceme automaticky generovat zakázku spolu s objednávkou.
V poli Při změně odběratele přepočítat ceny můžeme zvolit, zda chceme ceny přepočítat, neměnit nebo zda se má systém nejprve dotázat, než ceny přepočte
Moduly: Nákup - Záložka Doklady
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů, které se automaticky přiřadí v příslušné agendě po kliknutí na "Nový".
Dotázat uživatele – využijte, pokud často měníte typy dokladů.
Poslední vybraný – zvolte, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu; nejčastěji vybíraná hodnota.
Primární – v případě, že vystavujete převážně jen jeden typ dokladu.
Moduly: Nákup - Záložka Upřesnění
Výchozí splatnost [dny]
Vámi uvedený počet dní bude na všech dokladech (hodnota je uvedena jako datum splatnosti), jedná se o základní nastavení s nejnižší prioritou. Splatnost je možné nastavit na třech místech:
Základní nastavení je v tomto dialogu a má nejnižší prioritu.
Druhou prioritu má nastavení přes menu Nákup – Typy dokladů – Typy přijatých faktur typu přijaté faktury.
Nejvyšší prioritu má nastavení splatnosti u konkrétní firmy v Adresy firem.
V praxi to vypadá tak, že při pořizování nové faktury je splatnost vzata z tohoto nastavení (pokud zde hodnota není vyplněna, je datum splatnosti shodný s datem vystavení). Když vyberete určitý typ faktury a je u něj nastavena splatnost, tak se touto splatností původní nahradí. Dále vyberete firmu a proces se zopakuje. Výsledné datum je na faktuře možné "uživatelsky" přepsat.
Datum pro plnění data Uplatnit zdaň. pl. - určuje pole, podle jehož hodnoty se bude nastavovat pole Uplatnit zdanitelné plnění u přijatých faktur a ostatních závazků.
Vyžadovat podpis před vystavením příkazu k úhradě - zaškrtnutím dojde k aktivaci funkcionality podpisu uživatele, který má právo podepisovat.
Povolit odpočet neuhrazené přijaté zálohy - pokud chceme odpočítávat do faktur neuhrazené zálohy, je nutné zaškrtnout toto pole.
Moduly: Peníze
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů, které se automaticky přiřadí v příslušné agendě po kliknutí na "Nový".
Dotázat uživatele – využijte, pokud často měníte typy dokladů.
Poslední vybraný – zvolte, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu; nejčastěji vybíraná hodnota.
Primární – v případě, že vystavujete převážně jen jeden typ dokladu.
Typ dokladu pro importované bankovní výpisy - Zvolte výchozí typy dokladu pro bankovní příjem a bankovní výdej.
Moduly: Zboží
Metoda oceňování - vybereme dle potřeby Metodu průměrných cen nebo FIFO.
Umožnit generování požadavků na výdej - zaškrtněte v případě, že chcete "vydávat do mínusu", tj. Flexi poté umožní udělat výdejku i v případě, kdy zboží není na skladě. Po naskladnění zboží je nutné požadavky na výdej vyrovnat přes Nástroje - Aktualizace požadavků na výdej.
Při příjmu aktualizovat nákupní cenu v ceníku - po zaškrtnutí tohoto pole se po každém příjmu přepočte nákupní cena v menu Zboží - Ceník.
Sklad nahrávat do účetnictví - využijete v případě, že účtujete o skladu metodou A, tedy na účty 111, 112, 131, 132 apod. Pokud účtujete skladové zásoby metodou B, tedy rovnou do spotřeby, toto pole ponechte prázdné.
Typ nových dokladů
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů, které se automaticky přiřadí v příslušné agendě po kliknutí na "Nový".
Dotázat uživatele – využijte, pokud často měníte typy dokladů.
Poslední vybraný – zvolte, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu; nejčastěji vybíraná hodnota.
Primární – v případě, že vystavujete převážně jen jeden typ dokladu.
