Dodávateľské zmluvy

Najprv v menu Obchodní partneri – Typy dodávateľských zmlúv vytvorte typ zmluvy. Tento typ zmluvy potom použijete na formulári Dodávateľské zmluvy v hlavičke v poli Typ zmluvy. Na vytvorenie nového typu dodávateľskej zmluvy kliknite na tlačidlo Nový. Zmluva ako taká môže nastavenie svojho typu následne buď zohľadniť, alebo ignorovať (funkcia Ignorovať nastavenie typu zmluvy v danej zmluve).

Hlavička zmluvy:

__________________________________________________________________

Záložka „Základné"
​

Automaticky generovať

Tlačidlo určuje, či má pri zmluve dôjsť k vygenerovaniu faktúry pri volaní URL /c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml (pozri Generovanie faktúr zo zmlúv); táto funkcia súvisí s príznakom Automaticky odosielať e-mailom klientom.

Variabilný symbol sa generuje z čísla faktúry

Zabezpečí na novo vytvorenej faktúre variabilný symbol generovaný z čísla faktúry (nevyužije sa variabilný symbol zadaný na formulári Dodávateľské zmluvy na záložke Nastavenie generovania); klienti si nastavia trvalý príkaz.

Dátum vystavenia z DUZP

Dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia, teda dátum DPH.

Dátum, kedy je platiteľ DPH povinný priznať DPH.

Odberateľ toto pole nevypĺňa.

Generovať aj nulové faktúry

Využijete pri vzájomnom zápočte (obe strany generujú faktúry v rovnakej hodnote).

Riešiť preplatky

Nastavte, ak klient na zmluve uhradí väčšiu sumu, ako mal; automaticky sa generujú ďalšie doklady, ktoré sa párujú s preplatkami.

Typ faktúry

Určuje typ vygenerovanej faktúry, môže ísť napr. o predvolené typy:

Obrátkový deň

Deň, ku ktorému má byť generovaná faktúra; ak nie je vyplnené, použije sa deň v mesiaci podľa založenia zmluvy.

Obrátkový mesiac

Mesiac, v ktorom má byť generovaná faktúra v rámci štvrťroka (napr. 1. mesiac štvrťroka), polroka (napr. 1. mesiac polroka) alebo roka.

Pri mesačných faktúrach nemá význam, preto v tomto prípade pole nevypĺňajte.

Spôsob fakturácie

Zvoľte, či má byť faktúra vytvorená pred zmluvným obdobím (nedaňový doklad), alebo po ňom (faktúra).

Fakturovať dní vopred / po

Uveďte počet dní účtovaného obdobia, pred ktorým alebo po ktorom má byť vygenerovaná faktúra. Zvyčajne sa uvádza 14 alebo 31 dní vopred a 1 alebo 7 dní po.

Pri fakturácii „vopred" odporúčame hodnotu väčšiu, ako je splatnosť faktúr; v opačnom prípade by mohla byť klientovi odmietnutá služba alebo tovar pre neuhradenie, hoci faktúra ešte nie je po splatnosti.

__________________________________________________________________

Záložka „Texty"
​

Interné informácie zadávateľa, ktorých vyplnenie nie je povinné.

Popis – bližší popis typu zmluvy

Poznámka – ďalšie informácie týkajúce sa manipulácie so záznamom typu zmluvy

__________________________________________________________________

Záložka „Výberové kľúče"
​

Štítky – tlačidlo „Pripojiť" slúži na pripojenie štítkov, ktoré definujú ďalšie vlastnosti zmluvy; umožňujú filtráciu, napr. zmluvy, ktoré sú v riešení

__________________________________________________________________

Záložka „Správa"
​

Záložka „Správa" obsahuje údaj o časovej platnosti a tiež viditeľnosti daného záznamu v číselníku (zozname). Platnosť záznamu sa udáva rozsahom kalendárnych rokov. V rozsahu uvedených rokov záznam platí, v ostatných rokoch záznam nie je platný a v číselníku sa vôbec nezobrazuje. Obmedzením platnosti zabezpečíte, že pri bežnom používaní číselníka nebude používateľ zdržiavaný prechádzaním už nepoužívaných záznamov.

