V tomto článku naleznete návod, jak vytvořit importní soubor z Excelu pro účtový rozvrh, který lze nahrát do webového prostředí.
Importem můžeme vkládat nové informace nebo hromadně změnit již existující účty.
Pro začátek bychom Vám rádi doporučili nastudovat nejprve článek o importech z Excelu ve webovém rozhraní.
Číselníky - Účetnictví - Účtový rozvrh
Formulář slouží k vytváření pouze analytických účtů (syntetické jsou dané zákonem). Standardní účetní osnova má pevnou podobu a načte se dle typu organizace, tzn. liší se pro podnikatele a pro příspěvkové organizace.
I v nově založené firmě jsou již v Účetnictví – Účtový rozvrh vytvořeny nejčastěji používané analytické účty; jsou použity v již přednastavených typech dokladů nebo předpisech účtování. Není samozřejmě podmínkou tyto účty používat, můžete si vytvořit vlastní analytické účty (dvou- nebo třímístné).
Po zvolení možnosti "Importovat z Excelu" je dobré pamatovat, jaký soubor vkládáte. Po vložení souboru v dalším kroku Flexi vytvoří přehled, kde v jednom sloupci naleznete sloupce z Excelu a ve druhém sloupce ve Flexi (tyto sloupce je nutné zkontrolovat či případně doplnit). Jestliže jste na nějaký sloupec zapomněli, pak je možné ho doplnit pomocí "Pokročilé možnosti".
Příklad importovaného souboru: Účtový rozvrh.xlsx
Níže se podíváme na sloupce, které jsou standardně nadefinované (viditelné) nebo povinné.
Účet:
šestimístné číslo analytického účtu - Povinné pole
Syntetický účet:
třímístné číslo syntetického účtu ze standardní účetní osnovy
Název:
Název importovaného účtu. Textový řetězec.
Typ účtu:
Typ daného účtu
Možné hodnoty:
typUctu.rozvahovy
typUctu.vysledkovy
typUctu.zaverkovy
typUctu.vnitropodnikovy
typUctu.podrozvahovy
Daňový:
Jedná se o daňový účet? Ano/Ne
Hodnota tohoto pole má význam pro Typ účtu = výsledkový. Označením tohoto pole , označíte, zda zůstatek na tomto účtu patří mezi daňově uznatelné náklady a výnosy nebo ne. Toto je hodnota důležitá pro uživatele, který si pak podle tohoto údaje může při zpracování daňového přiznání snadno vybrat účty, které nejsou daňově uznatelnými.
Saldo:
Spadá účet do salda? Ano/Ne
Tento údaj je vždy editovatelný.
Měna:
Měna importovaného účtu
Veškeré vlastnosti evidence účtový rozvrh naleznete na adrese:
https://demo.flexibee.eu/flexi/demo/ucet/properties
Ve webovém rozhraní je samozřejmě možné doplnit více sloupců pomocí nastavení vpravo dole. Nejjednodušším způsobem zjištění formátu jednotlivých polí je Export do Excelu ve formátu vhodném pro import do Flexi.
________________________________________________________________________________________________
Nyní se podíváme na import souboru nových záznamů. (Jestliže chcete měnit již existující záznam doporučuji přidat sloupec s ID, který upřesní import informací).
Možnost importu nalezneme přímo v agendě účtový rozvrh ve spodní části:
Import z Excelu nabízí okno pro výběr souboru případně je možné přetáhnout ze složky v PC:
Soubor Excelu bude zapsaný ve formátu:
Flexi nyní automaticky rozliší jednotlivé sloupce dle hlavičky v Excelu (i přes automatizaci si vždy zkontrolujte informace a sloupce, některé sloupce nemusí být správně rozlišeny).
Nejprve proběhne zkouška importu, zda jsou údaje správně zapsané. V jednom importu je možné data měnit i tvořit.
Pokud je vše v pořádku, potvrdíme Import. Flexi nás upozorní na vytvořené nové záznamy, či změnu aktuálních nebo i na případné chyby. Pokud je vše v pořádku potvrdíme import po druhé a data se přenesou do webového rozhraní.
Po úspěšně dokončeném importu dojde k vytvoření analytického účtového rozvrhu.
