Vytvorenie nového účtovného obdobia
Pri prenose údajov do ďalšieho účtovného obdobia začíname vytvorením nového účtovného obdobia. Nové účtovné obdobie vytvoríte v module "Firma" - "Zmena alebo pridanie účtovného obdobia" alebo kliknutím na aktuálne účtovné obdobie a výberom položky "Správa účtovných období".
V správe účtovných období vyberte ikonu "Nový" a zadajte nové účtovné obdobie. Potom uložte.
Vyvažovanie zásob
Ak predávame tzv. do mínusu, t. j. vystavujeme faktúry, aj keď tovar nie je na sklade a vytvárajú sa požiadavky na odoslanie, je najlepšie pri každej príjemke spustiť "Aktualizovať požiadavky na odoslanie" v ponuke "Nástroje", aby sa vyrovnali zásoby.
Stav žiadostí o výdaj by ste mali skontrolovať vždy na konci roka, napr. v ponuke "Tovar" - "Skladové karty". Tu spustíme funkciu "Stav k dátumu" a v stĺpci "Požiadavky" vidíme, koľko požiadaviek na výdaj sme vygenerovali, v stĺpci "Stav zásob v MJ s požiadavkami" potom vidíme, koľko požiadaviek nemôžeme uspokojiť vzhľadom na aktuálny stav zásob.
Podľa počtu nevybavených požiadaviek je potom potrebné vytvoriť príjemku aspoň na presný počet chýbajúcich položiek a potom spustiť "Aktualizáciu požiadaviek na odoslanie", aby sa zabezpečilo, že stav zásob k 31.12. je 0 alebo viac. Vo vyššie uvedenom príklade by sme teda vytvorili holý príjem 1 položky "Králik" a potom by sme v ponuke "Nástroje" vybrali možnosť "Aktualizovať požiadavky na odoslanie".
Tento krok je potrebný, pretože požiadavky na výdaj z daného účtovného obdobia nemožno splniť v nasledujúcom období. Ak by sme teda vykonali uzávierku s nevyriešenými požiadavkami na výdaj, zobrazil by sa nesprávny stav zásob a položky faktúry, v ktorých sa požiadavka na výdaj vyskytla, by nikdy neboli vydané zo skladu.
Inicializácia nasledujúceho účtovného obdobia
Aby sa všetky potrebné hodnoty preniesli do nového účtovného obdobia, je potrebné spustiť "inicializáciu nasledujúceho účtovného obdobia" v existujúcom roku (napr. inicializovať rok 2019 v roku 2018). Tento krok je potrebné vykonať v období, ktoré budeme uzatvárať, t. j. toto obdobie musíme vidieť v záhlaví bočnej navigácie, pozri prvý obrázok vytvorenia účtovného obdobia.
Môžeme inicializovať bodku kedykoľvek a toľkokrát, koľkokrát potrebujeme. Pri opätovnom vykonaní tejto možnosti sa predtým prenesené stavy nastavia na nové hodnoty, ak sa v predchádzajúcom účtovnom období vykonala nejaká zmena.
Inicializujte nasledujúce účtovné obdobie takto:
v module "Účtovníctvo" vyberte možnosť "Inicializovať ďalšie účtovné obdobie"
v dialógovom okne nastavíme: uzávierkový účet účtovnej knihy, otvárací účet účtovnej knihy, účet prevodu hospodárskeho výsledku, účet hospodárskeho výsledku v schvaľovacom konaní
prevod zásob - túto možnosť zaškrtnite, ak chceme inicializovať počiatočné stavy zásob v novom účtovnom období, potom zadajte ďalšie parametre: vynechať karty s nulovým zostatkom - karty, ktoré majú nulový zostatok v MJ a CZK, sa nebudú prenášať
Počet dní bez pohybu na preskočenie - touto voľbou určíme minimálny vek nepoužívaných kariet - ak potom vyprázdnime kartu tovaru napríklad týždeň pred inicializáciou, program kartu ešte prenesie
Potvrdiť vynechanú kartu - pomocou tejto voľby môžeme určiť, ktorú kartu vynecháme (nie je vhodné použiť, ak máme na sklade veľké množstvo položiek)Zrušiť nepoužité staré karty v novom účtovnom období - pomocou tejto voľby môžeme v novom účtovnom období vylúčiť karty, ktoré sa sem dostali omylom, napr. ak sme pri prevode vynechali staré karty a potrebujeme chybu opraviť
Typ dokladu pre generovanie záväzkov z lízingových splátok - k dispozícii len v prípade, že sme obstarali nejaký majetok na lízing, umožňuje pre každé účtovné obdobie nastaviť účtovné parametre a vygenerovať interné číslo dokladu, je potrebné mať nastavený číselný rad pre nasledujúci rok, pozri obrázok:
Prevod stavu zásob
konečné zostatky sa prenášajú ako počiatočné zostatky do nasledujúceho účtovného obdobia. Ak po prevode zásob vykonáme nejaké zmeny v starom účtovnom období, musíme znovu spustiť prevod zásob, po ktorom sa prepočítajú aktuálne zostatky.