Keďže je časová platnosť vztiahnutá ku kalendárnym rokom, nezodpovedá fiškálnym účtovným obdobiam.

Ak požadujete neobmedzenú platnosť záznamu, nemeňte prednastavenú hodnotu „0" v poli Platí od a hodnotu „9999" v poli Platí do. Záznam potom bude použiteľný vo všetkých kalendárnych rokoch a zobrazí sa v zozname v každom kalendárnom roku.

Ak vyplníte pole Platí od a Platí do hodnotou „2016", bude možné záznam používať iba v roku 2016, t. j. iba v tomto roku bude v zozname viditeľný (pozri účtovné obdobie hlavičky bočnej navigácie).

Nový typ zmluvy uložte tlačidlom Uložiť a zavrieť.

Aby ste mohli vykonávať čo najviac evidenčných zmien na formulári Dodávateľské zmluvy, odporúčame na type zmluvy nastavovať iba základné parametre, t. j. Názov, Skratka, Typ faktúry, Spôsob fakturácie, Fakturovať dní vopred / po.

Po vytvorení potrebných typov zmlúv môžete pristúpiť k samotnému zaevidovaniu dodávateľskej zmluvy cez menu Obchodní partneri – Dodávateľské zmluvy. Novú dodávateľskú zmluvu založíte kliknutím na tlačidlo Nový.

Typ zmluvy – triedi zmluvy do skupín, obsahuje prednastavené parametre pre zmluvu; ponúkajú sa také hodnoty, ktoré ste založili v menu Obchodní partneri – Typy dodávateľských zmlúv

Číslo zmluvy – interný identifikátor, pod ktorým sa eviduje zmluva a ktorý sa bude tlačiť na vygenerované faktúry

Názov – názov zmluvy určujúci, o akú zmluvu ide, vychádza z typu zmluvy

Firma – ponúkajú sa zákazníci evidovaní v menu Obchodní partneri – Adresy firiem

Fakturovať firme – vyplňte v prípade, že napr. zmluva je uzavretá s firmou „X", ale faktúru platí firma „Y"; ak pole necháte prázdne, bude faktúra zaslaná zákazníkovi uvedenému v poli Firma

__________________________________________________________________

Záložka „Základné"
​

Zákazka – vyberte zákazku, do ktorej majú byť faktúry zaradené

Stredisko – zvoľte stredisko, pod ktorým majú byť faktúry zaradené; ak by ste v tomto poli nevybrali žiadnu hodnotu, museli by ste potom stredisko vyplniť na prijatých faktúrach

Stav zmluvy – slúži iba na interné členenie pre používateľov; hodnoty (napr. Neúplná, Ukončená, Vo výpovedi) vkladáte cez menu Nástroje – Číselníky – Stavy zmlúv

Variabilný symbol – údaj pre banku identifikujúci platbu

Konštantný symbol – nepovinný údaj platobného príkazu

Platnosť od – začiatok platnosti zmluvy (všeobecne nastáva okamihom podpisu zmluvy), platnosť v položke zmluvy má prednosť; ak má niektorá položka zmluvy začiatok pred začiatkom platnosti zmluvy, začiatok sa posunie až k tomuto dátumu

Platnosť do – ukončenie platnosti zmluvy, platnosť v položke zmluvy má prednosť; ak má niektorá položka zmluvy ukončenie (alebo je neukončená) až po konci platnosti zmluvy, automaticky sa ukončí spolu so zmluvou

Dátum podpísania – dátum podpísania zmluvy

Dátum splatnosti najstaršej neuhrazenej faktúry pri zmluve – dátum, do ktorého je potrebné uhradiť najstaršie faktúry pri zmluve

Dátum účinnosti – dátum účinnosti zvyčajne nastáva v deň platnosti zmluvy, môže sa však stať, že si zmluvné strany dojednajú nadobudnutie právnych účinkov aj k neskoršiemu dátumu (napr. z dôvodu splnenia nejakej podmienky). Zákon však nepripúšťa spätnú účinnosť, kedy by zmluva nadobudla účinnosť skôr, ako by nadobudla svoju platnosť

