Při prvním spuštění aplikace si musíte založit firmu, kterou budete účtovat, příp. ve které si chcete účetnictví "vyzkoušet". Máte možnost založit si neomezený počet firem bez ohledu na to, jakou variantu programu Flexi vlastníte.
Novou firmu můžeme založit i po prvním spuštění, a to kliknutím na ikonu firmy v levém horním rohu:
Následně se otevře vpravo lišta, kde klikneme na tlačítko "Založit novou společnost":
V dalším okně vyplníme základní informace o firmě:
Pozor! Typ organizace a legislativu není možné později změnit!
Po vyplnění údajů klikneme na tlačítko "Založit".
O tom, že firma byla úspěšně vytvořena nás Flexi informuje v levém dolním rohu:
Kliknutím na tlačítko "Nastavení" můžeme doplnit další údaje o firmě jako jsou informace Převažující činnost, datová schránka či Finanční úřad pro účely DPH, ale také logo firmy, odlišná adresa firmy nebo Oprávněná osoba.
Když poté klikneme na šipku v levém horním rohu, zobrazíme další možnosti nastavení firmy dle jednotlivých agend:
Záložka Legislativa
Zde nastavujeme legislativní údaje o účetní jednotce.
Do pole Přev.činn.NACE uvádíme kód převažující činnosti zjistitelný z číselníku adisepo.
Stát a typ organizace se doplní podle údajů, které jsme zadali při zakládání firmy.
Pole duální měna a kurz duální měny bychom využili pouze v případě, že chceme vést účetnictví ve dvou měnách. Standardně tato pole necháváme prázdná.
Pokud se jedná o fyzickou osobu, zaškrtneme pole "Fyzická osoba".
Určitě nesmíme zapomenout zaškrtnout pole "Plátce DPH", pokud je firma plátcem.
Zaškrtnutím pole "Omezovat výběr států DPH" omezíme počet států, které se na dokladech nabízí.
Pole "Zvláštní režim jednoho správního místa" je určené jen pro firmy se slovenskou legislativou či registrované k DPH na Slovensku. Pomocí zaškrtávacího pole označíte, zda je firma registrována k zvláštnímu režimu DPH nebo není. Podle hodnoty pole je vyplňováno stejnojmenné pole na vytvářených dokladech.
Záložka Prodej
V poli Splatnost ve dnech můžeme přednastavit splatnost pro všechny vydané faktury.
V poli Při změně odběratele přepočítat ceny můžeme zvolit, zda chceme ceny přepočítat, neměnit nebo zda se má systém nejprve dotázat, než ceny přepočte.
Pole režim rezervací slouží k definování systému rezervací při objednávkách. Můžeme zvolit, že rezervace se má vytvořit automaticky při vytvoření objednávky, či zároveň s naskladněním zboží anebo zda si budeme definovat rezervace ručně. Také můžeme vytvářet rezervace i v případě, kdy zboží není na skladě po zaškrtnutí políčka Povolit rezervaci do záporu.
Volba typ nových dokladů určuje, jaký typ dokladu se nabídne potom, co klikneme v dané agendě na tlačítko Nový. Primární typ vybíráme v menu Typy dokladů.
Pole Typ automaticky generovaných dokladů udává, jaký typ má nést doklad, který se vytvořil automaticky. Pokud zde žádný typ nevybereme, systém se nás vždy nejprve dotáže, jaký typ dokladu má zvolit.
V poli Doplňující text na fakturu můžeme napsat jakýkoliv text, který bude uveden na všech vydaných fakturách.
Pokud zaškrtneme pole Povolit odpočet neuhrazené vydané zálohy, umožní nám Flexi odpočítat od faktury i zálohu, která dosud nebyla spárována s platbou.
Pole Položky automatického zaokrouhlení dokladu nezahrnovat do DPH zaškrtneme pouze v případě, kdy využíváme metodu individuálního zaokrouhlení. V takovém případě se nám nebudou v přiznání DPH objevovat zaokrouhlovací položky.
Záložka Nákup
Výchozí splatnost [dny]
Vámi uvedený počet dní bude na všech dokladech (hodnota je uvedena jako datum splatnosti), jedná se o základní nastavení s nejnižší prioritou. Splatnost je možné nastavit na třech místech:
Základní nastavení je v tomto dialogu a má nejnižší prioritu.
Druhou prioritu má nastavení přes menu Nákup – Typy dokladů – Typy přijatých faktur typu přijaté faktury.
Nejvyšší prioritu má nastavení splatnosti u konkrétní firmy přes menu Obchodní partneři – Adresy firem – záložka Upřesnění.
