Anlegen einer
neuen Buchhaltungsperiode
Beim Übertragen von Daten in die nächste Abrechnungsperiode beginnen wir mit dem Anlegen einer neuen Abrechnungsperiode. Erstellen Sie eine neue Periode im Modul "Firma" - "Buchhaltungsperiode ändern oder hinzufügen" oder indem Sie auf die aktuelle Buchhaltungsperiode klicken und "Buchhaltungsperioden verwalten" wählen.
Wählen Sie in der Abrechnungsperiodenverwaltung das Symbol "Neu" und geben Sie die neue Abrechnungsperiode ein. Speichern Sie dann.
Lagerabrechnung
Wenn wir sozusagen ins Minus verkaufen, d.h. wir stellen Rechnungen aus, auch wenn die Ware nicht auf Lager ist und Versandaufträge generiert werden, ist es am besten, bei jedem Wareneingang "Versandaufträge aktualisieren" im Menü "Extras" auszuführen, um den Bestand abzugleichen.
Es ist immer notwendig, den Status der Versandaufträge am Jahresende zu überprüfen, z.B. im Menü "Waren" - "Lagerkarten". Hier können wir die Funktion "Bisheriger Stand" ausführen und in der Spalte "Anfragen" sehen wir, wie viele Abgabewünsche wir generiert haben, in der Spalte "Lagerbestand in MJ mit Anfragen" sehen wir dann, wie viele Anfragen wir im Hinblick auf den aktuellen Lagerbestand nicht erfüllen können.
Je nach Anzahl der ausstehenden Anforderungen ist es dann notwendig, einen Bon für mindestens die exakte Anzahl der fehlenden Artikel zu erstellen und dann "Update dispensing requests" auszuführen, um sicherzustellen, dass der Lagerbestand am 31.12. 0 oder mehr beträgt. Im obigen Beispiel würden wir also einen bloßen Empfang von 1 Stück "Kaninchen" machen und dann im Menü "Extras" "Versandaufträge aktualisieren" wählen.
Dieser Schritt ist notwendig, weil Dispensieranforderungen aus einer bestimmten Abrechnungsperiode nicht in der folgenden Periode erfüllt werden können. Wenn wir also mit ausstehenden Abgabeanforderungen schließen würden, würden wir einen falschen Lagerstatus sehen und die Rechnungsposten, in denen die Abgabeanforderung auftrat, würden nie aus dem Lager abgegeben werden.
Einleiten der nächsten Abrechnungsperiode
Um alle notwendigen Werte in die neue Abrechnungsperiode zu übertragen, müssen wir im aktuellen Jahr
eine "Initialisierung der nächsten Abrechnungsperiode" durchführen (z.B. initialisieren wir 2019 in 2018). Dieser Schritt muss in der Periode erfolgen, die wir abschließen wollen, d.h. wir müssen diese Periode in der Kopfzeile der Seitennavigation sehen, siehe das erste Bild für die Erstellung der Abrechnungsperiode.
Wir können den Zeitraum jederzeit und so oft wie nötig initialisieren. Wenn diese Option erneut ausgeführt wird, werden die zuvor übertragenen Zustände mit den neuen Werten gesetzt, wenn in der vorherigen Abrechnungsperiode eine Änderung vorgenommen wurde.
Wir werden die nächste Abrechnungsperiode wie folgt initialisieren:
Wählen Sie im Modul "Buchhaltung" die Option "Nächste Buchhaltungsperiode initialisieren".
im Dialogfenster einrichten: das Abschlussbuchkonto, das Eröffnungsbuchkonto, das Gewinn- und Verlustübernahmekonto, das Gewinn- und Verlustkonto im Genehmigungsverfahren
Bestandsübertragung - markieren Sie diese Option, wenn Sie die Anfangsbestände im neuen Abrechnungszeitraum initialisieren wollen, dann geben Sie weitere Parameter an: Karten mit Nullsaldo überspringen - Karten mit Nullsaldo in MJ und CZK werden nicht übertragen
Anzahl der Tage ohne Bewegung zum Überspringen - mit dieser Option geben wir das Mindestalter der unbenutzten Karten an - wenn wir dann die Warenkarte eine Woche vor der Initialisierung leeren, wird das Programm die Karte trotzdem übertragen
Ausgelassene Karte bestätigen - mit dieser Option können wir bestimmen, welche Karte ausgelassen werden soll (nicht geeignet, wenn wir eine große Anzahl von Artikeln auf Lager haben)Unbenutzte alte Karten in der neuen Abrechnungsperiode stornieren - mit dieser Option können wir Karten in der neuen Abrechnungsperiode verwerfen, die versehentlich hierher gekommen sind, z. B. wenn wir alte Karten bei der Übertragung nicht ausgelassen haben und wir den Fehler korrigieren müssen
Art des Dokuments für die Generierung von Leasing-Zahlungsverpflichtungen - es ist nur verfügbar, wenn wir einige Vermögenswerte auf Leasing erworben haben, es ermöglicht für jede Buchhaltungsperiode, die Parameter der Buchhaltung und Generierung der internen Dokumentnummer einzustellen, es ist notwendig, die Nummernserie für das folgende Jahr eingestellt zu haben, siehe Bild:
Umlagerung
Die Endsalden werden als Eröffnungssalden in die nächste Abrechnungsperiode vorgetragen. Wenn wir nach der Umlagerung Änderungen an der alten Abrechnungsperiode vornehmen, müssen wir die Umlagerung erneut durchführen, woraufhin die aktuellen Salden neu berechnet werden.