Dátum založenia

Dátum vypovedania – dátum odstúpenia od zmluvy

__________________________________________________________________

Záložka „Nastavenie generovania"
​

Frekvencia fakturácie (mesiacov) – frekvencia, s akou sa majú generovať faktúry v mesiacoch; hodnota „0" znamená, že položka bude fakturovaná iba 1x (napr. inštalačný poplatok), hodnota „1" každý mesiac, hodnota „2" každé 2 mesiace

Obrátkový deň – deň, ku ktorému má byť generovaná faktúra; napr. hodnota „10" znamená, že sa faktúra bude generovať vždy k 10. dňu každého mesiaca; ak pole nie je vyplnené, použije sa deň v mesiaci podľa založenia zmluvy

Obrátkový mesiac – mesiac, v ktorom má byť generovaná faktúra v rámci štvrťroka (napr. 1. mesiac štvrťroka), polroka (napr. 1. mesiac polroka) alebo roka; pri mesačných faktúrach nemá význam, preto v tomto prípade pole nevypĺňajte

Typ faktúry – ak pole nie je vyplnené, preberá sa hodnota z typu zmluvy, napr. „FAKTURA: Faktúra – daňový doklad"

Splatnosť (dni) – počet dní, do ktorých je povinné faktúru zaplatiť

Stredisko – zvoľte stredisko, pod ktorým majú byť vygenerované faktúry zaradené; ak by ste v tomto poli nevybrali žiadnu hodnotu, museli by ste potom stredisko vyplniť na prijatých faktúrach

Činnosť – k akej aktivite sa zmluva vzťahuje

Bankový účet – váš finančný účet v banke

Ignorovať nastavenie typu zmluvy – nezohľadňuje sa typ zmluvy uvedený v hlavičke zmluvy

Automaticky generovať – tlačidlo určuje, či má pri zmluve dôjsť k vygenerovaniu faktúry pri volaní URL /c/firma/smlouva/generovani-faktur.xml (pozri Generovanie faktúr zo zmlúv); táto funkcia súvisí s príznakom Automaticky odosielať e-mailom klientom.

Variabilný symbol sa generuje z čísla faktúry – nevyužije sa variabilný symbol zadaný na formulári Dodávateľské zmluvy na záložke Nastavenie generovania

Dátum vystavenia z DUZP (dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia, teda dátum DPH) – dátum, kedy je platiteľ DPH povinný priznať DPH

Generovať aj nulové faktúry – využijete pri vzájomnom zápočte (obe strany generujú faktúry v rovnakej hodnote)

Riešiť preplatky – nastavte, ak klient na zmluve uhradí väčšiu sumu, ako mal; automaticky sa generujú ďalšie doklady, ktoré sa párujú s preplatkami

Spôsob fakturácie – zvoľte, či má byť faktúra vytvorená pred zmluvným obdobím (nedaňový doklad), alebo po ňom (faktúra)

Fakturovať dní vopred / po – uveďte počet dní účtovaného obdobia, pred ktorým / po ktorom má byť vygenerovaná faktúra (zvyčajne sa uvádza 14 / 31 dní vopred a 1 / 7 dní po); pri fakturácii „vopred" odporúčame hodnotu väčšiu, ako je splatnosť faktúr; v opačnom prípade by mohla byť klientovi odmietnutá služba alebo tovar pre neuhradenie, hoci faktúra ešte nie je po splatnosti

__________________________________________________________________

Záložka „Texty"
​

Interné informácie zadávateľa, ktorých vyplnenie nie je povinné.

Popis – bližší popis zmluvy

Poznámka – ďalšie informácie týkajúce sa manipulácie so záznamom zmluvy

__________________________________________________________________

Záložka „Štítky"
​

Štítky definujú ďalšie vlastnosti zmluvy, podľa ktorých môžete filtrovať, napr. zmluvy, ktoré sú v riešení.

Pomocou tlačidla „Pripojiť" sa zobrazí tabuľka na výber štítkov. Z ľavej tabuľky Dostupné štítky presuňte pomocou šípky štítky, ktoré chcete k danej zmluve priradiť, do pravej tabuľky Vybrané štítky, a výber potvrďte tlačidlom „OK".

