Einstieg in
die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Grundlagen und Links
Dieses Hilfe-Kapitel soll Ihnen bei der Arbeit mit dem Modul "Mitarbeiter
" helfen, wo Sie was einrichten müssen, damit Sie möglichst wenig Probleme bei der Lohnberechnung haben. Es wird versucht, die Zusammenhänge zwischen der Lohnberechnung und der Überführung in die Buchhaltung zu erklären.
Gruppen von Personen
Wenn Sie Mitarbeiter in Gruppen sortieren möchten, ist es ratsam, diese Gruppen vorab direkt im Modul Mitarbeiter
vorzubereiten. Sie können fortlaufend ergänzt werden.
Geschäftspartner
Im Modul "Geschäftspartner" müssen in der Option "Firmenadressen
" die Adressen der Krankenkassen, der zuständigen tschechischen Sozialversicherungsanstalt und des zuständigen Finanzamtes hinzugefügt werden. Es ist immer notwendig, die entsprechende Art der Beziehung zu wählen - Finanzamt, Gesundheitsamt, Sozialversicherung. Dies ist auch für das korrekte Ausfüllen der Formulare notwendig. Vergessen Sie dabei nicht, eine Bankverbindung einzurichten, um die Bezahlung der eingegangenen Verbindlichkeiten zu erleichtern.
Buchhaltung
Für die automatische Buchung von Abrechnungskosten und Abrechnungsverbindlichkeiten ist es ratsam, die notwendigen internen Belegarten, Verbindlichkeitsarten und Buchungsregeln einzurichten. Einige dieser Typen und Regelungen sind fertig. Sie müssen diese überprüfen und ggf. entsprechend Ihrem Abrechnungsplan anpassen.
Dies sind die folgenden Verpflichtungen:
Sozialversicherung
Krankenkasse
Da es mehrere Krankenkassen gibt, lässt jeder Mitarbeiter seine Krankenkasse auf seiner Karte ausfüllen. Wenn Sie für jede Krankenkasse ein separates Analysekonto haben möchten, um die Verbindlichkeiten zu verfolgen, dann müssen Sie für jede Krankenkasse eine eigene Gruppe
anlegen, in der Sie auf der Registerkarte "Key Information" ein Konto für die Dal-Seite einrichten. Das Zusatzfeld für die Lohnabrechnung ist noch nicht erweitert, aber Sie können das Feld "Für eingegangene Rechnungen" dafür verwenden.
Steuervorauszahlung
Verrechnungssteuer
Residente Steuer
Lohnvorschuss
NACHNAHME
Abzüge
Dies sind die folgenden internen Dokumente:
Bruttolöhne
Lohnkostenerstattung
Abzüge
Sie können diese Verpflichtungen und internen Dokumente auch laufend hinzufügen.
Wenn Sie nach Zentren abrechnen, hat jeder Mitarbeiter ein Zentrum
auf seiner Karte (auf dem Hauptpanel) eingetragen. Die Kosten werden dann diesen Stellen in Rechnung gestellt.
Die so vorbereiteten Typen werden dann in den Abrechnungseinstellungen ausgewählt, wie im nächsten Kapitel, "Abrechnungseinstellungen", beschrieben. Deren Generierung erfolgt dann automatisch, wenn man in der Option "Payroll Update" auf die Schaltfläche "Generate Payables" drückt.
Wenn Sie Mitarbeiter in Gruppen eingeteilt haben, können Sie für jede Personengruppe einen anderen internen Beleg auswählen, um Bruttolohn und Lohnausgleich zu buchen. Wenn sie dann erzeugt werden, wird die Buchung entsprechend den Einstellungen in der Gruppe
angewendet.
Wenn Sie einige Mitarbeiter ausschließen müssen (es spielt keine Rolle, ob sie gruppiert sind), dann können Sie einen anderen internen Beleg für die Buchung von Bruttolohn und Lohnersatz, einen anderen internen Beleg oder eine Abrechnungsverbindlichkeit für den Mitarbeiter wählen. Beim Erzeugen wird die Buchung dann gemäß den Einstellungen für diesen Mitarbeiter
angewendet.
Einstellungen für die Gehaltsabrechnung
Dies ist ein weiterer wichtiger Schritt, um das Modul Mitarbeiter zum Laufen zu bringen. Wählen Sie im Menü "Firma" unter "Einstellungen" die Registerkarte "Module" -> "Mitarbeiter". Beachten Sie beim Ausfüllen dieser Registerkarte die entsprechende Hilfe
. Vergessen Sie nicht, alle Registerkarten auszufüllen.
HR
Wenn Sie alles vorbereitet haben, was in den vorherigen Abschnitten erwähnt wurde, können Sie zur Option "Personal"
gehen und mit der Vorbereitung der einzelnen Registerkarten beginnen.
Die Registerkarten "Basisinformationen", "Sonstiges" und "Adresse" beziehen sich auf personenbezogene Daten.
Persönliche Daten, die für die Lohnberechnung relevant sind, müssen im Register "Lohnparameter" ausgefüllt werden. Hier sind die Daten, die sich auf die Grundlage für die Anerkennung von Steuergutschriften beziehen. Es wird angegeben, ob der Mitarbeiter eine Steuererklärung unterschrieben hat, ob er den Rabatt für sich selbst in Anspruch nimmt - als Steuerzahler oder Student, Behinderung. Hier wird die Krankenkasse des Mitarbeiters usw. eingestellt.
