V této kapitole se podíváme na konkrétní příklad importu přijaté faktury z Excelu. Pro obecné principy importů z Excelu doporučujeme nastudovat první kapitolu - Úvod. Importy z Excelu jsou dostupné od varianty Business.
Za předpokladu, že vaše licence obsahuje import přijatých faktur, bude import k dispozici na adrese Nástroje -> Import -> Import z excelu -> Přijaté faktury.
Doporučení: Pokud máte ve Flexi již existující faktury podobné s fakturou, kterou hodláte importovat, je vyexportovaný Excel již existující faktury možné použít jak vzor.
Nyní se již přesuneme k importu konkrétní přijaté faktury. Importovat budeme následující soubor: fakPrij_vzor.xlsx
Jelikož Excel obsahuje názvy sloupců, zaškrtneme při výběru sloupců možnost "Ignorovat první řádku (názvy sloupců)".
Upozornění: Pořadí sloupců vybraných pro import musí být přesně shodné s pořadím sloupců v Excelu.
Interní číslo - Interní číslo dané faktury. Povinné pole.
Variabilní symbol - Variabilní symbol, textový řetězec (max. délka 30).
Popis - Popis faktury, textový řetězec (max.délka 255).
Vystaveno - Datum vystavení, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY (např. 01.12.2018). Vystaveno = Datum přijetí.
Středisko - Středisko dané faktury. Odkazuje na číselník středisek (uvádějte kód střediska).
Splatnost - Datum splatnosti, uvádějte ve formátu DD.MM.YYYY (např. 01.12.2018).
Název firmy - Název firmy, textový řetězec(při vyplnění sloupce "Firma" se doplní automaticky na základě adresáře).
Celkem [Kč] - Celková částka faktury. Pokud ji uvádíme, je nutné, aby byla přesně shodna součtu Základ+ DPH.
Číslo bank. účtu. - Číslo účtu dodavatele uvedeného na faktuře. Textový řetězec.
Protiúčet - Účet MD. Odkazuje na účty v Účtovém rozvrhu. Odkazuje opět na kód/zkratku daného účtu.
Prim. účet - Účet DAL. Odkazuje na účty v Účtovém rozvrhu. Odkazuje opět na kód/zkratku daného účtu.
Typ dokladu - Odkazuje na typ dané faktury, uvádějte kód daného typu(stejný postup aplikujte i při uvádění hodnot číselníků).
Měna - Měna faktury, odkazuje na číselník měn(uvádět kód). V případě, že se jedná o fakturu domácí měny, není nutné uvádět.
Firma - Kód/zkratka firmy v adresáři. Pokud je sloupec uveden, údaje příslušné firmy se doplní automaticky z adresáře.
Město - Město, kde se nachází firma. Textový řetězec (max. 255 znaků). Doplní se automaticky na základě sloupce Firma.
PSČ - PSČ dané firmy (odběratele). Textový řetězec (max. 255 znaků). Doplní se automaticky na základě sloupce Firma.
Ulice - Ulice dané firmy (odběratele). Textový řetězec (max. 255 znaků). Doplní se automaticky na základě sloupce Firma.
Stát - Stát dané firmy (odběratele). Textový řetězec (max. 255 znaků). Doplní se automaticky na základě sloupce Firma.
IČO - IČO dané firmy (odběratele). Textový řetězec (max. 255 znaků). Doplní se automaticky na základě sloupce Firma.
DIČ - DIČ dané firmy (odběratele). Textový řetězec (max. 255 znaků). Doplní se automaticky na základě sloupce Firma.
Osvob., bez DPH [Kč] - Sloupec částky osvobozené od (povinný sloupec v případě uvádění částky).
Řádky DPH - Řádky přiznání DPH, uvádějte jejich kód (dohledatelný opět v číselnících).
Stát DPH - Stát, kde uplatňujete DPH. Odkazuje na číselník států, doplňujte jeho kód/zkratku.
Datum zaúčt. - Datum zaúčtování(DD.MM.YYYY), není potřeba vyplňovat, doplní se automaticky na základě zaúčtování.
Bankovní účet - Bankovní účet (váš) ze seznamu bankovních účtů, doplňujte jeho kód.
Předpis zaúčtování - Předpis zaúčtování přijaté faktury. Odkazuje na číselník předpisů zaúčtování(uvádějte jeho kód).
Řádek kon. hl. - Řádky kontrolního hlášení.Doplní se na základě předpisu zaúčtování (za předpokladu, že je obsahuje).
Číslo došlé - Číslo došlé přijaté faktury. Povinné pole.
Veškeré vlastnosti evidence vydaných faktur naleznete na adrese: https://demo.flexibee.eu/c/demo/faktura-prijata/properties
Po vybrání příslušných sloupců stiskněte tlačítko "Ok" a zobrazí se tabulka s datovými typy daných sloupců a jejich vlastnostmi.
Po stisku tlačítka "OK" vyberte příslušný soubor k importu a znovu potvrďte souhlas s importem záznamů.
Pokud by import neprošel a bylo by zapotřebí Excel upravit, mělo by se zobrazit okno s konkrétními chybami, příp. možnost odeslat hlášení o chybě na podporu Flexi.
Pokud import v pořádku projde, zobrazí se v evidenci přijatých faktur nově naimportovaná faktura.