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý zatiaľ nemáte v ľavej tabuľke Dostupné štítky, použite tlačidlo „Správa štítkov". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), v ktorom môžete požadovaný štítok pridať.

__________________________________________________________________

Záložka „Ostatné"
​

Zodpovedná osoba

Meno a priezvisko osoby, ktorá je zodpovedná za danú zmluvu.

Ponúkajú sa používatelia dostupní zo zoznamu osôb evidovaných vo vašej firme cez menu Nástroje – Osoby a používatelia.

Kontaktná osoba

Meno a priezvisko osoby evidovanej v kontaktoch firmy zákazníka (menu Obchodní partneri – Kontakty).

Katastrálne územie

Názov územia evidovaného v katastri nehnuteľností.

Parcela

Ohraničený pozemok s číslom.

Číslo zmluvy protistrany

Identifikátor, pod ktorým zmluvu eviduje zákazník.

Výpovedná lehota (mesiac)

V prípade potreby uveďte počet mesiacov.

Automatická prolongácia

Uvádza sa v mesiacoch, hodnota je informatívna.

Eviduje, či má byť zmluva po uplynutí dátumu „platí do" predĺžená, ak sa nestane inak.

__________________________________________________________________

Záložka „Prílohy"
​

Záložka umožňuje prikladať k zmluve rôzne dokumenty a prílohy, ktoré sa týkajú danej firmy, napr. výpis z obchodného registra, kópiu zmluvy.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza rad tlačidiel, význam niektorých z nich je popísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu".

Pomocou tlačidla „Nový" môžete pridať novú prílohu. Pri pridávaní máte na výber z týchto možností:

Pri vloženej prílohe sa nachádza ikona priečinka, ktorá vám umožní prílohu kedykoľvek zobraziť. Pomocou ikony priečinka si môžete prílohu uložiť na iné miesto. Tlačidlo skenu slúži na naskenovanie daného dokumentu, druhá voľba umožňuje zvoliť skener a parametre snímania.

__________________________________________________________________

Záložka „Štandardné položky zmlúv"
​

Štandardné položky zmlúv

predstavujú jednotlivé riadky na vygenerovanej faktúre a umožňujú definovať pravidelnosti fakturácie. Môžu mať rôzny začiatok platnosti, napr. zmena tarifu či doobjednanie služby, ale aj rôznu frekvenciu (mesačné, ročné poplatky). K inému začiatku platnosti sa môže viazať DUZP, môže teda z tohto dôvodu dôjsť k vytvoreniu viacerých faktúr (v závislosti od počtu položiek s odlišnou platnosťou). Taktiež je možné v položke definovať typ faktúry, ktorý má byť z položky vygenerovaný (ak sa pri položkách budú líšiť, dôjde k vygenerovaniu viacerých faktúr s odlišným typom). Položku zmluvy môžete naviazať na cenník, a tým umožniť neskoršie analýzy naprieč rôznymi zmluvami, napr. analýza predaja za internet, služby.

Polia na tejto záložke vyplňte, ak zmluva obsahuje viac položiek.

V prípade, že záložku nevyplníte, doplnia sa do položiek informácie z hlavičky zmluvy. Na pridanie novej položky slúži tlačidlo „Pridať".

Kód z cenníka – z cenníka vyberte cennikovú položku; na základe tohto výberu sa predvyplnia hodnoty na záložke Základné v poliach Cena za MJ, Cena celkom, Typ ceny a Sadzba DPH

Označenie – kód / skratka fakturovanej služby

Názov – názov fakturovanej služby; za tento názov sa doplní text identifikujúci fakturované obdobie, napr. za 1 obdobie (od 1. 1. 2014 do 31. 1. 2014)

Sklad – ak ide o skladovú položku v cenníku, je nutné určiť aj sklad

__________________________________________________________________

Podzáložka „Základné"
​

Množstvo – koľko jednotiek má byť fakturovaných; táto hodnota sa vo výslednej faktúre upravuje podľa dĺžky obdobia

Cena ručne – zaškrtnutím tohto príznaku možno cenu položky určiť explicitne a zabrániť tak jej prepísaniu pri zmene ceny v cenníku