Vergessen Sie nicht, alle Unterregisterkarten auszufüllen. Wenn der Mitarbeiter einen Rabatt für sich als Steuerzahler beansprucht, muss er dies unter dem Reiter "Steuerermäßigungen" ankreuzen, es reicht nicht aus, anzukreuzen, dass er eine Steuererklärung unterschrieben hat.
Wenn der Mitarbeiter die Zulage für einen abhängigen Partner in Anspruch nehmen wird, füllen Sie die Registerkarte "Abhängiger Partner" aus.
Wenn der Mitarbeiter einen Rabatt für ein Kind beanspruchen wird, füllen Sie die Registerkarte "Kinder" aus, aber dann muss dieses Kind noch in der Registerkarte "Abrechnungsparameter" ausgewählt werden, wo es eine separate Registerkarte "Steuerrabatte" gibt.
Wenn der Mitarbeiter eine Rente bezieht, geben Sie in der Registerkarte "Sonstige" folgende Daten ein
Wenn der Mitarbeiter eine der anderen Ermäßigungen (Behinderung, Student usw.) in Anspruch nehmen wird, geben Sie die Details in der Registerkarte "Abrechnungsparameter" ein, wo es eine separate Registerkarte "Steuerermäßigungen" gibt.
Geben Sie in der Registerkarte "Bankverbindung" das Konto ein, an das Sie das Gehalt des Mitarbeiters senden werden (als primär markieren). Füllen Sie die anderen Konten aus, an die Sie die Beträge, die Sie vom Gehalt des Mitarbeiters abziehen, senden werden.
Achten Sie besonders auf die Registerkarte "Arbeitsverhältnis". Vergessen Sie nicht die wichtige Unter-Registerkarte "Konto". Ohne diese Angabe wird das Gehalt möglicherweise nicht korrekt berechnet. Das Programm erkennt nicht, ob diese Registerkarte ausgelassen wurde oder ob sie absichtlich ausgefüllt wurde. Wenn Sie die Bruttolöhne verschiedener Mitarbeiter unterschiedlich verrechnen möchten, kann dies für jeden Mitarbeiter eingerichtet werden. Dann hat diese Einstellung Vorrang vor der Grundeinstellung.
Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig wiederkehrende Abrechnungsbestandteile hat (Monatsgehalt, Lohnnebenleistungen usw.), wählen Sie diese im Register "Permanente Abrechnungsbestandteile" aus. Dann werden die hier aufgeführten Komponenten regelmäßig jeden Monat in die Abrechnung aufgenommen.
Wenn der Mitarbeiter aufgrund von Abwesenheit nicht den ganzen Monat arbeitet, wählen Sie die Art der Abwesenheit in der Registerkarte "Abwesenheit". Diese kann dann bei der nächsten Abrechnungsaktualisierung über die Schaltfläche "Abwesenheit aktualisieren" korrigiert werden.
Achten Sie noch einmal besonders auf die Registerkarte "Schichten". Jedes Beschäftigungsverhältnis und jeder Monat hat eine Zeile. Es ist notwendig, die geleisteten Schichten richtig zu markieren, nur dann wird der Lohn korrekt berechnet.
In der Registerkarte "Abzüge" geben Sie alle Abzüge ein, die Sie vom Gehalt des Mitarbeiters vornehmen werden - Unterhalt, Ersparnisse, Pfändungen usw. Das Programm ist noch nicht in der Lage, die Höhe der einzubehaltenden Pfändungsbeträge zu berechnen. In dieser Registerkarte wählen Sie dann in der Registerkarte "Bankverbindung" das Konto aus, an das die Abbuchung gesendet werden soll. Wenn Sie unterschiedliche Gebühren für unterschiedliche Abzüge wünschen, können Sie für jeden Abzug unterschiedliche Gebühren einrichten. Dann hat diese Einstellung Vorrang vor der Grundeinstellung.
Personalabrechnung - Eingaben und Abhebungen
Mit dieser Option im Modul "Mitarbeiter" können Sie einige der individuellen Abrechnungsbestandteile jedes Mitarbeiters schnell aktualisieren
, z. B. Boni usw.
Update der Gehaltsabrechnung
Die Option "Abrechnungs-Update
" ist der letzte Schritt der Abrechnungsverarbeitung, in dem Sie den Lohn berechnen, letzte Anpassungen vornehmen, Abwesenheiten aktualisieren und Belege für die Buchhaltung erzeugen können.
Ausgänge drucken
Mit den Optionen "Ausgaben drucken" und "Abrechnungseingang und -ausgang" können Sie notwendige Abrechnungsberichte ausdrucken, die Sie in den vorherigen Optionen nicht gefunden haben, z. B. HR, Payroll Update.
Sie können Berichte für den eigenen Gebrauch drucken (Monats-, Jahres-, Einzel- und Firmenberichte usw.), aber auch Berichte, die Sie bei Krankenkassen, der Sozialversicherung, dem Finanzamt usw. einreichen müssen.