Najprv vytvorte typ zmluvy v ponuke Obchodní partneri - Typy dodávateľských zmlúv. Tento typ zmluvy potom použijete vo formulári Dodávateľské zmluvy v poli hlavičky Typ zmluvy. Ak chcete vytvoriť nový typ dodávateľskej zmluvy, kliknite na tlačidlo Nový. Zmluva ako taká potom môže buď zohľadniť nastavenia svojho typu, alebo ich ignorovať (funkcia Ignorovať nastavenia typu zmluvy v zmluve).

Záhlavie zmluvy:

__________________________________________________________________

Základná karta
​

Automatické generovanie

Toto tlačidlo určuje, či sa má pre zmluvu vygenerovať faktúra, keď sa zavolá adresa URL /c/firm/contract/generated-invoices.xml (pozri Generovanie faktúr zo zmlúv); táto funkcia súvisí s príznakom Automaticky posielať e-mail klientom.

Variabilný symbol sa generuje z čísla faktúry

Zabezpečí, aby sa na novovytvorenej faktúre použil variabilný symbol vygenerovaný z čísla faktúry (nepoužije sa variabilný symbol zadaný vo formulári Dodávateľská zmluva na karte Nastavenia generovania); klienti nastavia trvalý príkaz.

Dátum vydania z DUPD

Dátum zdaniteľného plnenia alebo dátum DPH

Dátum, ku ktorému je platiteľ DPH povinný priznať DPH.

Zákazník toto pole nevypĺňa.

Generujte aj nulové faktúry

Použiť pri vzájomnom započítaní (obe strany vytvárajú faktúry rovnakej hodnoty).

Riešenie preplatkov

Nastavte, keď klient zaplatí za zmluvu viac, ako by mal; k preplatkom sa automaticky vygenerujú a spárujú dodatočné účtenky.

Typ faktúry

Určuje typ generovanej faktúry, napr. predvolené typy:

Deň návratu

Deň, v ktorom sa má faktúra vygenerovať; ak nie je vyplnený, použije sa deň v mesiaci podľa vytvorenia zmluvy.

Obchodný mesiac

Mesiac, v ktorom sa má faktúra vytvoriť v rámci štvrťroka (napr. 1. mesiac štvrťroka), polroka (napr. 1. mesiac polroka) alebo roka.

V prípade mesačných faktúr to nemá význam, preto v tomto prípade pole nevypĺňajte.

Metóda fakturácie

Vyberte, či sa má faktúra vytvoriť pred dohodnutým obdobím (nedaňový doklad) alebo po ňom (faktúra).

Faktúra dní pred / po

Uveďte počet dní fakturačného obdobia, pred alebo po ktorom sa má faktúra vygenerovať. Zvyčajne sa uvádza 14 alebo 31 dní pred a 1 alebo 7 dní po.

Pri fakturácii "vopred" odporúčame hodnotu vyššiu ako je dátum splatnosti faktúry, inak by klientovi mohla byť odmietnutá služba alebo tovar pre nezaplatenie, aj keď faktúra ešte nie je po splatnosti.

__________________________________________________________________

Tab "Texty"
​

Interné informácie verejného obstarávateľa, ktoré nie je povinné vyplniť.

Opis - podrobnosti o type zmluvy

Poznámka - dodatočné informácie týkajúce sa spracovania záznamu o type zmluvy

__________________________________________________________________

Kľúče výberu
​

Tagy - Pomocou tlačidla "Pripojiť" môžete pripojiť tagy, ktoré definujú ďalšie vlastnosti zmluvy; umožňujú filtrovanie, napr. zmluvy, ktoré sú v rozlíšení

__________________________________________________________________

Správa karty
​

Záložka "Správa" obsahuje údaj o časovej platnosti a tiež viditeľnosti daného záznamu v číselníku (zozname). Platnosť záznamu je daná rozsahom kalendárnych rokov. V rozsahu zadaných rokov je záznam platný, v ostatných rokoch je záznam neplatný a záznam sa v číselníku vôbec nezobrazí. Obmedzením platnosti zabezpečíte, aby používateľ nebol zdržovaný pri bežnom používaní kódovníka prezeraním záznamov, ktoré sa už nepoužívajú.

