V této kapitole si ukážeme příklad, jak postupovat v případě vystavení faktury našim zákazníkům.
Osobní údaje v případě faktur
Jelikož daňové doklady (faktury) samozřejmě obsahují osobní údaje klientů, jsme jako správce povinni tyto údaje zpracovávat.
V případě faktury, pokud jste plátce DPH, je možné uchovávat faktury po dobu 10 let.
V případě faktury, pokud nejste plátce DPH, je možné uchovávat faktury po dobu 5 let.
Pro obě možnosti máme ve Flexi již přednastavené definice účelů.
Nyní se již podíváme na náš příklad tvorby účelu potřebného pro vystavení faktury u plátce DPH.
Tvorba definice účelu
Definice účelů máme ve Flexi již předdefinovanou - pro plátce i neplátce DPH.
Základní údaje (Výskyt údajů, ...) jsou v této definici již přednastaveny.
Platnost je zde nastavena na "Automaticky od začátku platnosti záznamu", tedy účel vznikne pokaždé, když dojde k vystavení faktury.
Jak je zmíněno výše, pro plátce DPH platí povinnost uchovávat osobní údaje po dobu 10 let (již přednastaveno).
Právní titul je v případě faktury "Splnění právní povinnosti" (již přednastaveno).
Další informace, jako např. Přístup k údajům, Postup po vypršení apod., jsou samozřejmě nutné doplnit ručně.
Účely je možné následně dohledat v evidenci GDPR -> Účely. I zde je, jako ve většině evidencí ve Flexi, možnost použití filtrace (podle firmy, podle definice účelu, apod.).
