Ak firma predáva tzv. do mínusu, teda vystavuje faktúry aj v prípade, že tovar nie je na sklade a generujú sa požiadavky na výdaj, je potrebné najlepšie pri každom príjme (v menu Nástroje) spustiť Aktualizáciu požiadaviek na výdaj, aby sa stav skladu vyrovnal.
Vždy na konci roka je nutné skontrolovať stav požiadaviek na výdaj, napr. v menu Tovar - Skladové karty, kde spustíte funkciu Stav k dátumu a v stĺpci Požiadavky vidíme, koľko máme vygenerovaných požiadaviek na výdaj a v stĺpci Stav zásob v MJ s požiadavkami vidíme, koľko požiadaviek nemôžeme uspokojiť vzhľadom na aktuálny stav zásob. Podľa toho je následne nevyhnutné vytvoriť príjemku na minimálne presný počet chýbajúcich kusov a následne spustiť Aktualizáciu požiadaviek na výdaj, aby bol k 31.12. stav skladu 0 alebo viac.
Tento krok je nevyhnutný preto, že požiadavky na výdaj z daného účtovného obdobia nie je možné uspokojiť v období nasledujúcom. Ak by sme teda vykonali uzávierku s nevyrovnanými požiadavkami na výdaj, uvidíme nesprávny stav skladu a faktúra, v ktorej vznikla požiadavka na výdaj, nikdy nebude vydaná zo skladu.
Ak sa Vám v aktuálnom období nevydávajú požiadavky na výdaj a ste si istí, že máte na sklade dostatok kusov na vyrovnanie, znamená to, že máte nevybavené požiadavky z minulých období a je potrebné ich vyrovnať v období, v ktorom vznikli:
Prepnite sa o jedno obdobie späť a otvorte skladové karty.
Pridajte si stĺpec Požiadavky MJ a zoraďte podľa hodnôt od najvyššej.
Takto prechádzajte späť všetky obdobia, kým v stĺpci Požiadavky MJ nebude pri požadovanej položke nula – toto obdobie je posledné bez požiadavky, od nasledujúceho obdobia je potrebné postupne vyrovnať pomocou príjemky a Aktualizácie požiadaviek na výdaj.
Potom je potrebné od tohto obdobia vykonať inicializáciu (uzávierku) do nasledujúceho obdobia (je potrebné preniesť informáciu o vyrovnaní skladu).
Tento postup opakujeme, kým nie sú všetky požiadavky vo všetkých obdobiach uspokojené.
POZOR! Ak máte už uzavreté obdobia (odovzdané uzávierky), môže postup uvedený vyššie ovplyvniť zostatky na niektorých účtoch v účtovníctve. Pred vykonaním týchto krokov sa poraďte so svojou účtovníčkou alebo daňovým poradcom.