Vzhľadom na to, že doba platnosti je založená na kalendárnych rokoch, nezodpovedá fiškálnym účtovným obdobiam.

Ak požadujete neobmedzenú platnosť záznamu, nemeňte predvolenú hodnotu "0" v poli platné od a hodnotu "9999" v poli platné do. Záznam bude potom použiteľný vo všetkých kalendárnych rokoch a v zozname sa objaví v každom kalendárnom roku.

Ak vyplníte polia Platí od a Platí do údajom "2016", záznam bude použiteľný len v roku 2016, t. j. bude viditeľný v zozname len v tomto roku (pozri účtovné obdobie bočné navigačné záhlavie)

Nový typ zmluvy uložte pomocou tlačidla Uložiť a zavrieť.

Aby bolo možné vykonať čo najviac zmien záznamov vo formulári Dodávateľská zmluva, odporúčame nastaviť len základné parametre typu zmluvy, t. j. Názov, Zkratka, Typ faktúry, Metóda fakturácie, Dni pred/po.

Po vytvorení potrebných typov zmlúv môžete pristúpiť k samotnej registrácii dodávateľskej zmluvy prostredníctvom ponuky Obchodní partneri - Dodávateľské zmluvy. Ak chcete vytvoriť novú dodávateľskú zmluvu, kliknite na tlačidlo Nová.

Typ zmluvy - triedi zmluvy do skupín, obsahuje prednastavené parametre zmluvy; ponúkané hodnoty sú tie, ktoré ste vytvorili v Obchodní partneri - Typy dodávateľských zmlúv

Číslo zmluvy - interný identifikátor, pod ktorým je zmluva evidovaná a ktorý sa bude tlačiť na vygenerovaných faktúrach

Názov - názov zmluvy identifikujúci, o akú zmluvu ide, na základe typu zmluvy

Firma - ponúkané zákazníkom registrovaným v Obchodných partneroch - Adresy firiem

Faktúra spoločnosti - vyplňte, ak je napríklad zmluva uzatvorená so spoločnosťou "X", ale faktúru uhrádza spoločnosť "Y"; ak necháte pole prázdne, faktúra bude odoslaná zákazníkovi uvedenému v poli Spoločnosť

__________________________________________________________________

Základná karta
​

Order - vyberte poradie, do ktorého sa majú faktúry zahrnúť

Stredisko - vyberte stredisko, do ktorého sa majú faktúry zaradiť; ak by ste v tomto poli nevybrali žiadnu hodnotu, museli by ste potom vyplniť stredisko na prijatých faktúrach

Stav zmluvy - používa sa len na interné členenie používateľov; hodnoty (napr. Nedokončené, Ukončené, Ukončené) zadávate prostredníctvom ponuky Nástroje - Číselníky - Stav zmluvy

.

Variabilný symbol - údaje pre banku identifikujúcu platbu

Konštantný symbol - nepovinný údaj platobného príkazu

Dátum účinnosti od - začiatok platnosti zmluvy (spravidla pri podpise zmluvy), dátum účinnosti v položke zmluvy má prednosť; ak má niektorá položka zmluvy začiatok platnosti pred začiatkom platnosti zmluvy, začiatok sa posunie na tento dátum

Ukončenie platnosti do - ukončenie zmluvy, ukončenie platnosti v položke zmluvy má prednosť; ak má niektorá položka zmluvy ukončenie platnosti (alebo nie je ukončená) až po skončení zmluvy, automaticky sa ukončí spolu so zmluvou

Dátum podpisu - dátum podpisu zmluvy

Dátum splatnosti najstaršej neuhradenej faktúry na zmluve - dátum, do ktorého musia byť uhradené najstaršie faktúry na zmluve

Dátum účinnosti - dátum účinnosti zvyčajne nastáva v deň nadobudnutia platnosti zmluvy, ale môže sa stať, že sa strany dohodnú na nadobudnutí účinnosti k neskoršiemu dátumu (napr. z dôvodu splnenia podmienky). Zákon však neumožňuje retroaktívnu účinnosť, podľa ktorej by zmluva nadobudla platnosť pred nadobudnutím účinnosti

