Tato evidence obsahuje předdefinované účely pro zpracování dat a možnost vytvářet účely vlastní.
Zde evidujete všechny důvody, proč zpracováváte dané osobní údaje (např. souhlasy pro marketingové emaily, zákonnou povinnost držet data na faktuře, apod.).
Předdefinované účely není možné měnit (pouze zkopírovat a měnit kopii), je u nich však možné definovat Subjekt nakládající s daty, kde je nutné určit Typ vztahu, Definici a Platnost a firmu/fyzickou osobu z adresáře.
Nyní si popíšeme jednotlivá pole definice účelu:
Zkratka – jednoznačný identifikátor definice
Název – název definice
Zohledňovat i pro záznamy s IČO – zaškrtnout v případě živnostníka s IČO (je fyzickou osobou), na firmy (s.r.o. / a.s.) není potřeba souhlas
Právní titul – určení právního titulu
Typ vztahu – určení typu vztahu (správce, zpracovatel, ...)
Zodpovědná osoba – zodpovědný uživatel
Charakter údajů
Typy osobních údajů – popis typu osobních údajů (text)
Jak pracujeme s daty – popis způsobu práce s daty (text)
Výskyt údajů
Agenda – výběr agendy navázané na definici účelu
Pole – výběr polí agendy Vybírat ze všech polí agendy
Zahrnout navazující agendy ve vazbě – výběr navazujících agend
Platnost
Platnost – automaticky od začátku platnosti záznamu (po založení)/ manuálně (Generovat účely)
Platnost dny – počet dnů platnosti
Platnost měsíce – počet měsíců platnosti
Platnost roky – počet let platnosti
Přístup k údajům – výběr osoby pověřené k přístupu
Postup po vypršení – postup nakládání s údaji po vypršení platnosti (text)
Texty – popis (text)/poznámka (text)
Správa – určení platnosti definice účelu (od - do)
Subjekty nakládající s daty
Typ vztahu – určení typu vztahu se subjektem
Adresář – výběr daného objektu (subjektu) z adresáře firem
Údaje jsou předávány do třetí země – zaškrtnout v případě předávání dat mimo EU
TextyDefinice – definice daného subjektu Poznámka – poznámka (text)
SprávaPlatí od – datum platnosti od Platí do – datum platnosti do