V případě, že máte již z dřívější doby databázi stávajících klientů, GDPR možnost zasílání e-mailů těmto klientům neovlivní - nebude nutný nový souhlas, je však nutné uvést možnost odhlášení se z odběru. Změna se týká pouze obsahu - je možné zasílat zákazníkům nabídky pouze stejného typu zboží, na které byl již dříve udělen souhlas.

U nových zákazníků je důležité, co všechno pojme jeden souhlas, resp. zasílání jakých nabídek nebo novinek si zákazník odsouhlasí. Ze souhlasu musí být patrné, jaké sdělení se budou klientovi zasílat. V případě odlišných nabídek či novinek by stálo za zvážení rozdělení na více souhlasů.

Každý nový zákazník musí před udělením souhlasu vědět, kdo jste, které údaje o něm shromažďujete, kdo další je zpracovává, proč a na jak dlouho a jaká práva tento zákazník má.

Souhlas musí být jasný, zaevidovaný a samozřejmě dobrovolný.

Nyní se již podíváme na náš příklad tvorby účelu potřebného pro zasílání newsletterů.
Nejprve je nutné si vytvořit definici účelu.
​

- Právní titul je v případě zasílání newsletteru Souhlas.
​

- Na záložce výskyt údajů by měla být uvedena agenda Adresy firem a její pole E-mail.

- Platnost v případě již stávajících i nových zákazníků je v tomto případě nastavena na Manuálně - klient uděluje souhlas.
​

- Doba platnosti účelu s právním titulem oprávněného zájmu může v tomto případě být 3 roky - o době trvání platnosti bychom měli klienta informovat.

Další nastavení, ať už se jedná o přístup k údajům (pověřená osoba), postup po vypršení, či doplnění poznámky či popisu na záložce Texty, je samozřejmě na vás, ale doporučujeme jejich uvedení pro případné prokazování před úřadem na ochranu osobních údajů.
​

Druhým krokem je v případě Manuální platnosti vytvoření účelu na daném záznamu v adresáři.

Účely je možné následně dohledat v evidenci GDPR -> Účely. I zde je, jako ve většině evidencí ve Flexi, možnost použití filtrace (podle firmy, podle definice účelu, apod.).
​