Dátum založenia

Dátum ukončenia - dátum odstúpenia od zmluvy

__________________________________________________________________

Generačné nastavenia
​

Frekvencia fakturácie (mesiace) - frekvencia, s akou sa majú faktúry generovať v mesiacoch; hodnota "0" znamená, že položka bude fakturovaná len raz (napr. inštalačný poplatok), hodnota "1" každý mesiac, hodnota "2" každé 2 mesiace

Deň vystavenia faktúry - deň, v ktorom sa má faktúra vygenerovať; napr. hodnota "10" znamená, že faktúra sa bude generovať 10. deň každého mesiaca; ak pole nie je vyplnené, použije sa deň v mesiaci podľa vytvorenia zmluvy

Mesiac obchádzky - mesiac, v ktorom sa má faktúra vygenerovať v rámci štvrťroka (napr. 1. mesiac štvrťroka), polroka (napr. 1. mesiac polroka) alebo roka; pre mesačné faktúry nemá význam, preto pole v tomto prípade nevypĺňajte

Typ faktúry - ak pole nie je vyplnené, prevezme sa hodnota z typu zmluvy, napr. "FAKTÚRA: Faktúra - daňový doklad"

Splatnosť (dni) - počet dní, počas ktorých musí byť faktúra zaplatená

Stredisko - vyberte stredisko, do ktorého sa majú vygenerované faktúry zaradiť; ak by ste v tomto poli nevybrali žiadnu hodnotu, museli by ste potom vyplniť stredisko na prijatých faktúrach

Činnosť - akej činnosti sa zmluva týka

Bankový účet - váš finančný účet v banke

Ignorovať nastavenia typu zmluvy - typ zmluvy uvedený v záhlaví zmluvy sa ignoruje

Automaticky generovať - tlačidlo určuje, či má zmluva vygenerovať faktúru pri volaní adresy URL /c/firm/contract/generate-invoice.xml (pozri Generovanie faktúr zo zmlúv); táto funkcia súvisí s príznakom Automaticky posielať e-mail klientom.

Variabilný symbol sa generuje z čísla faktúry - variabilný symbol zadaný vo formulári Dodávateľská zmluva na karte Nastavenia generovania sa nepoužíva

Dátum vystavenia daňového priznania k DPH (dátum zdaniteľného plnenia alebo dátum DPH) - dátum, kedy je platiteľ DPH povinný priznať DPH

Generovať aj nulové faktúry - použitie pri vzájomnom započítaní (obe strany generujú faktúry rovnakej hodnoty)

Riešenie preplatkov - nastavené, keď klient zaplatí na zmluve viac, ako by mal; automaticky sa vygenerujú dodatočné faktúry, ktoré sa spárujú s preplatkami

Metóda fakturácie - vyberte, či chcete vytvoriť faktúru pred zmluvným obdobím (nedaňový doklad) alebo po ňom (faktúra)

Dni fakturácie pred/po - uveďte počet dní fakturačného obdobia pred/po, kedy sa má faktúra vygenerovať (zvyčajne 14/31 dní pred a 1/7 dní po); pri fakturácii "pred" odporúčame hodnotu vyššiu ako je dátum splatnosti faktúry, inak by mohlo dôjsť k odmietnutiu služby, tovaru pre neplatenie, aj keď faktúra ešte nie je splatná

__________________________________________________________________

Texty
​

Interné informácie verejného obstarávateľa, ktoré nie je povinné vyplniť.

Popis - podrobnosti o zákazke

Poznámka - dodatočné informácie týkajúce sa spracovania záznamu o zmluve

__________________________________________________________________

Záložka Značky
​

Tagy definujú ďalšie vlastnosti zmluvy, podľa ktorých môžete filtrovať, napríklad zmluvy, ktoré sú v riešení.

Pomocou tlačidla "Pripojiť" zobrazíte tabuľku na výber štítkov. V ľavej tabuľke Dostupné štítky pomocou šípky presuňte štítky, ktoré chcete priradiť k zmluve, do pravej tabuľky Vybrané štítky a výber potvrďte tlačidlom "OK".