Moduly: Zaměstnanci - Záložka Pojištění
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů pro generování závazků pro pojištění.
Rovněž zde nastavíme příslušné OSSZ z adresáře firem - je nutné ve vybraném OSSZ ručně vyplnit bankovní spojení!
Moduly: Zaměstnanci - Záložka Daně
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů pro generování závazků pro daně.
Rovněž zde nastavíme příslušný finanční úřad z adresáře firem - je nutné ve vybraném úřadě ručně vyplnit bankovní spojení!
Moduly: Zaměstnanci - Záložka Doklady
Zde lze nastavit výchozí typy dokladů pro generování mezd.
Moduly: Zaměstnanci - Záložka Úvazek
Výchozí nastavení úvazků pro zaměstnance, toto nastavení pouze předvyplní nového zaměstnance, v případě potřeby je možné přímo na zaměstnanci tyto hodnoti libovolně měnit.
Moduly: Zaměstnanci - Záložka Splatnost
Nastavení splatnosti dokladů vygenerovaných z Aktualizace mezd.
Moduly: Zaměstnanci - Záložka Ostatní
Promile pro výpočet povinného pojištění - vyplníme promile, bez tohoto údaje nelze vygenerovat formulář.
Krátit dovolenou za neomluvenou absenci - Krácení se uplatňuje pouze v případě, že součet hodin neomluvené absence je celým násobkem denního hodinového úvazku.
Nemoc - Automaticky nastavovat období proplacení nemoci
Zaškrtávací pole určuje chování aplikace:
Pokud příznak zaškrtnete , automaticky se nastaví na kartě zaměstnance ve volbě "Aktualizace" v záložce "Nepřítomnost" období proplacení dle počátku nemoci nastavené na kartě zaměstnance ve volbě "Personalistika" v záložce "Nepřítomnost".
Pokud necháte příznak odškrtnutý , je nutné období proplacení nemoci na kartě zaměstnance ve volbě "Aktualizace" v záložce "Nepřítomnost" nastavit ručně, až budete požadovat proplacení nemoci zaměstnance.
Při výpočtu mezd upozornit na kontrolu období proplacení u nemocí
Pokud nezaškrtnete předcházející pole Automaticky nastavovat období proplacení nemoci, doporučujeme zaškrtnout příznak Při výpočtu mezd upozornit na kontrolu období proplacení u nemocí. Při výpočtu mezd pak budete upozorněni na nevyplněné období proplacení nemoci, abyste si mohli zkontrolovat, zda se jedná o opomenutí či úmysl.
Refundace 50% náhrady mzdy za nemoc - aktivuje mzdovou složku refundace.
Procento náhrady při kurzarbeitu - určuje výši procenta kurzarbeitu.
Chránit výplatní pásky heslem - v personalistice u Zaměstnance přibude možnost zadat heslo, kterým bude výplatnice chráněna.
Příspěvek na penzijní připojištění - aktivuje mzdovou složku Příspěvek na penzijní připojištění. Nízže v poli pak lze zadat procento příspěvku.
Moduly: Účetnictví - Záložka Doklady
Typ nových dokladů
Vybíráte, jak se má systém chovat při tvorbě nového dokladu; pole nemusíte vyplňovat, neboť existuje možnost ruční změny typu dokladu.
Manuální přepis čísel dokladů - umožní v poli interní číslo přepis vygenerovaného čísla.
Přenášení střediska z firmy - bude-li aktivní, bude z příslušné firmy v adresáři přenášeno středisko do dokladu, kam bude firma vyplněna.
Kontrolovat firmy a účty při vytváření dokladu - Jelikož lze údaje, včetně bankovních účtů, o firmách v adresáři stahovat do Flexi online, je možnost i jejich kontroly. Aktivováním možnosti bude Flexi kontrolovat, zdali účet uvedený u dané firmy ve faktuře, je registrovaný (tedy stažený z rejstříku).
Další navazující nastavení najdete v tomto článku - Nastavení firmy - WUI