Es dürfen keine offenen Forderungen auf den Lagerkarten vorhanden sein!!! (Anleitung zum Abgleich der Anforderungen oben)
Nachdem die Initialisierung abgeschlossen ist, geschieht Folgendes:
die Rechnungen mit dem Kurs vom 31.12. umgerechnet werden, wenn sie in Fremdwährung sind, und Umrechnungsdifferenzen berechnet und gebucht werden - interne Belege erstellt werden
die Kassen- und Banksalden werden übertragen(wenn die Kasse oder Bank in einer Fremdwährung ist, erfolgt die Umrechnung zum Kurs vom 31.12. nicht automatisch -> wir müssen es manuell mit einem internen Beleg machen)
Bestandskarten übertragen werden, einschließlich End- oder Anfangssalden
alle Kontosalden werden in das neue Jahr übertragen
interne Abschreibungsdokumente für das neue Jahr aus dem Immobilienmodul vorbereiten
interne Dokumente und Verbindlichkeiten für das neue Jahr von Leasing vorbereiten
wenn die Initialisierung abgeschlossen ist, können wir einen Bericht über die Übertragung der Konten durch die Schlussbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung drucken
Überprüfung der Eröffnungssalden in der neuen Abrechnungsperiode
Wenn wir prüfen wollen, ob die Eröffnungssalden am 1. Januar des neuen Jahres mit den Salden am 31. Dezember der Vorperiode übereinstimmen, verwenden wir die Option "Buchhaltung" - "Buchhaltungsausgaben" - "Kontensalden". Nachdem die tabellarische Ansicht der Kontosalden angezeigt wird, wählen Sie im Druckmenü die Option "Eröffnungskontosalden - Kontrolldruck"
Gleichzeitige Buchung für beide Jahre
Nachdem wir die vorherigen Schritte durchgeführt haben, können wir gleichzeitig in beiden Abrechnungsperioden arbeiten. Es ist lediglich notwendig, diese Zeiträume in der Kopfzeile der Seitennavigation umzuschalten. Das System lässt es nicht zu, dass Sie ein Dokument mit einem Datum z.B. 31.12.2018 auf 2019 und umgekehrt speichern.
Hinweis
: Die in der Kopfzeile der Seitennavigation eingestellte Abrechnungsperiode hat nichts mit der ausgewählten Abrechnungsperiode in der Filterleiste der Tabellenkalkulationen zu tun.
Wir können immer auf den Zeitraum laden, den wir in der Kopfzeile der Seitennavigation eingestellt haben.
Der Zeitraum, den wir in der Filterleiste eingestellt haben, ermöglicht es uns, die Dokumente dieses Zeitraums anzuzeigen. Wenn dieser Zeitraum nicht mit dem Abrechnungszeitraum in der Kopfzeile der Seitennavigation übereinstimmt, können wir die so angezeigten Dokumente nur ansehen, drucken, per E-Mail versenden usw., aber nicht korrigieren.
Wenn wir Barzahlungen von Rechnungen aus der vorherigen Abrechnungsperiode, Rechnungen von Aufträgen aus der vorherigen Abrechnungsperiode usw. in die neue Abrechnungsperiode übernehmen wollen, stellen wir in der Kopfzeile der Seitennavigation das Jahr 2019 ein, in der Filterleiste 2018. Es werden die Dokumente der vorherigen Periode angezeigt, und die erstellten Dokumente befinden sich im aktuellen Jahr.
Hinweis: Die obigen Daten dienen nur zur Veranschaulichung. Um das Jahr 2020 zu initialisieren, müssen Sie den Zeitraum 2020 einrichten (usw.).