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý ešte nemáte v ľavej tabuľke Dostupné štítky, použite tlačidlo "Spravovať štítky". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje - Číselníky - Štítky), kde môžete pridať požadovaný štítok.

__________________________________________________________________

Ostatná karta
​

Zodpovedná osoba

Meno a priezvisko osoby zodpovednej za zmluvu

.

Užívatelia sú k dispozícii zo zoznamu osôb registrovaných vo vašej spoločnosti prostredníctvom ponuky Nástroje - Osoby a používatelia.

Kontaktná osoba

Meno a priezvisko osoby zaregistrovanej vo firemných kontaktoch zákazníka (menu Obchodní partneri - Kontakty).

Katastrálne územie

Názov územia zapísaného v katastri nehnuteľností.

Plot

Pozemok s číslom.

Číslo zmluvy protistrany

Identifikátor, pod ktorým zákazník eviduje zmluvu.

Oznamovacie obdobie (mesiac)

Uveďte počet mesiacov, ak je to potrebné.

Automatické predĺženie

Uvedené v mesiacoch, hodnota je informatívna.

Uvádza, či sa má zmluva predĺžiť po dátume "platí do", ak nie je uvedené inak.

__________________________________________________________________

Karta Prílohy
​

Karta umožňuje pripojiť k zmluve rôzne dokumenty a prílohy, ktoré sa týkajú spoločnosti, napr. výpis z obchodného registra, kópiu zmluvy.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza niekoľko tlačidiel, význam niektorých z nich je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu"

Na pridanie novej prílohy použite tlačidlo "Nový". Pri pridávaní si môžete vybrať z nasledujúcich možností:

Ikona priečinka sa nachádza vedľa vloženej prílohy, čo vám umožňuje kedykoľvek si prílohu zobraziť. Ak chcete prílohu uložiť na iné miesto, použite ikonu priečinka. Tlačidlo skenovania slúži na skenovanie dokumentu, druhá možnosť umožňuje vybrať skener a parametre skenovania.

__________________________________________________________________

Štandardné položky zmluvy
​

Štandardné položky zmluvy

predstavujú jednotlivé riadky na vygenerovanej faktúre a umožňujú definovať pravidelnosť fakturácie. Môžu mať rôzne dátumy začiatku, napr. zmena tarify alebo predplatenie služby, ale aj rôzne frekvencie (mesačné, ročné poplatky). Rôzny začiatok platnosti môže byť spojený s rôznym DUZP, takže z tohto dôvodu je možné vytvoriť viacero faktúr (v závislosti od počtu položiek s rôznou platnosťou). V položke je tiež možné definovať typ faktúry, ktorá sa má z položky vygenerovať (ak sú položky rôzne, vygeneruje sa viac faktúr s rôznymi typmi). Položku zákazky môžete prepojiť s cenníkom, čo umožní neskoršiu analýzu naprieč rôznymi zákazkami, napr. analýzu predaja za internet, služby.

Vyplňte polia na tejto karte, ak zmluva obsahuje viacero položiek.

Ak kartu nevyplníte, do položiek sa pretiahnu informácie zo záhlavia zmluvy. Tlačidlo "Pridať" slúži na pridanie novej položky.

Kód cenníka - vyberte cenníkovú položku z cenníka; týmto výberom sa predvyplnia hodnoty na karte Základné v položkách Cena za MJ, Cena celkom, Typ ceny a Sadzba DPH

Označenie - kód/skratka fakturovanej služby

Názov - názov fakturovanej služby; za týmto názvom nasleduje text identifikujúci fakturované obdobie, napr. za 1 obdobie (od 1. januára 2014 do 31. januára 2014)

Sklad - ak ide o skladovú položku v cenníku, musí byť uvedený aj sklad

__________________________________________________________________

Základný
​

Kvantita - koľko jednotiek fakturovať; táto hodnota sa v konečnej faktúre upraví podľa dĺžky obdobia

Cena ručne - zaškrtnutím tohto príznaku je možné explicitne určiť cenu položky, čím sa zabráni jej prepísaniu pri zmene ceny v cenníku

Cena za MJ - uvádza cenu za jednotku

Cena celkom - celková cena; vynásobte hodnoty v poliach Kvantita a Cena za MJ

.