Cena za MJ – udáva cenu jednej jednotky

Cena celkom – celková cena; súčin hodnôt v poliach Množstvo a Cena za MJ

DPH ručne – zaškrtnutím tohto príznaku možno ručne nastaviť hodnoty v poliach Typ ceny a Sadzba DPH

Typ ceny – vyberte, či je cena určená bez DPH, alebo vrátane DPH

Sadzba DPH – zvoľte druh sadzby DPH pre fakturovanú položku

Platnosť od – začiatok platnosti danej položky (ak je pred začiatkom zmluvy, začiatkom je zahájenie zmluvy)

Platnosť do – koniec platnosti tejto položky (ak je po ukončení zmluvy, koncom je termín ukončenia zmluvy; v prípade, že je pole prázdne, položka je neobmedzená)

Frekvencia fakturácie – v mesiacoch (hodnota „0" = fakturovať jednorazovo); vypĺňajte iba v prípade, že sa líši od zmluvy

Zľava – výška percenta zľavy na výslednej faktúre

__________________________________________________________________

Podzáložka „Nastavenie generovania"
​

Obrátkový deň

Deň, ku ktorému má byť generovaná faktúra; napr. hodnota „10" znamená, že sa faktúra bude generovať vždy k 10. dňu každého mesiaca.

Ak pole nie je vyplnené, použije sa deň v mesiaci podľa založenia zmluvy.

Obrátkový mesiac

Mesiac, v ktorom má byť generovaná faktúra v rámci štvrťroka (napr. 1. mesiac štvrťroka), polroka (1. mesiac polroka) alebo roka. Pri mesačných faktúrach nemá význam, preto v tomto prípade pole nevypĺňajte.

Spôsob fakturácie

Zvoľte, či má byť faktúra vytvorená pred zmluvným obdobím (nedaňový doklad), alebo po ňom (faktúra).

Fakturovať dní vopred / po

Uveďte počet dní účtovaného obdobia, pred ktorým / po ktorom má byť vygenerovaná faktúra (zvyčajne sa uvádza 14 / 31 dní vopred a 1 / 7 dní po). Pri fakturácii „vopred" odporúčame hodnotu väčšiu, ako je splatnosť faktúr; v opačnom prípade by mohla byť klientovi odmietnutá služba alebo tovar pre neuhradenie, hoci faktúra ešte nie je po splatnosti.

Variabilný symbol

Údaj pre banku identifikujúci platbu, obsahuje ho každá vydaná faktúra.

Fakturovať firme

Vyplňte v prípade, že napr. zmluva je uzavretá s firmou „X", ale faktúru platí firma „Y".

Ak pole necháte prázdne, bude faktúra zaslaná zákazníkovi uvedenému v hlavičke v poli Firma.

Generovať položku faktúry

Ak tento príznak nebude zaškrtnutý, daná položka sa nebude generovať do faktúry.

Typ faktúry

Ak nie je vyplnené, získa sa z hlavičky faktúry, napr.: „FAKTURA: Faktúra – daňový doklad", „ZÁLOHA: Záloha – nie je daňový doklad!", „ZDD: Zálohový daňový doklad".

Splatnosť (dni)

Počet dní, do ktorých je povinné faktúru zaplatiť.

Stredisko

Zvoľte stredisko, pod ktorým majú byť vygenerované faktúry zaradené.

V prípade, že by ste v tomto poli nevybrali žiadnu hodnotu, museli by ste stredisko neskôr vyplniť na každej vydanej faktúre.

Činnosť

K akej aktivite sa zmluva vzťahuje.

Bankový účet

Účet v banke daného zákazníka.