V praxi to vypadá tak, že při pořizování nové faktury je splatnost vzata z tohoto nastavení (pokud zde hodnota není vyplněna, je datum splatnosti shodný s datem vystavení). Když vyberete určitý typ faktury a je u něj nastavena splatnost, tak se touto splatností původní nahradí. Dále vyberete firmu a proces se zopakuje. Výsledné datum je na faktuře možné "uživatelsky" přepsat.
Vyžadovat podpis před vystavením příkazu k úhradě
Jako standardní hodnota je nastaveno NE.
Při kladném vyplnění hodnoty je vyžadován podpis přijaté faktury před tvorbou příkazu k úhradě. Uživatel, který má právo podepisovat, zadává podpis výběrem nabídky "Služby - Podepsat k úhradě" v nástrojové liště.
Volba nových dokladů
Není povinnost tento údaj vyplňovat, pole mohou zůstat prázdná. Zde si můžete vybrat u jednotlivých typů dokladů modulu "Nákup" (přijaté faktury, vydané poptávky, přijaté nabídky, vydané objednávky), jak se má program chovat při tvorbě nového dokladu. Samozřejmě vždy existuje možnost ruční změny typu dokladu. Máte možnost volby:
Dotázat uživatele – tento způsob je vhodný, pokud často měníte typy dokladů. Po použití tlačítka bude nabídnut seznam typů dokladu k výběru. Potvrzením vybraného typu bude doklad tohoto typu otevřen.
Poslední vybraný – tento způsob je vhodný, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu. Po použití tlačítka se otevře doklad toho typu, který byl naposled vybraný.
Primární – tento způsob je vhodný, pokud převážně vystavujete jen jeden typ dokladu. Pak si v záložce "Správa" u tohoto vybraného typu dokladu označte Primární a po použití tlačítka bude otevřen doklad tohoto primárního typu.
Povolit odpočet neuhrazené přijaté zálohy
Pokud chceme odpočítávat do faktur neuhrazené zálohy, je nutné zaškrtnout toto pole.
Datum pro plnění data Uplatnit zdaň. pl.
Určuje pole, podle jehož hodnoty se bude nastavovat pole Uplatnit zdanitelné plnění u přijatých faktur a ostatních závazků.
Možné zdroje hodnoty jsou: Datum zdanitelného plnění, Přijato, Datum zaúčtování, Splatnost, Aktuální datum a Nepředvyplňovat.
Typ generovaných dokladů
Program ABRA Flexi umí řadu dokladů tvořit automaticky z jiných již vytvořených dokladů, a to výběrem nabídky "Služby" v nástrojové liště, kterou najdete při vytváření prakticky všech dokladů. Zde (zde je řešen oddíl Nákup) si vyberete pomocí tlačítka pro rozevírací seznam , do kterého typu dokladu budete chtít zařazovat tyto automaticky tvořené doklady. Při vyplnění této hodnoty odpadne obsluze dotaz na typ automaticky tvořeného dokladu. Základní typy dokladů jsou nastaveny.
Přijaté faktury
Nastavení je určeno pro automaticky tvořené přijaté faktury z vydané objednávky.
Objednávky vydané
Nastavení je určeno pro automaticky tvořené vydané objednávky z vydané poptávky, z přijaté nabídky a z přijaté objednávky.
Poptávky vydané
Nastavení je určeno pro automaticky tvořené vydané poptávky z přijaté objednávky.
Nabídky přijaté
Nastavení je určeno pro pro automaticky tvořené přijaté nabídky z vydané poptávky.
Pokud budete chtít vytvořit nový typ dokladu, tak volte následující způsob:
Pomocí tlačítka pro rolovací seznam přeneste nějaký typ dokladu do příslušného pole. Pole bude modře podbarveno. Stiskněte funkční klávesu F2 a otevře se vám příslušný číselník, kde si můžete nastavit nový typ dokladu. Typy těchto dokladů lze rovněž přidávat po přihlášení do aplikace v nabídce Nákup pod volbou Typy dokladů.
Záložka Peníze
Typ nových dokladů
U jednotlivých typů dokladů modulu Peníze (pokladní, bankovní doklady, zápočty) vybíráte, jak se má systém chovat při tvorbě nového dokladu (typ dokladu lze vždy změnit ručně); máte možnost volby:
Dotázat uživatele – využijte, pokud často měníte typy dokladů.
Poslední vybraný – zvolte, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu; nejčastěji vybíraná hodnota.
