Belegarten sind ein effektives Werkzeug bei der Arbeit mit jedem Belegmodul.
Ob Rechnungen, Bestellungen oder Kassenbelege, für jede dieser Module gibt es Belegarten und Optionen für deren Einstellung.
Was ist eine Belegart?
Eine Belegart kann als Vorlage für individuell ausgestellte Belege betrachtet werden. Sie enthält eine Reihe von Daten, die nach dem Hinzufügen der Belegart in den ausgewählten Beleg übernommen werden.
Ausserdem kann es als guter Helfer für die Filterung dienen - Sie können die relevanten Module dank der Belegarten leicht unterteilen und die anschliessende Filterung wird in vielen Bereichen einfacher.
Nehmen wir als Beispiel die ausgestellten Rechnungen, so gibt es hier standardmässig die folgenden Belegarten:
Rechnung - Steuerbeleg
Vorauszahlung - kein Steuerbeleg
SVD - Steuervorauszahlungsdokument
Gutschrift - Korrektur des Steuerbelegs
Aus der Logik der Standardbelegarten in ausgestellten und empfangenen Rechnungen können wir die grundsätzliche Aufteilung der jeweiligen Module erkennen.
Bei den Belegarten handelt es sich jedoch um benutzerdefinierte Stammdaten, so dass der Inhalt von Ihnen abhängt.
Unter anderem kann die Belegserie der Rechnung geändert werden, so dass einzelne Belegarten eine andere Form der internen Nummer haben können.
Wenn wir bei dem Beispiel der ausgestellten Rechnungen bleiben, können Sie problemlos andere Arten von Belegen nach verschiedenen Kriterien erstellen, z. B:
Barrechnung (Belegarten können auch nach Zahlungsarten unterteilt werden, z.B. nur Bargeld)
Rechnung EUR ( Währungen können über Belegarten vordefiniert werden; Fremdwährungsbelege können daher über die Währung und entsprechende Voreinstellungen vordefiniert werden)
Rechnung WARENVERKAUF (die Belegart enthält eine Buchungsregel; bei Bedarf können auf diese Weise beliebig viele Belegarten mit entsprechenden Buchungen erstellt werden)
Der Anwendungsbereich ist natürlich viel grösser; die oben genannten Beispiele dienen dem besseren Verständnis.
Wie wird die Belegart verwendet?
Wie erwähnt, die Dokumentenart ist eine Art Vorlage für einzelne Belege.
Kommen wir also wieder zu den ausgestellten Rechnungsarten
und öffnen eine bestimmte Rechnungsart,
sehen wir eine ganze Reihe von Daten, die in der Rechnungsart vorausgefüllt werden können. Alle diese Daten werden dann natürlich den erstellten Belegen (in diesem Fall den ausgestellten Rechnungen) hinzugefügt.
Wenn die Belegart einem der bestehenden Arten sehr ähnlich ist, ist die einfachste Lösung, eine neue Art zu erstellen, eine Kopie der bestehenden Belegart zu erstellen. Sonst können Sie die Belegtart über die Schaltfläche Neu erstellen.
Unter anderem kann die Belegserie der Rechnung geändert werden, so dass jede Belegart eine andere interne Nummer haben kann.
Die Modul-Aufteilung ist beliebig und hängt von Ihnen ab. Es ist wichtig zu wissen, dass über jedem Belegmodul Belegarten zur Verfügung stehen und dass die Belegart eine Vorlage für die ausgestellten Dokumente ist.
Es gibt auch eine allgemeine Dokumentation, in der die Felder der einzelnen Belegarten beschrieben werden; die Links finden Sie weiter unten.