V této kapitole si ukážeme příklad, jak postupovat v případě vystavení nabídky našim zákazníkům.

U nabídky se doba zpracování osobních údajů může velmi často lišit. Řádově to mohou být pouze měsíce, v některých případech roky. Záleží zejména na tom, jestli zákazník nabídku akceptoval či nikoliv.
​

Pokud nabídku neakceptoval, bude doba zpracování výrazně kratší, může se jednat právě o řády měsíců. Samozřejmě pokud používáte data např. pro statistiku, může být doba zpracování osobních údajů delší (pouze si držení osobních údajů musíte obhájit - nejspíše bude nutné odstranit osobní údaje jako email apod. a ponechat si např. jen město, psč apod.).

Pokud nabídku akceptoval, doba zpracování osobních údajů je samozřejmě výrazně delší, zejména kvůli tomu, že na základě nabídky vznikají ve firmě další účely (faktury, …), které podle definice umožňují zpracování těchto údajů. Např. u faktury v případě plátce DPH, je doba zpracování osobních údajů 10 let.

Nyní se již podíváme na náš příklad tvorby definice účelu potřebného pro tvorbu nabídky.

Nejprve je nutné vytvořit definici účelu.

- Na záložce Výskyt údajů vyplníme agendu Vydané nabídky a pole agendy E-mail, adresa (město, název firmy, PSČ, ulice).

- Platnost začíná "Automaticky od začátku platnosti záznamu", tedy účel vznikne pokaždé, co začne nabídka platit.

- Platnost účelu v případě nabídky můžeme mít nastavenou např. na 6 měsíců. Pokud děláme statistické výstupy, neopravňuje nás to k držení kontaktních údajů jako email - bude třeba si vytvořit jiný účel pro držení jen nezbytných údajů (jméno, město, …).
​

- Právní titul je v případě vydané nabídky "Oprávněný zájem".

- Doplnění informací jako např. Přístup k údajům, Postup po vypršení apod. není povinné, ale doporučujeme jejich uvedení pro případné prokazování před úřadem na ochranu osobních údajů.

Účely je možné následně dohledat v evidenci GDPR -> Účely. I zde je, jako ve většině evidencí ve Flexi, možnost použití filtrace (podle firmy, podle definice účelu, apod.).