Ručné zadanie DPH - začiarknutím tohto príznaku manuálne nastavíte hodnoty v poliach Typ ceny a Sadzba DPH

.

Typ ceny - vyberte, či je cena bez DPH alebo s DPH

Sadzba DPH - vyberte typ sadzby DPH pre fakturovanú položku

Validita od - začiatok platnosti položky (ak je pred začiatkom platnosti zmluvy, ide o začiatok platnosti zmluvy)

Validity by - koniec platnosti tejto položky (ak je po skončení zmluvy, koniec je dátum skončenia zmluvy; ak je pole prázdne, položka je neobmedzená)

Frekvencia fakturácie - v mesiacoch (hodnota "0" = fakturácia raz); vyplňte len vtedy, ak sa líši od zmluvy

Sľava - výška percentuálnej zľavy z konečnej faktúry

__________________________________________________________________

Generačné nastavenia
​

Obchodný deň

Deň, v ktorom sa má faktúra generovať; napr. hodnota "10" znamená, že faktúra sa bude generovať vždy 10. deň v mesiaci.

Ak pole nie je vyplnené, použije sa deň v mesiaci podľa vytvorenia zmluvy.

Obchodný mesiac

Mesiac, v ktorom sa má faktúra vytvoriť v rámci štvrťroka (napr. 1. mesiac štvrťroka), polroka (1. mesiac polroka) alebo roka. Pre mesačné faktúry nemá význam, preto v tomto prípade pole nevypĺňajte.

Metóda fakturácie

Vyberte, či sa má faktúra vytvoriť pred dohodnutým obdobím (nedaňový doklad) alebo po ňom (faktúra).

Faktúra dní pred / po

Uveďte počet dní fakturačného obdobia, pred/po ktorom sa má faktúra vygenerovať (zvyčajne 14/31 dní pred a 1/7 dní po).Pri fakturácii "pred" odporúčame hodnotu vyššiu ako je dátum splatnosti faktúry, inak môže byť klientovi odmietnutá služba alebo tovar pre nezaplatenie, aj keď faktúra ešte nie je splatná.

Variabilný symbol

Bankové údaje identifikujúce platbu obsiahnuté v každej vystavenej faktúre.

Faktúra spoločnosti

Vyplňte, ak je napríklad zmluva uzatvorená so spoločnosťou "X", ale faktúru zaplatila spoločnosť "Y"

Ak necháte pole prázdne, faktúra bude odoslaná zákazníkovi uvedenému v záhlaví v poli Firma.

Generovanie položky faktúry

Ak tento príznak nie je začiarknutý, položka sa do faktúry nevytvorí.

Typ faktúry

Ak nie je vyplnený, získa sa z hlavičky faktúry, napr. "INVOICE: Faktúra - daňový doklad", "DEPOSIT: Záloha - nie je daňový doklad!", "ZDD: Zálohový daňový doklad".

Doba splatnosti (dni)

Počet dní, do ktorých musí byť faktúra zaplatená.

Centrum

Vyberte stredisko, do ktorého sa majú zaradiť vygenerované faktúry.

Ak by ste v tomto poli nevybrali žiadnu hodnotu, museli by ste stredisko vyplniť neskôr pri každej vystavenej faktúre.

Aktivita

Na akú činnosť sa zmluva vzťahuje.

Bankový účet

Účet v banke zákazníka.