Na skladových kartách nesmú byť žiadne nesplnené požiadavky!!! (pokyny na vyváženie požiadaviek vyššie)
Po dokončení inicializácie sa vykoná nasledovné:
faktúry sa prepočítajú kurzom k 31. decembru, ak sú v cudzej mene, a vypočítajú sa a zaúčtujú kurzové rozdiely - vytvoria sa interné doklady
prevod hotovosti a bankových zostatkov (ak máme hotovosť alebo banku v cudzej mene, prepočet na 31.12. sa nevykoná automaticky -> musíme ho vykonať ručne pomocou interného dokladu)
prevádzajú sa skladové karty vrátane konečných alebo počiatočných zostatkov
všetky zostatky účtov sa prenášajú do nového roka
príprava interných odpisových dokladov na nový rok z modulu Majetok
príprava interných dokumentov a záväzkov na nový rok od spoločnosti Leasing
po dokončení inicializácie môžeme vytlačiť zostavu prevodov účtov prostredníctvom konečnej súvahy a výkazu ziskov a strát
Kontrola počiatočných stavov v novom účtovnom období
Ak chceme skontrolovať, či sa počiatočné stavy k 1. januáru nového roka zhodujú so stavmi k 31. decembru predchádzajúceho obdobia, použijeme možnosť "Účtovníctvo" - "Výstupy z účtovníctva" - "Zostatky účtov". Po zobrazení tabuľkového zobrazenia zostatkov na účtoch vyberte položku "Počiatočné zostatky účtov - kontrolná tlač"
Súbežné vysielanie do oboch rokov
Po vykonaní predchádzajúcich krokov môžeme pracovať v oboch účtovných obdobiach súčasne. Tieto obdobia stačí prepnúť v záhlaví bočnej navigácie. Systém neumožní uložiť dokument s dátumom napr. 31.12.2018 do roku 2019 a naopak.
Poznámka: Účtovné obdobie nastavené v záhlaví bočnej navigácie nemá nič spoločné s vybraným účtovným obdobím na paneli filtrov v tabuľkách.
Vždy môžeme počítať do obdobia, ktoré sme nastavili v záhlaví bočnej navigácie.
Obdobie, ktoré sme nastavili v paneli filtrov, nám umožňuje zobraziť dokumenty z tohto obdobia. Ak sa toto obdobie nezhoduje s účtovným obdobím v hlavičke bočnej navigácie, môžeme takto zobrazené doklady len zobraziť, vytlačiť, poslať e-mailom atď., ale nemôžeme ich opraviť.
Ak chceme vykonať hotovostné platby do nového účtovného obdobia, napríklad hotovostné platby faktúr z predchádzajúceho účtovného obdobia, vystaviť faktúry z objednávok z predchádzajúceho obdobia a podobne, nastavíme v hlavičke bočnej navigácie rok 2019 a vo filtračnej lište rok 2018. Zobrazia sa doklady z predchádzajúceho obdobia a vytvorené doklady budú v aktuálnom roku.
Poznámka: Tieto dátumy sú len referenčné, na inicializáciu roku 2020 budete musieť vytvoriť obdobie 2020 (atď.).