__________________________________________________________________

Podzáložka „Upresnenie"
​

Ak na tejto záložke nevyplníte žiadne polia, prevezmú sa do nich hodnoty z hlavičky zmluvy

Poradie – určuje poradie položiek na vygenerovanej zmluve; hodnota „0" = neurčené

Koniec posledného fakturačného obdobia – dátum posledného fakturovaného obdobia; určuje, za aké obdobie má byť položka zmluvy fakturovaná (po vygenerovaní sa posunie o fakturované obdobie); toto pole upravte, ak chcete vrátiť zmluvy a nechať vygenerovať novú faktúru

Predpis zaúčtovania – vyberte predpis, podľa ktorého sa má účtovať

Stredisko – ak má byť položka na faktúre zaradená do iného strediska ako zmluva, pole vyplňte

Činnosť – k akej aktivite sa položka vzťahuje

Zákazka – vyberte zákazku, do ktorej majú byť vygenerované faktúry zaradené

Miesto – miesto, kam je určená služba, výrobok a pod.; definované v menu Obchodní partneri – Adresy firiem – záložka Miesta určenia

Číslo účtu – ponúkajú sa čísla účtov, ktoré sú definované v menu Obchodní partneri – Adresy firiem – záložka Bankové spojenie

Valorizovať – dohoda, že zmluva sa bude navyšovať podľa koeficientu, ktorý vyhlasuje Národná banka Slovenska

Valorizovať k mesiacu – uveďte, k akému mesiacu sa má valorizovať

__________________________________________________________________

Podzáložka „Texty"
​

Interné informácie zadávateľa, ktorých vyplnenie nie je povinné.

Popis – bližší popis zmluvy

Poznámka – ďalšie informácie týkajúce sa manipulácie so záznamom zmluvy

__________________________________________________________________

Podzáložka „Štítky"
​

Štítky definujú ďalšie vlastnosti položky, podľa ktorých môžete filtrovať.

Pomocou tlačidla „Pripojiť" sa zobrazí tabuľka na výber štítkov. Z ľavej tabuľky Dostupné štítky presuňte pomocou šípky štítky, ktoré chcete k danej zmluve priradiť, do pravej tabuľky Vybrané štítky, a výber potvrďte tlačidlom „OK".

Ak potrebujete pridať štítok, ktorý zatiaľ nemáte v ľavej tabuľke Dostupné štítky, použite tlačidlo „Správa štítkov". Otvorí sa číselník štítkov (menu Nástroje – Číselníky – Štítky), v ktorom môžete požadovaný štítok pridať.

__________________________________________________________________

Podzáložka „Prílohy"
​

Záložka umožňuje prikladať k položke zmluvy rôzne dokumenty a prílohy.

Na hornej lište tabuľky sa nachádza rad tlačidiel, význam niektorých z nich je popísaný v samostatnej kapitole „Ovládanie programu".

Pomocou tlačidla „Nový" môžete pridať novú prílohu. Pri pridávaní máte na výber z týchto možností:

Pri vloženej prílohe sa nachádza ikona priečinka, ktorá vám umožní prílohu kedykoľvek zobraziť. Pomocou ikony priečinka si môžete prílohu uložiť na iné miesto. Tlačidlo skenu slúži na naskenovanie daného dokumentu, druhá voľba umožňuje zvoliť skener a parametre snímania.

__________________________________________________________________

Záložka „Externé položky zmlúv"
​

Táto záložka má rovnakú štruktúru ako záložka Štandardné položky zmlúv. Využitie má predovšetkým pri jednorazovej fakturácii, napr. každý mesiac fakturujete za využívanie internetu, ale raz (prvýkrát) prebehne fakturácia aj za prvotné zavedenie danej služby.

__________________________________________________________________

Tlačidlá nad dátovým oknom dodávateľských zmlúv
​

Nad zoznamom dodávateľských zmlúv sa nachádzajú tieto tlačidlá:

Generuj faktúry – keďže ide o prijaté faktúry, t. j. vy nefakturujete, toto tlačidlo nemá pri dodávateľských zmluvách veľký význam

Faktúry – v zozname zmlúv označte zmluvu, pri ktorej chcete zobraziť faktúry, a systém ukáže faktúry naviazané na zmluvu

Žurnál generovania – kliknutím na toto tlačidlo sa zobrazí, koľko zmlúv sa za daný deň vygenerovalo (pozri pole Dátum a čas a Počet vygenerovaných faktúr)

Valorizovať zmluvy – kliknutím spustíte „Sprievodcu valorizáciou zmlúv", kde zvolíte rok a percento valorizácie

Poznámka: Ostatné tlačidlá sa nachádzajú aj na iných formulároch a sú vysvetlené v nápovede v kapitole Význam používaných tlačidiel.