__________________________________________________________________

Podotázka "Pokročilé"
​

Ak na tejto karte nevyplníte žiadne pole, hodnoty v nich sa prevezmú zo záhlavia zmluvy

Order - určuje poradie položiek na generovanej zmluve; hodnota "0" = neurčené

Koniec posledného fakturačného obdobia - dátum posledného fakturačného obdobia; určuje obdobie, za ktoré má byť položka zmluvy fakturovaná (po vygenerovaní sa posunie o fakturované obdobie); toto pole upravte, ak chcete vrátiť zmluvy späť a nechať vygenerovať novú faktúru

Posting Regulation - vyberte predpis, podľa ktorého sa má účtovať

Centrum - ak sa má položka na faktúre priradiť k inému stredisku, ako je zmluva, vyplňte pole

Aktivita - ku ktorej aktivite sa položka vzťahuje

Order - vyberte poradie, do ktorého majú byť zahrnuté vygenerované faktúry

Umiestnenie - miesto, kam je služba, výrobok atď. určený; definuje sa v Obchodní partneri - Adresy firiem - v ponuke záložka Cieľ

Číslo účtu - ponúkajú sa čísla účtov, ktoré sú definované v ponuke Obchodní partneri - Adresy firiem - Bankové spojenie

.

Valorizovať - dohoda, že zmluva bude navýšená podľa koeficientu vyhláseného Českou národnou bankou

Valorizovať na mesiac - uveďte, na ktorý mesiac sa má valorizovať

__________________________________________________________________

Texty
​

Interné informácie verejného obstarávateľa, ktoré nie je povinné vyplniť.

Popis - podrobnosti o zákazke

Poznámka - dodatočné informácie týkajúce sa spracovania záznamu o zmluve

__________________________________________________________________

Tags
​

Tags definujú ďalšie vlastnosti položky, podľa ktorých môžete filtrovať.

Pomocou tlačidla "Pripojiť" zobrazíte tabuľku na výber štítkov. V ľavej tabuľke Dostupné štítky pomocou šípky presuňte štítky, ktoré chcete priradiť k zmluve, do pravej tabuľky Vybrané štítky a výber potvrďte tlačidlom "OK".

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý ešte nemáte v ľavej tabuľke Dostupné štítky, použite tlačidlo "Spravovať štítky". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje - Číselníky - Štítky), kde môžete pridať požadovaný štítok.

__________________________________________________________________

Prílohy
​

Táto karta umožňuje pripojiť k položke zmluvy rôzne dokumenty a prílohy.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza niekoľko tlačidiel, význam niektorých z nich je opísaný v samostatnej kapitole "Ovládanie programu"

Na pridanie novej prílohy použite tlačidlo "Nový". Pri pridávaní si môžete vybrať z nasledujúcich možností:

Ikona priečinka sa nachádza vedľa vloženej prílohy, čo vám umožňuje kedykoľvek si prílohu zobraziť. Ak chcete prílohu uložiť na iné miesto, použite ikonu priečinka. Tlačidlo skenovania slúži na skenovanie dokumentu, druhá možnosť umožňuje vybrať skener a parametre skenovania.

__________________________________________________________________

Externé položky zmluvy
​

Táto karta má rovnakú štruktúru ako karta Štandardné položky zmluvy. Používa sa najmä na jednorazovú fakturáciu, napr. každý mesiac sa fakturuje za používanie internetu, ale raz (prvýkrát) sa fakturuje aj za počiatočnú inštaláciu služby.

__________________________________________________________________

Tlačidlá nad oknom s údajmi o dodávateľských zmluvách
​

Nad zoznamom dodávateľských zmlúv sa nachádzajú tieto tlačidlá:

Generovať faktúry - keďže ide o prijaté faktúry, t. j. nefakturujete, toto tlačidlo je pre dodávateľské zmluvy málo užitočné

Faktúry - v zozname zmlúv vyberte zmluvu, pre ktorú chcete generovať faktúry, a systém zobrazí faktúry spojené s touto zmluvou

Záznam o generovaní - kliknutím na toto tlačidlo zistíte, koľko zmlúv bolo za deň vygenerovaných (pozri polia Dátum a čas a Počet vygenerovaných faktúr)

Valorizácia zmlúv - kliknutím spustíte "Sprievodcu valorizáciou zmlúv", kde vyberiete rok a percento valorizácie

Poznámka: Ostatné tlačidlá sa nachádzajú aj na iných formulároch a sú vysvetlené v časti Pomocník o význame použitých tlačidiel.