Primární – v případě, že vystavujete převážně jen jeden typ dokladu.
Typ dokladu pro importované bankovní výpisy
Zvolte výchozí typy dokladu pro bankovní příjem a bankovní výdej.
Otočit typ pohybu a částku při párování dobropisu
Při zaškrtnutí tohoto pole systém automaticky otočí znaménko a typ pohybu (příjem na výdej..) při spárování dokladu s fakturou nesoucí na typu dokladu příznak Dobropis.
Záložka Zboží
Sklad je FIFO - zaškrtněte v případě, že využíváte metodu vedení skladu "First in, first out". Pokud využíváte metodu průměrných cen, ponechte pole nezaškrtnuté.
Umožnit generování požadavků na výdej - zaškrtněte v případě, že chcete "vydávat do mínusu", tj. Flexi poté umožní udělat výdejku i v případě, kdy zboží není na skladě. Po naskladnění zboží je nutné požadavky na výdej vyrovnat přes Nástroje - Aktualizace požadavků na výdej.
Při příjmu aktualizovat nákupní cenu v ceníku - po zaškrtnutí tohoto pole se po každém příjmu přepočte nákupní cena v menu Zboží - Ceník.
Sklad nahrávat do účetnictví - využijete v případě, že účtujete o skladu metodou A, tedy na účty 111, 112, 131, 132 apod. Pokud účtujete skladové zásoby metodou B, tedy rovnou do spotřeby, toto pole ponechte prázdné.
Typ generovaných dokladů
Vybíráte, jak se má systém chovat při tvorbě nového dokladu; pole nemusíte vyplňovat, neboť existuje možnost ruční změny typu dokladu.
Nabízené hodnoty:
Dotázat uživatele – tento způsob je vhodný, pokud často měníte typy dokladů.
Poslední vybraný – tento způsob je vhodný, pokud vystavujete různé typy dokladů, ale vždy vystavujete větší množství stejného typu; nejčastěji vybíraná hodnota.
Primární – tento způsob je vhodný, pokud převážně vystavujete pouze jeden typ dokladu. Pak na záložce Správa u vybraného typu dokladu (např. menu Prodej – Typy dokladů – Typy vydaných faktur) zaškrtněte příznak Primární typ dokladu.
Záložka Účetnictví
Typ nových dokladů
Vybíráte, jak se má systém chovat při tvorbě nového dokladu; pole nemusíte vyplňovat, neboť existuje možnost ruční změny typu dokladu.
Záložka Automatické operace
Zde přednastavujeme účtování kurzových a zaokrouhlovacích rozdílů a také účtování automaticky tvořených ZDD a účtování kurzových rozdílů vzniklých při odpočtu záloh od konečné faktury.
Záložka Profil uživatele
Na této záložce je možné vyplnit údaje o uživateli, případně nastavit nové heslo.
Záložka Ostatní
Email - zde nastavujeme automatické zasílání emailů, můžeme nastavit hodnoty, odesílat, neodesílat nebo posílat pouze na email skryté kopie, které nastavíme v poli níže.
Kurz - vyplňujeme, k jakému dni se má stahovat denní či měsíční (roční) kurz. Pokud zvolíme stahování z dnešního dne, je nutné si uvědomit, že ČNB denní kurz zveřejňuje až odpoledne, tudíž při vystavení faktury v dopoledních hodinách bude počítáno s kurzem z předchozího dne.
EET - v tomto poli můžeme zapnout evidenci EET. Vyplníme číslo provozovny, limit odpovědi (postačí 2s) a mód komunikace:
Ostrý - jedná se o ostrý režim prodeje, kdy se doklady odesílají do EET.
Ověřovací - doklady se nezapočítávají do EET, slouží pro ověření funkčnosti.
Ostatní
Manuální přepis čísel dokladů - Flexi standardně neumožňuje ruční změnu interního čísla dokladu, které se generuje z nastavení dokladové řady - po zaškrtnutí tohoto pole je možné interní číslo přepsat.
Zpracování GDPR - po zaškrtnutí tohoto pole se zpřístupní agendy pro zpracovávání GDPR.
Přenášení střediska z firmy - po zaškrtnutí tohoto pole se bude do dokladů přenášet středisko dle nastavení firmy v adresáři.
Kontrolovat firmy a účty při vytváření dokladu - slouží pro kontrolu evidovaných čísel účtů - pokud nebude účet stažen z aresu v adresáři přes tlačítko "Aktualizovat vše", bude se zobrazovat upozornění.
Jazyk - můžeme vybrat až 4 jazyky, se kterými chceme pracovat.